Política 710: Conservación de documentos públicos
I. OBJETIVO
La política del Distrito Escolar de Minnetonka establece que sus registros, tanto en papel como electrónicos, se conserven únicamente durante el tiempo que se considere necesario para cumplir con los requisitos legales, de auditoría y de gestión, de conformidad con el Calendario General de Conservación de Registros de los Distritos Escolares del Estado de Minnesota. En cada caso, los períodos oficiales de conservación serán lo más breves posible con el fin de minimizar el uso de espacio valioso, promover la eficiencia, facilitar las operaciones diarias del Distrito y reducir el coste de almacenamiento de los registros innecesarios.
II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA
El artículo 138.17 de los Estatutos de Minnesota establece un plan para la gestión de los documentos públicos al otorgar una autorización permanente para la eliminación de documentos. En primer lugar, la Junta Escolar debe aprobar la totalidad o parte del Calendario de Conservación de Documentos Generales del Distrito Escolar. Una vez hecho esto, el Distrito debe presentar un formulario de Notificación de Aprobación ante el Comité de Eliminación de Documentos. La Sociedad Histórica de Minnesota firmará y devolverá el formulario de Notificación de Adopción al Distrito. En ese momento, el Distrito tendrá la autoridad para eliminar los registros de acuerdo con el calendario.
Los plazos de conservación que figuran en el anexo representan el tiempo mínimo durante el cual deben conservarse los documentos. Una vez transcurrido dicho plazo, los documentos podrán destruirse o transferirse a los Archivos del Estado, tal y como se indica en el anexo. Si es necesario conservar alguna serie de documentos durante más tiempo del indicado, deberá establecerse una política específica para dichos documentos a nivel de edificio o departamento.
Los documentos identificados en el inventario como «archivo» no podrán cederse a una sociedad histórica local, un museo, una biblioteca pública o un particular interesado sin el permiso específico y por escrito del Archivero del Estado, de la Sociedad Histórica de Minnesota.
El plazo de conservación indicado en el anexo se aplica a cualquier formato del documento (papel, cinta o disco informático, microfilm, etc.). No obstante, si se decide cambiar el formato del documento (por ejemplo, microfilmar un documento en papel), es posible que no se autorice la eliminación del documento original. Si se está considerando cambiar el formato de un documento, póngase en contacto con la Sociedad Histórica de Minnesota, Departamento de Archivos del Estado.
La destrucción de documentos conforme al calendario general debe comunicarse al Departamento de Administración de Minnesota y a la Sociedad Histórica de Minnesota (M.S. 138.17, apartado 7). Para ello, utilice una copia del «Informe de destrucción de documentos».
Los documentos que no figuren en el calendario de conservación no podrán destruirse sin presentar una «Solicitud de autorización para la eliminación de documentos» o un calendario de conservación de documentos de Minnesota.
No es necesario conservar las copias duplicadas.
El plazo de conservación indicado es el tiempo mínimo durante el cual debe conservarse un expediente.