Normativa 710 - Conservación de documentos públicos
I. OBJETIVO
Es política del Distrito Escolar de Minnetonka que sus registros, tanto en papel como electrónicos, se conserven sólo el tiempo que se determine necesario para cumplir los requisitos legales, de auditoría y de gestión, según el Calendario General de Retención de Registros del Distrito Escolar del Estado de Minnesota. En cada caso, los períodos oficiales de retención serán lo más cortos posible para minimizar el uso de espacio valioso, promover la eficiencia, ayudar en las operaciones diarias del Distrito y reducir el costo de almacenamiento del inventario de registros innecesarios.
II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA
El Estatuto 138.17 de Minnesota establece un plan para la gestión de los registros gubernamentales otorgando autoridad continua para la eliminación de registros. En primer lugar, la Junta Escolar debe adoptar la totalidad o parte del Programa de Retención de Registros Generales del Distrito Escolar. Una vez hecho esto, el Distrito debe presentar un formulario de Notificación de Adopción al Panel de Eliminación de Registros. La Sociedad Histórica de Minnesota firmará y devolverá el formulario de notificación de adopción al distrito. En ese momento, el distrito tendrá la autoridad para eliminar los registros de acuerdo con el programa.
Los períodos de retención que figuran en el calendario representan el tiempo mínimo durante el cual deben conservarse los registros. Una vez alcanzado ese período de retención, los registros pueden destruirse o transferirse a los Archivos Estatales, tal y como se indica en el calendario. Si alguna serie de registros debe conservarse durante más tiempo del indicado, se deberá establecer una política del edificio o del departamento para dichos registros.
Los registros identificados en el calendario como archivísticos no pueden transferirse a una sociedad histórica local, museo, biblioteca pública o persona interesada sin el permiso específico por escrito del Archivero del Estado, Sociedad Histórica de Minnesota.
La retención indicada en el calendario se aplica a cualquier formato del registro (papel, cinta o disco informático, microfilm, etc.). Sin embargo, si se decide cambiar el formato del registro (por ejemplo, microfilmar un registro en papel), es posible que no se autorice la eliminación del registro original. Si se está considerando cambiar el formato de un registro, póngase en contacto con la Sociedad Histórica de Minnesota, Departamento de Archivos del Estado.
Los registros que se destruyan de acuerdo con el calendario general deben comunicarse al Departamento de Administración de Minnesota y a la Sociedad Histórica de Minnesota (M.S. 138.17, Sub.7). Utilice una copia del «Informe de destrucción de registros» para este fin.
Los registros que no figuran en el calendario no pueden destruirse sin presentar una «Solicitud de autorización para eliminar registros» o un Calendario de conservación de registros de Minnesota.
No es necesario conservar copias duplicadas.
La retención citada es el tiempo mínimo durante el cual debe conservarse un registro.