I. DECLARACIÓN DE POLÍTICA

El distrito escolar reconoce su responsabilidad en lo que respecta a la recopilación, el mantenimiento y la difusión de los expedientes de los alumnos, así como a la protección de los derechos de privacidad de los estudiantes, tal y como establecen la legislación federal y las leyes estatales.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

El Distrito Escolar adopta los siguientes procedimientos y políticas relativos a la protección y la privacidad de los padres y los alumnos, de conformidad con los requisitos del título 20 del Código de los Estados Unidos, § 1232g y siguientes, (Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia), 34 C.F.R. Parte 99, y de conformidad con los requisitos de la Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota, Minn. Stat. Cap. 13 y Minn. Rules Pts. 1205.0100 a 1205.2000.

III. DEFINICIONES

1. Fechas de asistencia: Las fechas de asistencia, tal y como se definen en la «Información del directorio», se refieren al periodo de tiempo durante el cual un alumno asiste o ha asistido a una o varias escuelas del distrito escolar. Este término no incluye los registros diarios específicos de la asistencia de un alumno a una o varias escuelas del distrito escolar.
    
2. El término «alumno» incluye a cualquier persona que asista, haya asistido, esté matriculada o se haya matriculado en el distrito escolar y sobre la que el distrito escolar conserve expedientes académicos. El término «alumno» también incluye a los solicitantes de matriculación en el distrito escolar y a las personas que reciben servicios educativos a tiempo parcial del distrito escolar.
    
3. Datos de carácter personal : se entiende por «datos de carácter personal» aquellos datos o información que incluyen, entre otros: (a) el nombre del alumno; (b) el nombre de los padres u otros familiares del alumno; (c) la dirección del alumno o de su familia; (d) un identificador personal, como el número de la Seguridad Social o el número de matrícula del alumno; (e) una lista de características personales que permitan identificar fácilmente al estudiante; u otra información que permita identificar fácilmente al estudiante.
    
4. Por «registro» se entiende cualquier información o dato registrado de cualquier forma, incluyendo, entre otros, documentos manuscritos, impresos, soportes informáticos, cintas de vídeo o audio, películas, microfilmes y microfichas.
    
5. Información del directorio : La información del directorio es aquella contenida en el expediente académico de un estudiante cuya divulgación no se consideraría, por lo general, perjudicial ni una invasión de la privacidad. Incluye, entre otros datos, el nombre del estudiante, su fotografía, fecha de nacimiento, especialidad de estudios, fechas de asistencia, nivel académico, situación de matriculación (es decir, a tiempo completo o a tiempo parcial), participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos, peso y altura de los miembros de equipos deportivos, títulos, honores y premios recibidos, y la última agencia o institución educativa a la que asistió. También incluye el nombre de los padres del estudiante, tal y como se define en esta política. La información de directorio no incluye datos de identificación personal que hagan referencia a la religión, la raza, el color, la posición social o la nacionalidad.
    
6. Autoridad competente: se entiende por autoridad competente al Superintendente de Escuelas.
    
7. Funcionario escolar. Se entiende por funcionario escolar: (a) una persona debidamente elegida para formar parte del consejo escolar; (b) una persona contratada por el consejo escolar para desempeñar un cargo administrativo, de supervisión, docente u otro cargo profesional; (c) una persona contratada por la junta escolar como sustituto temporal en un puesto profesional durante el período en que desempeñe sus funciones como sustituto; y (d) una persona contratada por la junta escolar, o bajo contrato con ella, para realizar una tarea especial, como consultor, secretario, administrativo, responsable de información pública o responsable del cumplimiento de la normativa sobre tratamiento de datos, abogado o auditor, durante el período en que desempeñe sus funciones como empleado o contratista.
    
8. Datos resumidos: Los datos resumidos son registros e informes estadísticos derivados de datos sobre personas, pero en los que no se identifica a las personas y de los que no se puede deducir ni su identidad ni ninguna otra característica que permita identificarlas de forma inequívoca.
    
9. Expedientes académicos
    
   1. Por «expedientes académicos» se entiende aquellos expedientes que: (1) están directamente relacionados con un alumno; y (2) son conservados por el distrito escolar o por una entidad que actúe en nombre del distrito escolar.
       
   2. Los expedientes académicos no incluyen:
       
      1. Los expedientes del personal docente que: (1) estén en poder exclusivo de quien los haya elaborado; y (2) no sean accesibles ni se revelen a ninguna otra persona, salvo a un profesor sustituto; y (3) se destruyan al final del año.
          
      2. Los expedientes de una unidad policial del distrito escolar, siempre que los expedientes educativos que mantiene el distrito escolar no se revelen a dicha unidad, y que los expedientes policiales: (1) se mantengan separados de los expedientes educativos; (2) se mantengan exclusivamente con fines policiales; y (3) se revelen únicamente a los agentes de policía de la misma jurisdicción.
          
      3. Los expedientes relativos a una persona, incluido un alumno, que trabaje para el distrito escolar y que: (1) se elaboren y mantengan en el curso normal de las actividades; (2) se refieran exclusivamente a dicha persona en su calidad de empleado; y (3) no estén disponibles para su uso con ningún otro fin. No obstante, estas disposiciones no se aplicarán a los registros relativos a una persona que asista al Distrito Escolar y que esté empleada como consecuencia de su condición de estudiante.
          
      4. Los expedientes relativos a un estudiante que reúna los requisitos, o a un estudiante matriculado en un centro de enseñanza superior, que: (1) hayan sido elaborados o conservados por un médico, psiquiatra, psicólogo u otro profesional o paraprofesional reconocido que actúe en el ejercicio de su profesión o en calidad de asistente; (2) hayan sido elaborados, conservados o utilizados únicamente en relación con la prestación de tratamiento al estudiante; y (3) se hayan revelado únicamente a las personas que prestan el tratamiento; siempre que los registros puedan ser revisados personalmente por un médico u otro profesional adecuado elegido por el estudiante. A los efectos de esta definición, el «tratamiento» no incluye las actividades educativas de recuperación ni las actividades que formen parte del programa de instrucción del distrito escolar.
          
      5. Expedientes que solo contienen información sobre una persona una vez que esta ya no es alumna del distrito escolar.
          
10. Estudiante que cumple los requisitos : se entiende por «estudiante que cumple los requisitos» aquel que haya cumplido los dieciocho (18) años de edad o que esté cursando estudios en un centro de educación superior.
     
11. Sistema de justicia juvenil El sistema de justicia juvenil incluye a los organismos de justicia penal y al poder judicial cuando participan en actividades relacionadas con la justicia juvenil.
     
12. Interés educativo legítimo El interés educativo legítimo abarca los aspectos directamente relacionados con la enseñanza en el aula, la docencia, el rendimiento y el progreso de los alumnos, la disciplina de los alumnos, la salud y el bienestar de los alumnos, y la capacidad de responder a una solicitud de datos educativos. Incluye la necesidad de una persona de conocer dicha información con el fin de:
     
    1. Realizar una tarea administrativa exigida en el contrato del centro educativo o del empleado, o en la descripción del puesto aprobada por el consejo escolar;
        
    2. Realizar una tarea de supervisión o enseñanza directamente relacionada con la educación del alumno; o
        
    3. Prestar un servicio o una prestación al estudiante o a su familia, como atención sanitaria, asesoramiento, búsqueda de empleo para estudiantes o ayuda económica para estudiantes.
        
    4. Realizar una tarea directamente relacionada con la respuesta a una solicitud de datos.
        
13. Por «padre/madre» se entiende el padre o la madre de un alumno, lo que incluye al padre o la madre biológicos, al tutor o a cualquier persona que actúe en calidad de padre o madre del alumno en ausencia de estos. El distrito escolar podrá presumir que el padre o la madre tiene la autoridad para ejercer los derechos aquí previstos, salvo que se le haya presentado prueba de que existe una ley estatal o una resolución judicial que regule asuntos tales como la disolución del matrimonio, la separación o la custodia de los hijos, o un documento legalmente vinculante que establezca lo contrario.
     
14. Estudiante a cargo: Se considera estudiante a cargo a aquella persona que, durante cada uno de los cinco (5) meses naturales del año natural en el que comienza el ejercicio fiscal de los padres, sea estudiante a tiempo completo en una escuela o institución educativa, o esté cursando un programa de formación práctica agrícola a tiempo completo bajo la supervisión de un agente acreditado de una institución educativa o de un estado o una subdivisión política del estado.

IV. CLASIFICACIÓN GENERAL

La legislación estatal establece que todos los datos recopilados, creados, recibidos o conservados por un distrito escolar son de carácter público, salvo que la legislación estatal o federal los clasifique como no públicos, privados o confidenciales. La ley estatal clasifica todos los datos sobre personas que mantiene un distrito escolar y que se refieren a un alumno como datos privados sobre personas. Estos datos no podrán revelarse a terceros distintos de los padres o del alumno en cuestión sin su consentimiento, salvo en virtud de una orden judicial válida, de determinados estatutos estatales que autoricen el acceso, y de las disposiciones del artículo 20 U.S.C. § 1232g y las normas promulgadas en virtud del mismo.

V. DECLARACIÓN DE DERECHOS

1. Derechos de los padres y de los alumnos que cumplen los requisitos Los padres y los alumnos que cumplan los requisitos tienen los siguientes derechos en virtud de esta política:
    
   1. El derecho a consultar y revisar el expediente académico del alumno;
       
   2. El derecho a solicitar la modificación de los expedientes académicos del alumno para garantizar que no contengan datos inexactos, engañosos o que, de cualquier otra forma, vulneren la privacidad u otros derechos del alumno;
       
   3. El derecho a dar su consentimiento para la divulgación de la información de carácter personal contenida en los expedientes académicos del alumno, salvo en la medida en que dicho consentimiento no sea necesario para la divulgación de conformidad con la presente política, la legislación estatal o federal, o la normativa promulgada en virtud de las mismas;
       
   4. El derecho a negarse a facilitar a los oficiales de reclutamiento militar los nombres, direcciones y números de teléfono particulares de los alumnos de 11.º y 12.º curso;
   5. El derecho a presentar una reclamación ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con presuntos incumplimientos por parte del distrito escolar de la legislación federal y de los reglamentos promulgados en virtud de la misma;
       
   6. El derecho a recibir información sobre los derechos que le asisten en virtud de la legislación federal; y
       
   7. El derecho a obtener una copia de esta política en el lugar indicado en la sección «COPIAS DE LA POLÍTICA» de la presente.
       
2. Todos los derechos y protecciones que esta política otorga a los padres se transfieren al estudiante cuando este cumple dieciocho (18) años o se matricula en un centro de educación superior. A partir de ese momento, el estudiante pasa a ser un «estudiante con derecho a ello». No obstante, los padres de un estudiante con derecho a ello que sea también un «estudiante dependiente» tienen derecho a acceder a los expedientes académicos de dicho estudiante sin necesidad de obtener previamente su consentimiento.

VI. DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS

1. Se requiere consentimiento para la divulgación
    
   1. El distrito escolar deberá obtener un consentimiento por escrito, firmado y fechado, de los padres del alumno o del propio alumno, antes de divulgar información de carácter personal procedente de los expedientes académicos del alumno, salvo en los casos previstos en el presente documento.
       
   2. El consentimiento por escrito debe estar firmado y fechado por el padre o la madre del alumno, o por el propio alumno que da su consentimiento, y deberá incluir:
       
      1. descripción de los documentos que deben divulgarse;
          
      2. el fin o fines de la divulgación;
          
      3. la parte o el grupo de partes a las que se pueda revelar la información; y
          
      4. si procede, la fecha de vencimiento del consentimiento.
          
   3. Cuando se realice una divulgación en virtud de este apartado y:
       
      1. si el padre, la madre o el alumno con derecho a ello así lo solicitan, el distrito escolar les facilitará una copia de los datos facilitados; y
          
      2. Si el padre o la madre de un alumno que no reúna los requisitos así lo solicita, el distrito escolar facilitará al alumno una copia de los datos facilitados.
          
   4. Si la autoridad competente solicita el consentimiento informado de una persona para la divulgación de datos personales a una aseguradora o al representante autorizado de una aseguradora, no se considerará que se ha prestado dicho consentimiento a menos que la declaración:
       
      1. en un lenguaje sencillo;
          
      2. con fecha;
          
      3. especificar claramente las personas o organismos concretos a los que el interesado autoriza a divulgar información sobre él;
          
      4. especificar la naturaleza de la información cuya divulgación autoriza el interesado;
          
      5. especificar a qué personas u organismos autoriza el interesado a revelar la información;
          
      6. especificar el fin o fines para los que cualquiera de las partes mencionadas en la cláusula (e) anterior podrá utilizar la información, tanto en el momento de la divulgación como en cualquier momento en el futuro; y
          
      7. deberá especificar su fecha de vencimiento, que deberá situarse dentro de un plazo razonable, sin exceder de un año, salvo en el caso de las autorizaciones concedidas en relación con solicitudes de seguros de vida o de seguros de salud no rescindibles o de renovación garantizada, y que se identifiquen como tales, en cuyo caso el plazo será de dos años a partir de la fecha de la póliza.
          
   5. Consentimiento del estudiante mayor de edad: siempre que un estudiante haya cumplido los dieciocho (18) años de edad o esté cursando estudios en un centro de educación superior, los derechos que se otorgan y el consentimiento que se exige a los padres del estudiante se otorgarán y exigirán, a partir de ese momento, únicamente al estudiante mayor de edad, salvo lo dispuesto en la sección «DECLARACIÓN DE DERECHOS» de la presente política.
       
2. No se requiere consentimiento previo para la divulgación El distrito escolar podrá divulgar información de carácter personal procedente de los expedientes académicos de un alumno sin el consentimiento por escrito de los padres del alumno o del propio alumno, salvo que se disponga lo contrario en el presente documento, siempre que dicha divulgación:
    
   1. A otros responsables escolares, incluidos los profesores, del distrito escolar, respecto a quienes el distrito escolar considere que tienen un interés educativo legítimo en dichos expedientes;
       
   2. A los responsables de otros centros educativos o distritos escolares en los que el alumno solicite o tenga la intención de matricularse. Los expedientes deberán incluir información sobre las medidas disciplinarias adoptadas como consecuencia de cualquier incidente en el que el alumno haya poseído o utilizado un arma peligrosa. Los expedientes también incluirán una copia de cualquier notificación de causa probable o de cualquier resolución o orden judicial en virtud de
      
      Minn. Stat. § 260B. 171, a menos que se exija la destrucción de los datos en virtud de Minn. Stat. § 120A.22, Subd. 7 © o § 121A.75. Previa solicitud, el Distrito Escolar proporcionará a los padres o al estudiante con derecho a ello una copia de los expedientes educativos que hayan sido transferidos y ofrecerá la oportunidad de una audiencia para impugnar el contenido de dichos expedientes de conformidad con la sección SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE EXPEDIENTES; PROCEDIMIENTOS PARA IMPUGNAR DATOS de esta política;
       
   3. A los padres de un estudiante a su cargo;
       
   4. A los representantes autorizados del Contralor General de los Estados Unidos, del Fiscal General de los Estados Unidos, del Secretario del Departamento de Educación de los Estados Unidos o del Comisionado del Departamento Estatal de Infancia, Familias y Aprendizaje, o a su representante, con sujeción a las condiciones relativas a dicha divulgación previstas en la legislación federal;
       
   5. En relación con las ayudas económicas que un estudiante haya solicitado o recibido, y siempre que la información sea necesaria para fines tales como:
       
      1. determinar si se cumplen los requisitos para recibir la ayuda;
          
      2. determinar el importe de la ayuda;
          
      3. establecer las condiciones de la ayuda; o
          
      4. hacer cumplir los términos y condiciones de la ayuda.
         
         A efectos de la presente disposición, se entiende por «ayuda económica» un pago en efectivo concedido a una persona o una entrega en especie de bienes tangibles o intangibles a dicha persona, condicionado a la asistencia de esta a un organismo o centro educativo;
          
   6. A los funcionarios o autoridades estatales y locales a quienes se permita específicamente comunicar o divulgar dicha información de conformidad con la legislación estatal aprobada antes del 19 de noviembre de 1974, si dicha comunicación o divulgación se refiere al sistema de justicia juvenil y a la capacidad de dicho sistema para atender eficazmente al alumno cuyos expedientes se faciliten; o después del 19 de noviembre de 1974, si la comunicación o divulgación permitida por la legislación estatal se refiere al sistema de justicia juvenil y a la capacidad de dicho sistema para atender eficazmente, antes de la resolución judicial, al alumno cuyos expedientes se faciliten, siempre que los funcionarios y autoridades a quienes se revelen los expedientes certifiquen por escrito al Distrito Escolar que los datos no se revelarán a ninguna otra parte, salvo en los casos previstos por la ley estatal, sin el consentimiento previo por escrito de los padres del alumno. Como mínimo, el Distrito Escolar revelará la siguiente información al sistema de justicia juvenil en virtud de este párrafo: el nombre completo del estudiante, su domicilio, número de teléfono y fecha de nacimiento; el horario escolar del estudiante, su registro de asistencia y fotografías, si las hubiera; y los nombres, domicilios y números de teléfono de los padres;
       
   7. A las organizaciones que realicen estudios para organismos o instituciones educativas, o en nombre de estos, con el fin de desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas, gestionar programas de ayuda a los estudiantes o mejorar la enseñanza; siempre que los estudios se lleven a cabo de tal manera que no permitan la identificación personal de los padres o los estudiantes por parte de personas que no sean representantes de la organización, y que la información se destruya cuando ya no sea necesaria para los fines para los que se realizó el estudio. A los efectos de esta disposición, el término «organizaciones» incluye, entre otros, a organismos federales, estatales y locales, así como a organizaciones independientes. En caso de que el Departamento de Niños, Familias y Aprendizaje determine que un tercero ajeno al Distrito Escolar al que se haya revelado información incumple esta disposición, el Distrito Escolar podrá denegar a dicho tercero el acceso a la información de carácter personal contenida en los expedientes educativos durante un mínimo de cinco años;
       
   8. A las organizaciones de acreditación para que puedan desempeñar sus funciones de acreditación;
       
   9. Para cumplir con una orden judicial o una citación emitida legalmente, siempre y cuando, no obstante, el Distrito Escolar haga un esfuerzo razonable por notificar a los padres o al alumno con derecho a ello la orden o la citación antes de cumplirla, de modo que los padres o el alumno puedan solicitar medidas de protección, salvo que la divulgación se realice en cumplimiento de una citación de un gran jurado federal o de cualquier otra citación emitida con fines de aplicación de la ley, y el tribunal u otra autoridad emisora haya ordenado que no se revele la existencia o el contenido de la citación ni la información facilitada en respuesta a la misma. Además, si el Distrito Escolar inicia una acción legal contra un padre o un estudiante, podrá revelar al tribunal, sin necesidad de una orden judicial o citación, los expedientes académicos del estudiante que sean pertinentes para que el Distrito Escolar pueda proceder con la acción legal en calidad de demandante. Asimismo, si un padre o un alumno con derecho a ello inicia una acción legal contra el Distrito Escolar, este podrá revelar al tribunal, sin necesidad de una orden judicial o citación, los expedientes académicos del alumno que sean pertinentes para que el Distrito Escolar pueda defenderse;
       
   10. A las partes pertinentes en caso de emergencia, si el conocimiento de dicha información es necesario para proteger la salud o la seguridad del alumno o de otras personas. Además, una agencia o institución educativa podrá incluir en los expedientes académicos de un alumno la información pertinente relativa a las medidas disciplinarias adoptadas contra él por una conducta que haya supuesto un riesgo significativo para la seguridad o el bienestar de dicho alumno, de otros alumnos o de otros miembros de la comunidad escolar. Esta información podrá ser revelada a profesores y responsables escolares del distrito escolar y/o a profesores y responsables escolares de otros centros educativos que tengan intereses educativos legítimos en el comportamiento del alumno;
        
   11. Al sistema de justicia juvenil, si la información sobre el comportamiento de un alumno que supone un riesgo de daño es razonablemente necesaria para proteger la salud o la seguridad del propio alumno o de otras personas.
        
   12. La información que el distrito escolar ha designado como «información de directorio» de conformidad con la sección «DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE DIRECTORIO» de esta política;
        
   13. A los oficiales de reclutamiento militar, de conformidad con la sección «RECLUTAMIENTO MILITAR» de la presente política;
        
   14. Al padre o madre de un alumno que no reúna los requisitos, o al propio alumno;
        
   15. A las autoridades sanitarias competentes, en la medida necesaria para la gestión de los programas de vacunación y para la realización de investigaciones epidemiológicas de buena fe que el comisario de salud considere necesarias para prevenir enfermedades o discapacidades entre las personas que se encuentran en el organismo o la institución educativa pública en la que se lleva a cabo la investigación;
        
   16. A los voluntarios que se considere que tienen un interés educativo legítimo en los datos y que estén llevando a cabo actividades y eventos patrocinados o respaldados por el organismo o la institución educativa para alumnos o antiguos alumnos; o
        
   17. Al sistema de justicia juvenil, previa solicitud por escrito en la que se certifique que la información no se revelará a ninguna otra persona, salvo en los casos previstos por la ley, sin el consentimiento por escrito de los padres del alumno:
        
       1. Se debe facilitar la siguiente información sobre un alumno: su nombre completo, domicilio, número de teléfono y fecha de nacimiento; su horario escolar, registro de asistencia y fotografías, si las hubiera; así como los nombres, domicilios y números de teléfono de sus padres.
           
       2. Se podrá revelar la existencia de la siguiente información sobre un alumno —no los datos concretos ni otra información contenida en su expediente académico—, siempre que la solicitud de acceso se presente mediante el formulario reglamentario y contenga una explicación de por qué es necesario acceder a dicha información para atender las necesidades del alumno: (1) consumo de sustancias controladas, alcohol o tabaco; (2) conducta agresiva o amenazante que pudiera dar lugar a la expulsión del centro educativo en virtud de la Ley de Expulsión Justa de Alumnos: (3) posesión o uso de armas o de objetos que se asemejen a armas; (4) hurto; o (5) vandalismo u otros daños a la propiedad. Antes de divulgar esta información, el director o el responsable administrativo del centro educativo que reciba dicha solicitud deberá, en la medida en que lo permita la legislación federal, notificar
           
       3. Los padres o tutores del alumno, mediante correo certificado, de la solicitud de divulgación de información.
           
       4. Si el padre, madre o tutor del alumno notifica al responsable del centro educativo su oposición a la divulgación de la información en un plazo de diez días desde la recepción de la notificación certificada, dicho responsable no deberá divulgar la información y, en su lugar, deberá informar de dicha oposición al miembro del sistema de justicia juvenil que haya realizado la solicitud. Si no se recibe ninguna oposición por parte del padre, madre o tutor en un plazo de 14 días, el responsable del centro educativo deberá responder a la solicitud de información.
          
          Las solicitudes por escrito de los miembros del sistema de justicia juvenil, así como un registro de cualquier divulgación, deben conservarse en el expediente del alumno.
           
       5. Al director del centro al que asiste el alumno y a cualquier orientador que supervise directamente o informe sobre el comportamiento o el progreso del alumno, si se trata de información procedente de una orden de resolución recibida por un superintendente en virtud del § 260B.171, apartado 3, del Estatuto de Minnesota. El director deberá notificarlo inmediatamente al orientador y deberá incluir la orden de resolución en el expediente académico permanente del alumno. El director también debe notificarlo inmediatamente a cualquier profesor o administrador que supervise directamente o informe sobre el comportamiento o el progreso del alumno y que, en opinión del director, necesite la información para trabajar con el alumno de manera adecuada, para evitar que este se vea expuesto a riesgos innecesarios o para proteger a otras personas de riesgos innecesarios. El director también podrá notificar a otros empleados del distrito, suplentes y voluntarios que estén en contacto directo con el alumno si determina que estas personas necesitan la información para trabajar con el alumno de manera adecuada, para evitar que se exponga a riesgos innecesarios o para proteger a otras personas de riesgos innecesarios. Dichas notificaciones del director deberán identificar al alumno, resumir la infracción y describir cualquier condición de libertad condicional sobre la que la escuela deba proporcionar información, si esta figura en la orden de resolución. La información de la orden de resolución recibida es información educativa privada recibida con el propósito limitado de atender las necesidades educativas del alumno y proteger a los alumnos y al personal.
          
          La información no podrá ser difundida por el orientador, el profesor, el administrador, el miembro del personal, el sustituto o el voluntario, salvo en la medida en que sea necesario para atender al alumno, para proteger a los alumnos y al personal, o según lo exija la ley, y únicamente al alumno o a los padres o tutores del alumno.
           
       6. Al director del centro al que asiste el alumno, si se trata de información procedente de un expediente policial sobre menores recibido por un superintendente en virtud del artículo 260B.171, apartado 5, del Estatuto de Minnesota. El director deberá incluir dicha información en el expediente académico del alumno. El director también debe notificarlo inmediatamente a cualquier profesor, orientador o administrador que supervise directamente al alumno y que, en opinión del director, necesite la información para trabajar con el alumno de manera adecuada, para evitar que este se vea expuesto a riesgos innecesarios o para proteger a otras personas de riesgos innecesarios. El director también podrá notificar a otros empleados del distrito, suplentes y voluntarios que estén en contacto directo con el alumno si determina que estas personas necesitan la información para trabajar con el alumno de manera adecuada, para evitar que se vea expuesto a riesgos innecesarios o para proteger a otras personas de riesgos innecesarios.
          
          Dichas notificaciones del director deben identificar al alumno y describir el presunto delito si esta información figura en la notificación del agente del orden público. La información del expediente del agente del orden público recibida es información educativa privada recibida con el propósito limitado de atender las necesidades educativas del alumno y proteger a los alumnos y al personal. La información no debe ser difundida por el orientador, el profesor, el administrador, el miembro del personal, el sustituto o el voluntario, salvo para comunicarse con el alumno o con el padre o tutor del alumno según sea necesario para atender al alumno, para proteger a los alumnos y al personal, o según lo exija la ley.
          
          El director deberá eliminar el informe y la notificación del agente del orden público del expediente académico del alumno, destruir los datos y realizar esfuerzos razonables para notificar al profesor, orientador, miembro del personal, administrador, sustituto o voluntario que haya recibido los datos de la notificación del agente del orden público si el fiscal del condado decide no seguir adelante con una petición o deriva al alumno a un programa de desviación o mediación, o si un tribunal de menores toma una decisión sobre una petición y el fiscal del condado o el tribunal de menores notifica al superintendente dicha acción.

VII. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DEL DIRECTORIO

1. La información del Directorio de Clasificación es pública, salvo en los casos previstos en el presente documento.
    
2. Antiguos alumnos: El distrito escolar podrá divulgar la información de directorio procedente de los expedientes académicos que haya generado sobre una persona que ya no asista a clases en el distrito escolar sin cumplir los requisitos establecidos en el apartado 7.3
    
3. Alumnos y padres El distrito escolar podrá divulgar la información de directorio contenida en los expedientes académicos de un alumno, así como información relativa a los padres, sin el consentimiento previo por escrito de los padres del alumno o del alumno en cuestión, salvo en los casos previstos en el presente documento. Antes de proceder a dicha divulgación, el distrito escolar deberá:
    
   1. Publicar anualmente un aviso por cualquier medio que permita informar de manera razonable a los padres y a los alumnos que cumplan los requisitos sobre:
       
      1. Los tipos de datos de carácter personal relativos a los alumnos y/o a los padres que el distrito escolar ha designado como información de directorio;
          
      2. El derecho de los padres o del alumno con derecho a ello a negarse a que el distrito escolar designe como información de directorio cualquiera o la totalidad de esos tipos de información sobre el alumno y/o los padres; y a. El plazo en el que los padres o el alumno con derecho a ello deben notificar por escrito al distrito escolar que no desean que se designe como información de directorio ninguna o la totalidad de esos tipos de información sobre el alumno y/o los padres.
          
   2. Se concederá un plazo razonable tras la notificación para que los padres o el alumno con derecho a ello comuniquen al distrito escolar, por escrito, que parte o la totalidad de la información así designada no debe divulgarse sin el consentimiento previo por escrito de los padres o del alumno con derecho a ello, salvo en los casos previstos en la sección «DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS» de la presente política.
       
4. Procedimiento para solicitar la no divulgación de la información de los listados La notificación por escrito de los padres o del alumno que reúna los requisitos deberá dirigirse a la autoridad competente e incluir lo siguiente:
    
   1. Nombre del alumno y/o del padre o madre, según corresponda;
       
   2. Dirección particular;
       
   3. Centro al que asiste actualmente el alumno;
       
   4. La relación jurídica del padre o la madre con el alumno, si procede; y
       
   5. Categorías específicas de información de directorio que no se harán públicas sin el consentimiento previo por escrito de los padres o del alumno que reúna los requisitos, el cual solo será válido para ese curso escolar.
       
5. Duración: La designación de cualquier dato como «información de directorio» relativa a un alumno o a sus padres seguirá vigente durante el resto del curso escolar, salvo que el padre, la madre o el alumno con derecho a ello presente las notificaciones por escrito previstas en el presente documento.

VIII. DIVULGACIÓN DE DATOS PERSONALES

1. Expedientes privados. A los efectos del presente documento, los expedientes educativos son aquellos que la legislación estatal clasifica como datos privados de las personas y a los que solo pueden acceder el alumno al que se refieren dichos datos y los padres de este, en caso de que el alumno no sea mayor de edad. El Distrito Escolar no podrá divulgar los expedientes privados ni su contenido, salvo en forma de datos resumidos o salvo en los casos previstos en la sección «DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS» de esta política, sin el consentimiento previo por escrito de los padres o del estudiante elegible.
    
2. Documentos privados a los que los padres no tienen acceso En determinados casos, la legislación estatal establece, de forma clara, que cierta información contenida en los expedientes académicos del distrito escolar relativos a un alumno solo sea accesible para el propio alumno, y para los padres únicamente en circunstancias especiales, si es que llega a serlo.
    
   1. La autoridad competente podrá denegar el acceso a los datos personales a un progenitor cuando un estudiante menor de edad, que sea el interesado de dichos datos, solicite a la autoridad competente que deniegue dicho acceso. La solicitud del estudiante menor de edad deberá presentarse por escrito, exponiendo los motivos para denegar el acceso al progenitor, y deberá estar firmada por el menor. Una vez recibida dicha solicitud, la autoridad competente determinará si atender la solicitud de denegación del acceso al progenitor redundaría en el interés superior del menor interesado. Al tomar esta decisión, la autoridad responsable tendrá en cuenta los siguientes factores:
       
      1. Si el menor tiene la edad y la madurez suficientes para poder explicar los motivos de la solicitud de denegación del acceso y comprender sus consecuencias;
          
      2. si la situación personal del menor es tal que denegarle el derecho de visita a los padres puede proteger al menor, en cuanto sujeto de datos, de daños físicos o emocionales;
          
      3. Si existen motivos para considerar que las razones aducidas por el menor para impedir el acceso de sus padres son razonablemente fundadas;
          
      4. si los datos en cuestión son de tal naturaleza que su divulgación al progenitor podría causar un daño físico o emocional al menor afectado; y
          
      5. Independientemente de que los datos se refieran a servicios médicos, odontológicos o de otro tipo prestados de conformidad con los artículos 144.341 a 144.347 del Código de Minnesota, en cuyo caso los datos solo podrán divulgarse si el hecho de no informar a los padres pusiera en grave peligro la salud del menor.
          
3. Exclusión del acceso de los alumnos a los registros privados: Los alumnos no tendrán derecho a acceder a los datos privados relativos a los registros financieros y los extractos bancarios de sus padres, ni a ninguna información contenida en ellos.

IX. DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS CONFIDENCIALES

1. Expedientes confidenciales: Los expedientes confidenciales son aquellos expedientes y los datos que contienen que, en virtud de la legislación estatal o federal, no son de carácter público y a los que no pueden acceder ni el alumno ni sus padres, ni ningún otro alumno con derecho a ello.
    
2. Denuncias en virtud de la Ley de denuncia de maltrato infantil De conformidad con el artículo 626.556 del Código de Minnesota, las denuncias relativas a un menor víctima de negligencia o de abuso físico o sexual solo serán accesibles para los organismos competentes de asistencia social y las fuerzas del orden. En lo que respecta a otras partes, dichos datos serán confidenciales y el distrito escolar no los facilitará ni a los padres ni al menor afectado. No obstante, el menor afectado podrá obtener una copia del informe a través de la agencia de bienestar social local, el sheriff del condado o el departamento de policía local, con sujeción a lo dispuesto en el § 626.556, apartado 11, del Estatuto de Minnesota.
    
3. Datos de la investigación Los datos recopilados por el distrito escolar en el marco de una investigación en curso emprendida con el fin de iniciar o defender una acción judicial civil pendiente, o que se conservan en previsión de una acción judicial civil pendiente, se clasifican como datos protegidos no públicos cuando no se refieren a personas físicas, y como datos confidenciales cuando se refieren a personas físicas.
    
   1. El distrito escolar podrá facilitar el acceso a cualquier persona, organismo o al público en general a los datos clasificados como «protegidos, no públicos o confidenciales» con arreglo a esta subdivisión, si el distrito escolar determina que dicho acceso contribuirá a la aplicación de la ley, promoverá la salud o la seguridad públicas, o disipará rumores generalizados o el malestar social.
       
   2. El denunciante tiene acceso a la declaración que presentó ante el distrito escolar.
       
   3. Una vez que una investigación civil queda inactiva, los datos de la investigación civil pasan a ser públicos, salvo que su divulgación pueda poner en peligro otra acción judicial civil pendiente, con la excepción de aquellas partes de dichos datos que estén clasificadas como información no pública en virtud de la legislación estatal o federal. Cualquier dato de una investigación civil que se presente como prueba ante un tribunal o que forme parte de un expediente judicial será público. A los efectos de esta disposición, una investigación civil queda inactiva cuando se produce cualquiera de los siguientes supuestos:
       
      1. Una decisión del Distrito Escolar, o del abogado jefe del Distrito Escolar, de no proseguir con la acción judicial civil. No obstante, dicha investigación podría reactivarse posteriormente si el Distrito Escolar o su abogado decidieran reanudar la acción judicial civil;
          
      2. La expiración del plazo para presentar una demanda, de conformidad con el plazo de prescripción o el acuerdo aplicable a la acción civil; o
          
      3. El agotamiento o la prescripción de los derechos de recurso de cualquiera de las partes en el procedimiento civil.
          
   4. A efectos de este apartado, se entiende por «procedimiento civil pendiente» cualquier procedimiento judicial, administrativo o de arbitraje, entre otros.

X. COMUNICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ACADÉMICOS PREVIOS A LA AUDIENCIA DE SUSPENSIÓN O EXPULSIÓN

Con la debida antelación a cualquier audiencia de expulsión o suspensión, se facilitará al alumno y a sus padres, tutores o representantes el acceso a todos los expedientes del Distrito Escolar relativos al alumno, incluidas las pruebas o informes en los que pueda basarse la medida propuesta por el Distrito Escolar, de conformidad con la Ley de Expulsión Justa de Alumnos de Minnesota (Minnesota Pupil Fair Dismissal Act), Minn. Stat. § 121A.40 y siguientes.

XI. COMPARTICIÓN DE DATOS CON LOS OFICIALES DE RECLUTAMIENTO MILITAR

1. El distrito escolar debe facilitar, sin necesidad del consentimiento de los padres o del alumno, los nombres, direcciones y números de teléfono particulares de los alumnos matriculados en los cursos 11.º y 12.º a los oficiales de reclutamiento militar en un plazo de 60 días a partir de la fecha de la solicitud.
    
2. Datos facilitados a los oficiales de reclutamiento militar en virtud de esta disposición:
    
   1. solo podrá utilizarse con el fin de proporcionar información a los estudiantes sobre el servicio militar, las prestaciones educativas estatales y federales para veteranos y otras oportunidades profesionales y educativas que ofrecen las Fuerzas Armadas; y
       
   2. no pueden divulgarse a ninguna otra persona, salvo al personal de los servicios de reclutamiento de las Fuerzas Armadas.
       
   3. Los padres o los alumnos que cumplan los requisitos tienen derecho a negarse a que se facilite la información anterior a los oficiales de reclutamiento militar. Para negarse a que se facilite dicha información a los oficiales de reclutamiento militar, los padres o los alumnos que cumplan los requisitos deben notificarlo por escrito a la autoridad competente, el director del Instituto Minnetonka, antes del 1 de octubre de cada año. La solicitud por escrito debe incluir la siguiente información:
       
      1. Nombre del alumno y del padre o madre, según corresponda;
          
      2. Dirección particular;
          
      3. Nivel académico del alumno;
          
      4. Centro al que asiste actualmente el alumno;
          
      5. La relación jurídica del padre o la madre con el alumno, si procede; y
          
      6. Categoría o categorías específicas de información que se facilitarán a los reclutadores militares;
          
      7. Categoría o categorías específicas de información de directorio que no deben divulgarse al público, incluidos los reclutadores militares.
          
   4. Cada año, el distrito escolar publicará un aviso a través de los boletines informativos del distrito y de los centros educativos para informar a los padres y a los alumnos que cumplan los requisitos de su derecho a negarse a facilitar los nombres, direcciones y números de teléfono particulares de los alumnos matriculados en los cursos 11.º y 12.º.
       
   5. La negativa de un padre o de un alumno con derecho a ello a facilitar la información anterior a los oficiales de reclutamiento militar no afecta a la divulgación por parte del Distrito Escolar de la información de directorio al público, lo que incluye a los oficiales de reclutamiento militar.
      
      Para que cualquier información de directorio sobre un alumno sea privada, también deben seguirse los procedimientos recogidos en la sección «DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE DIRECTORIO» de esta política. En consecuencia, en la medida en que el Distrito Escolar haya designado el nombre, la dirección, el número de teléfono y el nivel de estudios de los alumnos como información de directorio, salvo que exista una solicitud de un padre o de un alumno con derecho a ello para que no se divulguen dichos datos, esta información será de dominio público y accesible para los oficiales de reclutamiento militar, así como para otros miembros del público.

XII. LÍMITES A LA REDIVULGACIÓN

1. Nueva divulgación: De conformidad con los requisitos aquí establecidos, el Distrito Escolar solo podrá divulgar información de carácter personal procedente de los expedientes académicos de un alumno a condición de que la parte a la que se le revele dicha información no la divulgue a ninguna otra parte sin el consentimiento previo por escrito de los padres del alumno o del propio alumno, salvo que los directivos, empleados y agentes de cualquier parte que reciba información de carácter personal en virtud de la presente sección puedan utilizarla, pero únicamente para los fines para los que se haya realizado la divulgación.
    
2. No se prohíbe la divulgación posterior
    
   1. El Distrito Escolar podrá divulgar información de carácter personal, de conformidad con la sección «DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS» de la presente política, en el entendimiento de que la parte que reciba dicha información podrá a su vez divulgarla en nombre del Distrito Escolar, siempre que:
       
      1. La divulgación cumple los requisitos establecidos en la sección «Divulgación de expedientes académicos» de esta política;
          
      2. y el distrito escolar ha cumplido con los requisitos de conservación de registros establecidos en la sección «AUTORIDAD RESPONSABLE; SEGURIDAD DE LOS REGISTROS; Y CONSERVACIÓN DE REGISTROS» de esta política.
          
   2. Los requisitos de esta sección no se aplican a las divulgaciones realizadas en cumplimiento de órdenes judiciales o citaciones emitidas legalmente, ni a los litigios, ni a la divulgación de información de directorio, ni a las divulgaciones a un padre o a un alumno, ni a los padres de alumnos a su cargo.
       
3. Clasificación de los datos divulgados: La información divulgada conservará, en poder de la parte receptora, la misma clasificación que tenía en poder del distrito escolar.
    
4. Notificación: El Distrito Escolar deberá, salvo en el caso de las divulgaciones realizadas en cumplimiento de órdenes judiciales o citaciones emitidas legalmente, de la divulgación de información de directorio conforme a la sección «DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE DIRECTORIO» de la presente política, o de las divulgaciones a un padre o a un alumno, informar a la parte a la que se le haya facilitado la información de los requisitos establecidos en la presente sección. En caso de que un tercero vuelva a divulgar indebidamente información de identificación personal procedente de expedientes académicos, la agencia o institución educativa podrá denegar a dicho tercero el acceso a la información de identificación personal de los expedientes académicos durante al menos cinco años.

XIII. AUTORIDAD RESPONSABLE, SEGURIDAD DE LOS REGISTROS Y MANTENIMIENTO DE LOS REGISTROS

1. Autoridad competente La autoridad competente será responsable del mantenimiento y la seguridad de los expedientes de los alumnos. La autoridad competente para las escuelas de Minnetonka es el superintendente de escuelas.
    
2. Seguridad de los expedientes: El director de cada centro educativo, bajo la supervisión y el control de la autoridad competente, será el responsable de la gestión de los expedientes del centro y tendrá la obligación de velar por la privacidad y/o la confidencialidad de los expedientes de los alumnos.
    
3. Plan para la protección de los expedientes académicos El director del centro deberá presentar a la autoridad competente un plan por escrito para la protección de los expedientes de los alumnos antes del 1 de septiembre de cada curso escolar. El plan por escrito deberá incluir la siguiente información:
    
   1. Una descripción de los registros que se conservan;
       
   2. Nombres y direcciones de las personas responsables de la seguridad de los expedientes académicos;
       
   3. Ubicación de los expedientes académicos, por categoría, en los edificios;
       
   4. Medidas para garantizar la seguridad de los expedientes académicos; y
       
   5. Procedimientos de acceso y divulgación.
       
4. Revisión del plan escrito para la protección de los expedientes académicos La autoridad competente revisará los planes presentados de conformidad con este artículo para verificar que cumplen con la ley, la presente política y las diversas políticas administrativas del distrito escolar. A continuación, la autoridad competente actualizará los procedimientos administrativos como parte de la presente política.
    
5. Mantenimiento de registros
    
   1. El director deberá, por cada solicitud y cada divulgación de información de carácter personal procedente de los expedientes académicos de un alumno, mantener un registro junto con los expedientes académicos del alumno en el que se indique:
       
      1. Las partes que hayan solicitado o recibido información de carácter personal procedente de los expedientes académicos del alumno; y
          
      2. Los intereses legítimos que estas partes tenían al solicitar u obtener la información;
          
   2. En caso de que el distrito escolar divulgue información de carácter personal procedente del expediente académico de un alumno, de conformidad con la sección «LÍMITES A LA REDIVULGACIÓN» de la presente política, el registro de divulgación exigido en virtud de esta sección deberá incluir también:
       
      1. los nombres de las partes adicionales a las que la parte receptora podrá revelar la información en nombre del distrito escolar; y
          
      2. los intereses legítimos, tal y como se recogen en la sección «DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS» de la presente política, que cada una de las partes adicionales tiene a la hora de solicitar u obtener la información.
          
   3. El registro de solicitudes de divulgación puede ser consultado por:
       
      1. el padre o la madre del alumno o el alumno que cumpla los requisitos;
          
      2. el responsable del centro educativo o sus adjuntos, que se encargan de la custodia de los expedientes; y
          
      3. las partes autorizadas por ley para auditar los procedimientos de mantenimiento de registros del distrito escolar.
          
   4. El registro de solicitudes y divulgaciones se conservará junto con el expediente académico del alumno mientras el distrito escolar conserve dicho expediente.
       
   5. Los párrafos anteriores sobre la conservación de registros no se aplican a las solicitudes o divulgaciones dirigidas a los padres de un alumno o de un estudiante con derecho a ello, a las divulgaciones realizadas con el consentimiento por escrito de los padres de un alumno o de un estudiante con derecho a ello, a las solicitudes o divulgaciones dirigidas a otros funcionarios escolares en virtud de la sección «DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS» de la presente política, a las solicitudes de divulgación de información de directorio en virtud de la sección «DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE DIRECTORIO» de la presente política, ni a una parte que solicite o reciba los expedientes por orden de un gran jurado federal u otra citación de las fuerzas del orden, y el tribunal o la agencia emisora haya ordenado que no se revele la existencia o el contenido de la citación ni la información proporcionada en respuesta a la misma.

XIV. DERECHO A CONSULTAR Y REVISAR LOS EXPEDIENTES ACADÉMICOS

1. Padres de un alumno, de un alumno con derecho a ello o de un alumno con derecho a ello que también sea un alumno dependiente: El distrito escolar permitirá a los padres de un alumno, un estudiante elegible o el padre de un estudiante elegible que también sea un estudiante dependiente que asista o haya asistido al Distrito Escolar a inspeccionar o revisar los expedientes académicos del estudiante, salvo aquellos expedientes que sean confidenciales en virtud de la legislación estatal o federal o según se disponga de otro modo en la sección DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES PRIVADOS de esta política.
    
2. Respuesta a las solicitudes de acceso El distrito escolar responderá a cualquier solicitud presentada de conformidad con el artículo 14.1 de la presente política, de forma inmediata, si es posible, o en un plazo de diez (10) días a partir de la fecha de la solicitud, excluyendo los sábados, domingos y días festivos.
    
3. Derecho de acceso y revisión El derecho a consultar y revisar los expedientes académicos incluye:
    
   1. El derecho a recibir una respuesta del distrito escolar a las solicitudes razonables de explicaciones e interpretaciones de los expedientes; y
       
   2. Si las circunstancias impiden efectivamente que el padre o el alumno con derecho a ello ejerza su derecho a consultar y revisar los expedientes académicos, el distrito escolar facilitará al padre o al alumno con derecho a ello una copia de los expedientes solicitados, o tomará otras medidas para que el padre o el alumno con derecho a ello pueda consultar y revisar los expedientes solicitados.
       
4. Formulario de solicitud: Los padres o los alumnos con derecho a ello deberán presentar al distrito escolar una solicitud por escrito para consultar los expedientes académicos, en la que se identifiquen con la mayor precisión posible el expediente o los expedientes que deseen consultar.
    
5. Recopilación de expedientes académicos Si los expedientes académicos de un alumno se conservan en más de un lugar, la autoridad competente podrá recopilar copias de dichos expedientes, o los expedientes en sí, de los distintos lugares para que puedan consultarse en un único sitio. No obstante, si el padre, la madre o el alumno con derecho a ello desean consultar dichos expedientes en el lugar donde se conservan, el distrito escolar hará todo lo posible por satisfacer dichos deseos. Se notificará al padre, a la madre o al alumno con derecho a ello la hora y el lugar en que podrán consultarse los expedientes.
    
6. Expedientes que contienen información sobre más de un alumno: si los expedientes académicos de un alumno contienen información sobre más de un alumno, el padre o el alumno con derecho a ello podrá consultar y revisar, o recibir información sobre, únicamente los datos específicos que se refieran a dicho alumno.
    
7. Facultad para consultar o revisar los expedientes: El distrito escolar podrá presumir que cualquiera de los padres del alumno tiene la facultad de consultar o revisar los expedientes académicos de este, salvo que se le hayan presentado pruebas de la existencia de un documento legalmente vinculante, una ley estatal o una resolución judicial que regule asuntos tales como la disolución del matrimonio, la separación o la custodia y que establezca lo contrario.
    
8. Tarifas por la expedición de copias de documentos
    
   1. El distrito escolar cobrará una tarifa razonable por facilitar fotocopias o copias impresas de los expedientes, salvo que la impresión de una copia sea la única forma de permitir la consulta de los datos. A la hora de determinar el importe de dicha tarifa razonable, el distrito escolar tendrá en cuenta lo siguiente:
       
      1. el coste de los materiales, incluido el papel, utilizados para proporcionar las copias;
          
      2. el coste de la mano de obra necesaria para preparar las copias;
          
      3. cualquier lista de tarifas estándar de fotocopias establecida por el distrito escolar en el marco de su actividad habitual;
          
      4. los gastos extraordinarios que sea necesario incurrir para obtener dichas copias a partir de sistemas de archivo informatizados, incluidos, entre otros, los ordenadores y los sistemas de microfilm; y
          
      5. gastos de envío.
          
   2. El coste de la expedición de copias correrá a cargo de los padres o del alumno que reúna los requisitos.
       
   3. No obstante, la autoridad competente no podrá cobrar una tasa por la copia de un expediente académico que se facilite a un padre o a un alumno con derecho a ello si ello impidiera de hecho que el padre o el alumno ejerza su derecho a consultar o revisar el expediente académico del alumno.
       
   4. El distrito escolar se reserva el derecho a cobrar una tarifa por las copias, como los expedientes académicos, que remita a posibles empleadores o centros de enseñanza superior con fines de contratación o admisión. La tarifa por dichas copias y otras copias remitidas a terceros con consentimiento previo, a título de cortesía, corresponderá a los costes reales de búsqueda, recuperación y copia, más los gastos de envío, en su caso.

XV. SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE LOS REGISTROS; PROCEDIMIENTOS PARA IMPUGNAR LOS DATOS

1. Solicitud de modificación de los expedientes académicos Los padres de un alumno, o cualquier persona con derecho a ello, que consideren que la información contenida en los expedientes académicos del alumno es inexacta, engañosa o vulnera la privacidad u otros derechos del alumno, pueden solicitar al distrito escolar que modifique dichos expedientes.
    
   1. La solicitud deberá presentarse por escrito, indicar el dato que el solicitante considere inexacto, engañoso o que vulnere la privacidad u otros derechos del alumno, exponer los motivos de dicha creencia y especificar la corrección que el solicitante desea que realice el distrito escolar. La solicitud deberá ir firmada y fechada por el solicitante.
       
   2. El distrito escolar decidirá si modifica los expedientes académicos del alumno de acuerdo con la solicitud en un plazo razonable tras recibirla.
       
   3. 3. Si el distrito escolar decide denegar la modificación de los expedientes académicos del alumno de conformidad con la solicitud, deberá informar de dicha denegación a los padres del alumno o al propio alumno, y comunicarles su derecho a una audiencia.
       
2. Derecho a ser oído Si el distrito escolar se niega a modificar los expedientes académicos de un alumno, deberá, previa solicitud, ofrecer la posibilidad de celebrar una audiencia para impugnar el contenido de dichos expedientes, con el fin de garantizar que la información que figuran en ellos no sea inexacta, engañosa ni vulnere de ningún otro modo la privacidad u otros derechos del alumno.
    
   1. Si, tras la audiencia, el distrito escolar decide que la información es inexacta, engañosa o vulnera de cualquier otra forma la privacidad u otros derechos del alumno, modificará los expedientes académicos del alumno en consecuencia e informará de ello por escrito a los padres del alumno o al propio alumno, si este tiene capacidad para hacerlo.
       
   2. Si, tras la audiencia, el distrito escolar decide que la información no es inexacta, engañosa ni vulnera de ningún otro modo la privacidad u otros derechos del alumno, deberá informar a los padres o al alumno en cuestión de su derecho a incluir en el expediente una declaración en la que comente la información objeto de la controversia o exponga los motivos por los que no está de acuerdo con la decisión del distrito escolar, o ambas cosas.
       
   3. Toda anotación que se incluya en el expediente académico del alumno deberá:
       
      1. ser conservado por el distrito escolar como parte del expediente académico del alumno mientras el distrito escolar conserve dicho expediente o la parte del mismo que sea objeto de controversia; y
          
      2. Si el distrito escolar facilita a cualquier parte el expediente académico del alumno o la parte del mismo que sea objeto de controversia, también deberá facilitar a dicha parte la explicación correspondiente.
          
3. Desarrollo de la vista
   1. La audiencia se celebrará en un plazo razonable tras la recepción de la solicitud por parte del distrito escolar, y se notificará al padre o madre del alumno o al propio alumno la fecha, el lugar y la hora con la debida antelación.
       
   2. La audiencia podrá ser dirigida por cualquier persona, incluido un funcionario del distrito escolar, que no tenga un interés directo en el resultado de la misma. El abogado de la junta escolar deberá estar presente para exponer la postura de la junta escolar y asesorar al funcionario designado para la audiencia sobre cuestiones jurídicas y probatorias.
       
   3. Se concederá a los padres del alumno o del alumno con derecho a ello una oportunidad plena y justa de ser oídos para presentar pruebas relativas a las cuestiones planteadas, y podrán contar con la asistencia o la representación de las personas que elijan, a su propio cargo, incluido un abogado.
       
   4. El distrito escolar deberá emitir una resolución por escrito en un plazo razonable tras la conclusión de la audiencia. La resolución se basará exclusivamente en las pruebas presentadas en la audiencia e incluirá un resumen de las mismas y los motivos en los que se fundamenta.
       
4. Recurso: La resolución definitiva del funcionario designado para la vista podrá ser objeto de recurso de conformidad con las disposiciones aplicables del capítulo 14 del Código de Minnesota relativas a los casos impugnados.

XVI. PROBLEMAS PARA ACCEDER A LOS DATOS

1. El responsable de cumplimiento de las prácticas de tratamiento de datos es el empleado designado al que las personas pueden dirigir sus preguntas o inquietudes sobre problemas relacionados con el acceso a los datos u otras cuestiones relativas a las prácticas de tratamiento de datos.
    
2. Por «responsable del cumplimiento de las prácticas en materia de datos» se entiende el director ejecutivo de Recursos Humanos.

XVII. RECLAMACIONES POR INCUMPLIMIENTO

1. Dónde presentar las reclamaciones: Las reclamaciones pueden presentarse ante el Comisionado de Administración del Estado de Minnesota, 50 Sherburne Avenue, St. Paul, MN 55155.
   
   Las quejas relativas a presuntas violaciones de los derechos otorgados a los padres y a los estudiantes que cumplan los requisitos por el título 20 del Código de los Estados Unidos (U.S.C.) §1232g, y las normas promulgadas en virtud del mismo, deberán presentarse por escrito a la Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares (Family Policy Compliance Office), Departamento de Educación de los Estados Unidos, 400 Maryland Avenue, S. W., Washington, D.C. 20202-4605.
    
2. Contenido de la denuncia: Una denuncia presentada con arreglo a la presente sección deberá contener alegaciones fácticas concretas que justifiquen la sospecha razonable de que se ha producido una infracción del artículo 20 U.S.C. § 123 2g y de las normas promulgadas en virtud del mismo.

XVIII. RENUNCIA

Los padres o los alumnos con derecho a ello podrán renunciar a cualquiera de los derechos aquí previstos, de conformidad con el artículo 1232g del título 20 del Código de los Estados Unidos. La renuncia solo será válida si se presenta por escrito y está firmada por los padres o por el alumno con derecho a ello. El distrito escolar no podrá exigir dicha renuncia.

XIX. NOTIFICACIÓN ANUAL DE DERECHOS

1. Contenido del aviso El distrito escolar deberá enviar anualmente a los padres de los alumnos matriculados y a los alumnos que cumplan los requisitos y estén matriculados una notificación, por los medios que sean razonablemente adecuados para informar a los padres y a los alumnos de lo siguiente:
    
   1. Que el padre, madre o el alumno con derecho a ello tiene derecho a consultar y revisar el expediente académico del alumno, así como el procedimiento para consultar y revisar dicho expediente;
       
   2. Que el padre, madre o el alumno con derecho a ello tiene derecho a solicitar la rectificación de los expedientes académicos del alumno para garantizar que dichos expedientes no sean inexactos, engañosos o que, de cualquier otra forma, vulneren la privacidad u otros derechos del alumno, así como el procedimiento para solicitar la rectificación de dichos expedientes;
       
   3. Que el padre, madre o el alumno con derecho a ello tiene derecho a dar su consentimiento para la divulgación de la información de carácter personal contenida en los expedientes académicos del alumno, salvo en la medida en que la legislación federal y estatal y los reglamentos promulgados en virtud de las mismas autoricen la divulgación sin consentimiento;
       
   4. Que el padre, madre o el alumno con derecho a ello tiene derecho a presentar una reclamación ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con un presunto incumplimiento por parte del distrito escolar de los requisitos establecidos en el artículo 20 U.S.C. § 1232g y las normas promulgadas en virtud del mismo;
       
   5. Los criterios para determinar quién se considera un funcionario escolar y qué se considera un interés educativo legítimo a efectos de la divulgación de expedientes académicos a otros funcionarios escolares respecto de los cuales el distrito escolar haya determinado que tienen intereses educativos legítimos; y
       
   6. Que el distrito escolar remita, previa solicitud, los expedientes académicos a la escuela en la que el alumno desee matricularse o tenga intención de hacerlo.
       
2. Notificación a los padres de alumnos cuyo idioma principal en el hogar no sea el inglés El distrito escolar velará por que se notifique de manera efectiva a los padres de los alumnos a los que se haya identificado que tienen un idioma principal o de uso doméstico distinto del inglés.
    
3. Notificación a los padres o a los alumnos con derecho a recibir educación especial que tengan una discapacidad. El distrito escolar velará por que se notifique de manera efectiva a los padres o a los alumnos con derecho a recibir educación especial a los que se haya determinado que tienen una discapacidad.

XX. DESTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

1. El Distrito deberá cumplir con el calendario de conservación de documentos aprobado por el Departamento de Administración de Minnesota.
    
2. En el caso de los datos que no figuren en el calendario de conservación aprobado por el Departamento de Administración de Minnesota, el distrito escolar deberá cumplir con las disposiciones de la autoridad estatal o federal competente.
    
3. La administración elaborará procedimientos para garantizar el cumplimiento de la normativa estatal y federal en materia de conservación de datos y destrucción de expedientes.

XXI. COPIAS DE LA PÓLIZA

Referencias legales: