I. DECLARACIÓN DE POLÍTICA

El Distrito Escolar reconoce su responsabilidad en lo que respecta a la recopilación, el mantenimiento y la difusión de los expedientes de los alumnos, así como a la protección de los derechos de privacidad de los estudiantes, tal y como se establece en la legislación federal y en los estatutos estatales.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

El Distrito Escolar adopta los siguientes procedimientos y políticas relativos a la protección y la privacidad de los padres y los alumnos, de conformidad con los requisitos de 20 U.S.C. § 1232g, et Seq., (Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia) 34 C.F.R. Parte 99 y de conformidad con los requisitos de la Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota, Minn. Stat. Ch. 13 y Minn. Rules Pts. 1205.0100 a 1205.2000.

III. DEFINICIONES

1. Fechas de asistencia Las fechas de asistencia, tal y como se mencionan en la Información del Directorio, se refieren al período de tiempo durante el cual un estudiante asiste o ha asistido a una o varias escuelas del Distrito Escolar. El término no incluye registros diarios específicos de la asistencia de un estudiante a una o varias escuelas del Distrito Escolar.
    
2. Estudiante El término «estudiante» incluye a cualquier persona que asista, haya asistido, esté matriculada o se haya inscrito en el distrito escolar y sobre la que el distrito escolar mantenga registros educativos. El término «estudiante» también incluye a los solicitantes de matriculación o inscripción en el distrito escolar y a las personas que reciben servicios educativos compartidos del distrito escolar.
    
3. Identificable personalmente Identificable personalmente significa que los datos o la información incluyen, entre otros: (a) el nombre del estudiante; (b) el nombre de los padres u otros familiares del estudiante; (c) la dirección del estudiante o de su familia; (d) un identificador personal, como el número de la seguridad social o el número de estudiante; (e) una lista de características personales que facilitarían la identificación del estudiante; u otra información que facilitaría la identificación del estudiante.
    
4. Registro: cualquier información o dato registrado de cualquier forma, incluyendo, entre otros, escritura a mano, impresión, soportes informáticos, cintas de vídeo o audio, películas, microfilmes y microfichas.
    
5. Información del directorio La información del directorio es aquella información contenida en el expediente académico de un estudiante que, por lo general, no se consideraría perjudicial ni una invasión de la privacidad si se divulgara. Incluye, entre otros datos, el nombre del estudiante, su fotografía, fecha de nacimiento, campo de estudio principal, fechas de asistencia, nivel académico, situación de matriculación (es decir, a tiempo completo o a tiempo parcial), participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos, peso y altura de los miembros de equipos deportivos, títulos, honores y premios recibidos, y la última agencia o institución educativa a la que ha asistido. También incluye el nombre de los padres del estudiante, tal y como se define en esta política. La información del directorio no incluye datos de identificación personal que hagan referencia a la religión, la raza, el color, la posición social o la nacionalidad.
    
6. Autoridad responsable La autoridad responsable es el Superintendente de Escuelas.
    
7. Funcionario escolar Los funcionarios escolares incluyen: (a) una persona debidamente elegida para formar parte de la junta escolar; (b) una persona empleada por la junta escolar en un puesto administrativo, de supervisión, docente o cualquier otro puesto profesional; (c) una persona empleada por la junta escolar como sustituto temporal en un puesto profesional durante el período en que desempeñe sus funciones como sustituto; y (d) una persona empleada por la junta escolar, o bajo contrato con ella, para realizar una tarea especial, como consultor, secretario, empleado, responsable de información pública o responsable del cumplimiento de las prácticas de datos, abogado o auditor, durante el período en que desempeñe sus funciones como empleado o contratista.
    
8. Datos resumidos Los datos resumidos son registros e informes estadísticos derivados de datos sobre personas, pero en los que no se identifica a las personas y de los que no se puede determinar su identidad ni ninguna otra característica que permita identificarlas de forma única.
    
9. Expedientes académicos
    
   1. Los registros educativos son aquellos registros que: (1) están directamente relacionados con un estudiante; y (2) son mantenidos por el Distrito Escolar o por una parte que actúa en nombre del Distrito Escolar.
       
   2. Los expedientes académicos no incluyen:
       
      1. Registros del personal docente que: (1) están en posesión exclusiva del autor del registro; y (2) no son accesibles ni se revelan a ninguna otra persona, excepto a un profesor sustituto; y (3) se destruyen al final del año.
          
      2. Los registros de una unidad policial del Distrito Escolar, siempre que los registros educativos mantenidos por el Distrito Escolar no se divulguen a la unidad, y los registros policiales: (1) se mantengan separados de los registros educativos; (2) se mantengan únicamente con fines policiales; y (3) se divulguen solo a los funcionarios policiales de la misma jurisdicción.
          
      3. Los registros relacionados con una persona, incluido un estudiante, que sea empleada del Distrito Escolar y que: (1) se elaboren y mantengan en el curso normal de las actividades; (2) se refieran exclusivamente a la persona en su calidad de empleada; y (3) no estén disponibles para su uso con ningún otro fin. Sin embargo, estas disposiciones no se aplicarán a los registros relacionados con una persona que asiste al Distrito Escolar y que está empleada como resultado de su condición de estudiante.
          
      4. Los registros relacionados con un estudiante elegible, o un estudiante que asiste a una institución de educación postsecundaria, que: (1) hayan sido creados o mantenidos por un médico, psiquiatra, psicólogo u otro profesional o paraprofesional reconocido que actúe en su capacidad profesional o paraprofesional o que preste asistencia en dicha capacidad; (2) elaborados, conservados o utilizados únicamente en relación con la prestación de tratamiento al estudiante; y (3) revelados únicamente a las personas que prestan el tratamiento; siempre que los registros puedan ser revisados personalmente por un médico u otro profesional adecuado elegido por el estudiante. A los efectos de esta definición, el «tratamiento» no incluye las actividades educativas de recuperación ni las actividades que forman parte del programa de instrucción del distrito escolar.
          
      5. Registros que solo contienen información sobre una persona después de que esta ya no sea estudiante del distrito escolar.
          
10. Estudiante elegible Un estudiante elegible es aquel que ha cumplido dieciocho (18) años de edad o que asiste a una institución de educación postsecundaria.
     
11. Sistema de justicia juvenil El sistema de justicia juvenil incluye a los organismos de justicia penal y al poder judicial cuando participan en actividades relacionadas con la justicia juvenil.
     
12. Interés educativo legítimo El interés educativo legítimo incluye el interés directamente relacionado con la instrucción en el aula, la enseñanza, el rendimiento y el progreso de los alumnos, la disciplina de un alumno, la salud y el bienestar de los alumnos, y la capacidad de responder a una solicitud de datos educativos. Incluye la necesidad de una persona de conocer la información con el fin de:
     
    1. Realizar una tarea administrativa requerida en la escuela o en el contrato del empleado o en la descripción del puesto aprobada por la junta escolar;
        
    2. Realizar una tarea de supervisión o instrucción directamente relacionada con la educación del estudiante; o
        
    3. Prestar un servicio o beneficio al estudiante o a su familia, como asistencia sanitaria, asesoramiento, colocación laboral o ayuda financiera.
        
    4. Realizar una tarea directamente relacionada con responder a una solicitud de datos.
        
13. Padre/madre : se refiere al padre o madre de un alumno e incluye al padre o madre biológico, al tutor o a cualquier persona que actúe como padre o madre del alumno en ausencia de estos. El distrito escolar puede suponer que el padre o madre tiene la autoridad para ejercer los derechos aquí establecidos, a menos que se le haya proporcionado evidencia de que existe una ley estatal o una orden judicial que rige asuntos tales como la disolución del matrimonio, la separación o la custodia de los hijos, o un instrumento legalmente vinculante que establezca lo contrario.
     
14. Estudiante dependiente Un estudiante dependiente es una persona que, durante cada uno de los cinco (5) meses naturales del año natural en el que comienza el año fiscal de los padres, es estudiante a tiempo completo en una escuela o institución educativa, o está cursando un programa de formación agrícola a tiempo completo bajo la supervisión de un agente acreditado de una institución educativa o de un estado o subdivisión política del estado.

IV. CLASIFICACIÓN GENERAL

La ley estatal establece que todos los datos recopilados, creados, recibidos o conservados por un distrito escolar son públicos, a menos que la ley estatal o federal los clasifique como no públicos, privados o confidenciales. La ley estatal clasifica todos los datos sobre personas que mantiene un distrito escolar y que se refieren a un estudiante como datos privados sobre personas. Estos datos no pueden ser revelados a terceros que no sean los padres o el estudiante elegible sin su consentimiento, salvo en virtud de una orden judicial válida, de determinadas leyes estatales que autorizan el acceso y de las disposiciones del artículo 20 U.S.C. § 1232g y los reglamentos promulgados en virtud del mismo.

V. DECLARACIÓN DE DERECHOS

1. Derechos de los padres y los estudiantes elegibles Los padres y los estudiantes elegibles tienen los siguientes derechos en virtud de esta política:
    
   1. El derecho a inspeccionar y revisar los expedientes académicos del estudiante;
       
   2. El derecho a solicitar la modificación de los expedientes académicos del estudiante para garantizar que no sean inexactos, engañosos o que violen de cualquier otra forma la privacidad u otros derechos del estudiante.
       
   3. El derecho a dar su consentimiento para la divulgación de información de identificación personal contenida en los expedientes académicos del estudiante, salvo en la medida en que dicho consentimiento no sea necesario para la divulgación de conformidad con la presente política, la legislación estatal o federal, o las normas promulgadas en virtud de las mismas.
       
   4. El derecho a negarse a revelar los nombres, direcciones y números de teléfono particulares de los alumnos de 11.º y 12.º curso a los oficiales de reclutamiento militar.
   5. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con presuntos incumplimientos por parte del Distrito Escolar de la ley federal y las regulaciones promulgadas en virtud de la misma.
       
   6. El derecho a ser informado sobre los derechos que le asisten en virtud de la ley federal; y
       
   7. El derecho a obtener una copia de esta política en el lugar indicado en la sección COPIAS DE LA POLÍTICA de esta política.
       
2. Todos los derechos y protecciones otorgados a los padres en virtud de esta política se transfieren al estudiante cuando este cumple dieciocho (18) años de edad o se matricula en una institución de educación postsecundaria. El estudiante pasa entonces a ser un «estudiante elegible». Sin embargo, los padres de un estudiante elegible que también sea un «estudiante dependiente» tienen derecho a acceder a los expedientes académicos de dicho estudiante sin necesidad de obtener primero el consentimiento de este.

VI. DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS

1. Se requiere consentimiento para la divulgación
    
   1. El Distrito Escolar deberá obtener el consentimiento por escrito, firmado y fechado, de los padres del estudiante o del estudiante elegible antes de divulgar información de identificación personal contenida en los expedientes académicos del estudiante, salvo en los casos previstos en el presente documento.
       
   2. El consentimiento por escrito debe estar firmado y fechado por el padre o la madre del estudiante o por el estudiante elegible que da su consentimiento, y debe incluir:
       
      1. especificación de los registros que se divulgarán;
          
      2. el propósito o propósitos de la divulgación;
          
      3. la parte o clase de partes a las que se les puede revelar la información; y
          
      4. si procede, una fecha de finalización del consentimiento.
          
   3. Cuando se realice una divulgación en virtud de esta subdivisión y:
       
      1. si el padre o el estudiante elegible así lo solicita, el Distrito Escolar le proporcionará una copia de los registros divulgados; y
          
      2. Si el padre o madre de un alumno que no es un alumno elegible así lo solicita, el Distrito Escolar proporcionará al alumno una copia de los registros divulgados.
          
   4. Si la autoridad responsable solicita el consentimiento informado de una persona para la divulgación de datos privados a una aseguradora o al representante autorizado de una aseguradora, no se considerará que se ha dado el consentimiento informado a menos que la declaración sea:
       
      1. en lenguaje sencillo;
          
      2. anticuado;
          
      3. específico al designar a las personas u organismos concretos a los que el interesado autoriza a divulgar información sobre él;
          
      4. específico en cuanto a la naturaleza de la información que el sujeto autoriza a divulgar;
          
      5. específico en cuanto a las personas u organismos a los que el interesado autoriza a divulgar la información;
          
      6. específico en cuanto al propósito o propósitos para los que cualquiera de las partes mencionadas en la cláusula (e) anterior podrá utilizar la información, tanto en el momento de la divulgación como en cualquier momento futuro; y
          
      7. específica en cuanto a su fecha de vencimiento, que deberá ser dentro de un plazo razonable, sin exceder un año, salvo en el caso de las autorizaciones concedidas en relación con solicitudes de seguros de vida o seguros médicos no cancelables o renovables garantizados e identificados como tales, dos años después de la fecha de la póliza.
          
   5. Consentimiento del estudiante elegible Cuando un estudiante haya cumplido dieciocho (18) años de edad o asista a una institución de educación postsecundaria, los derechos otorgados y el consentimiento requerido de los padres del estudiante solo se otorgarán y requerirán al estudiante elegible, salvo lo dispuesto en la sección DECLARACIÓN DE DERECHOS de esta política.
       
2. No se requiere consentimiento previo para la divulgación El Distrito Escolar puede divulgar información de identificación personal de los expedientes académicos de un estudiante sin el consentimiento por escrito de los padres del estudiante o del estudiante elegible, salvo que se disponga lo contrario en el presente documento, si la divulgación es:
    
   1. A otros funcionarios escolares, incluidos los profesores, dentro del Distrito Escolar, que el Distrito Escolar determine que tienen un interés educativo legítimo en dichos registros;
       
   2. A los funcionarios de otras escuelas o distritos escolares en los que el estudiante solicite o tenga intención de matricularse. Los expedientes incluirán información sobre las medidas disciplinarias adoptadas como consecuencia de cualquier incidente en el que el estudiante haya poseído o utilizado un arma peligrosa. Los registros también incluirán una copia de cualquier notificación de causa probable o cualquier resolución o orden judicial en virtud del artículo 260B.171 del Código de Minnesota (
      
      Minn. Stat.§ 260B.171), a menos que los datos deban destruirse en virtud del artículo 120A.22, subapartado 7 ©, o del artículo 121A.75 del Código de Minnesota (Minn. Stat.§ 120A.22, Subd. 7 © o § 121A.75). Previa solicitud, el Distrito Escolar proporcionará al padre o al estudiante elegible una copia de los registros educativos que se han transferido y le dará la oportunidad de solicitar una audiencia para impugnar el contenido de dichos registros, de conformidad con la sección SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE REGISTROS; PROCEDIMIENTOS PARA IMPUGNAR DATOS de esta política.
       
   3. A los padres de un estudiante dependiente;
       
   4. A los representantes autorizados del Contralor General de los Estados Unidos, el Fiscal General de los Estados Unidos, el Secretario del Departamento de Educación de los Estados Unidos o el Comisionado del Departamento de Estado para la Infancia, la Familia y el Aprendizaje o su representante, con sujeción a las condiciones relativas a dicha divulgación previstas en la legislación federal.
       
   5. En relación con la ayuda financiera que un estudiante haya solicitado o recibido, y si la información es necesaria para fines tales como:
       
      1. determinar la elegibilidad para la ayuda;
          
      2. determinar el importe de la ayuda;
          
      3. determinar las condiciones de la ayuda; o
          
      4. hacer cumplir los términos y condiciones de la ayuda.
         
         «Ayuda financiera», a los efectos de esta disposición, significa un pago de fondos proporcionado a una persona o un pago en especie de bienes tangibles o intangibles a la persona que está condicionado a la asistencia de la persona a una agencia o institución educativa;
          
   6. A los funcionarios o autoridades estatales y locales a quienes se les permite específicamente informar o divulgar dicha información de conformidad con la ley estatal adoptada antes del 19 de noviembre de 1974, si la información o divulgación permitida se refiere al sistema de justicia juvenil y la capacidad de dicho sistema para atender eficazmente al estudiante cuyos registros se divulgan; o después del 19 de noviembre de 1974, si la comunicación o divulgación permitida por la ley estatal se refiere al sistema de justicia juvenil y a la capacidad de dicho sistema para atender eficazmente, antes de la resolución judicial, al estudiante cuyos expedientes se divulgan, siempre que los funcionarios y autoridades a quienes se divulgan los expedientes certifiquen por escrito al Distrito Escolar que los datos no se divulgarán a ninguna otra parte, salvo en los casos previstos por la ley estatal, sin el consentimiento previo por escrito de los padres del estudiante. Como mínimo, el Distrito Escolar revelará la siguiente información al sistema de justicia juvenil en virtud de este párrafo: el nombre completo, la dirección, el número de teléfono y la fecha de nacimiento del estudiante; el horario escolar, el registro de asistencia y las fotografías del estudiante, si las hubiera; y los nombres, direcciones y números de teléfono de los padres.
       
   7. A las organizaciones que realizan estudios para o en nombre de agencias o instituciones educativas con el fin de desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas, administrar programas de ayuda a los estudiantes o mejorar la enseñanza; siempre que los estudios se realicen de manera que no permita la identificación personal de los padres o estudiantes por parte de personas ajenas a la organización y que la información se destruya cuando ya no sea necesaria para los fines para los que se realizó el estudio. A los efectos de esta disposición, el término «organizaciones» incluye, entre otras, las agencias federales, estatales y locales y las organizaciones independientes. En caso de que el Departamento de Niños, Familias y Aprendizaje determine que un tercero ajeno al Distrito Escolar al que se le ha revelado información incumple esta disposición, el Distrito Escolar podrá denegar a dicho tercero el acceso a la información de identificación personal de los expedientes educativos durante al menos cinco años.
       
   8. A las organizaciones de acreditación para que puedan llevar a cabo sus funciones de acreditación;
       
   9. Para cumplir con una orden judicial o una citación emitida legalmente, siempre y cuando el Distrito Escolar haga un esfuerzo razonable para notificar a los padres o al estudiante elegible de la orden o citación antes de cumplirla, de modo que los padres o el estudiante elegible puedan solicitar medidas de protección, a menos que la divulgación sea en cumplimiento de una citación del gran jurado federal o cualquier otra citación emitida con fines policiales, y el tribunal u otra agencia emisora haya ordenado que no se divulgue la existencia o el contenido de la citación o la información proporcionada en respuesta a la misma. Además, si el Distrito Escolar inicia una acción legal contra un padre o un estudiante, puede divulgar al tribunal, sin una orden judicial o citación, los registros educativos del estudiante que sean relevantes para que el Distrito Escolar proceda con la acción legal como demandante. Asimismo, si un padre o un estudiante elegible inicia una acción legal contra el Distrito Escolar, este podrá revelar al tribunal, sin necesidad de una orden judicial o citación, los expedientes académicos del estudiante que sean relevantes para que el Distrito Escolar se defienda.
       
   10. A las partes pertinentes en relación con una emergencia, si el conocimiento de la información es necesario para proteger la salud o la seguridad del estudiante u otras personas. Además, una agencia o institución educativa puede incluir en los expedientes académicos de un estudiante la información pertinente relativa a las medidas disciplinarias adoptadas contra él por una conducta que supusiera un riesgo significativo para la seguridad o el bienestar de dicho estudiante, de otros estudiantes o de otros miembros de la comunidad escolar. Esta información puede ser revelada a los profesores y funcionarios escolares del distrito escolar y/o a los profesores y funcionarios escolares de otras escuelas que tengan intereses educativos legítimos en el comportamiento del estudiante.
        
   11. Al sistema de justicia juvenil, si la información sobre el comportamiento de un estudiante que representa un riesgo de daño es razonablemente necesaria para proteger la salud o la seguridad del estudiante u otras personas.
        
   12. Información que el Distrito Escolar ha designado como «información de directorio» de conformidad con la sección DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE DIRECTORIO de esta política;
        
   13. A los oficiales de reclutamiento militar, de conformidad con la sección RECLUTAMIENTO MILITAR de esta política;
        
   14. Al padre o madre de un estudiante que no es un estudiante elegible o al propio estudiante;
        
   15. A las autoridades sanitarias competentes, en la medida necesaria para administrar programas de inmunización y para realizar investigaciones epidemiológicas de buena fe que el comisionado de salud considere necesarias para prevenir enfermedades o discapacidades en las personas de la agencia o institución educativa pública en la que se lleva a cabo la investigación.
        
   16. A los voluntarios que tengan un interés educativo legítimo en los datos y que estén llevando a cabo actividades y eventos patrocinados o respaldados por la agencia o institución educativa para estudiantes o antiguos alumnos; o
        
   17. Al sistema de justicia juvenil, previa solicitud por escrito que certifique que la información no se divulgará a ninguna otra persona, salvo en los casos autorizados por la ley, sin el consentimiento por escrito de los padres del estudiante:
        
       1. Se debe divulgar la siguiente información sobre un estudiante: nombre completo, dirección particular, número de teléfono, fecha de nacimiento; horario escolar, registro de asistencia y fotografías, si las hubiera; nombres, direcciones particulares y números de teléfono de los padres.
           
       2. La existencia de la siguiente información sobre un estudiante, no los datos reales u otra información contenida en el expediente académico del estudiante, puede ser revelada siempre que se presente una solicitud de acceso en el formulario legal y que esta contenga una explicación de por qué es necesario acceder a la información para atender al estudiante: (1) consumo de sustancias controladas, alcohol o tabaco; (2) conducta agresiva o amenazante que podría dar lugar a la expulsión de la escuela en virtud de la Ley de Expulsión Justa de Alumnos: (3) posesión o uso de armas o armas de imitación; (4) robo; o (5) vandalismo u otros daños a la propiedad. Antes de divulgar esta información, el director o el jefe administrativo de una escuela que reciba dicha solicitud deberá, en la medida en que lo permita la ley federal, notificar
           
       3. Los padres o tutores del estudiante por correo certificado de la solicitud de divulgación de información.
           
       4. Si los padres o tutores del estudiante notifican al funcionario escolar su objeción a la divulgación dentro de los diez días siguientes a la recepción de la notificación certificada, el funcionario escolar no debe divulgar la información y, en su lugar, debe informar de la objeción al miembro del sistema de justicia juvenil que ha realizado la solicitud. Si no se recibe ninguna objeción por parte de los padres o tutores en un plazo de 14 días, el funcionario escolar debe responder a la solicitud de información.
          
          Las solicitudes por escrito de los miembros del sistema de justicia juvenil, así como el registro de cualquier divulgación, deben conservarse en el expediente del estudiante.
           
       5. Al director de la escuela a la que asiste el estudiante y a cualquier consejero que supervise directamente o informe sobre el comportamiento o el progreso del estudiante, si se trata de información procedente de una orden de disposición recibida por un superintendente en virtud del artículo 260B.171, apartado 3, del Estatuto de Minnesota. El director debe notificar inmediatamente al consejero y debe incluir la orden de disposición en el expediente académico permanente del estudiante. El director también debe notificar inmediatamente a cualquier maestro o administrador que supervise directamente o informe sobre el comportamiento o el progreso del estudiante y que, en opinión del director, necesite la información para trabajar con el estudiante de manera adecuada, para evitar que sea innecesariamente vulnerable o para proteger a otras personas de una vulnerabilidad innecesaria. El director también puede notificar a otros empleados del distrito, sustitutos y voluntarios que estén en contacto directo con el estudiante si determina que estas personas necesitan la información para trabajar con el estudiante de manera adecuada, para evitar que sea innecesariamente vulnerable o para proteger a otras personas de una vulnerabilidad innecesaria. Dichas notificaciones del director deben identificar al estudiante, describir la infracción y describir cualquier condición de libertad condicional sobre la que la escuela deba proporcionar información si esta información se proporciona en la orden de disposición. La información recibida en la orden de disposición es información educativa privada que se recibe con el propósito limitado de atender las necesidades educativas del estudiante y proteger a los estudiantes y al personal.
          
          La información no puede ser difundida por el consejero, el maestro, el administrador, el miembro del personal, el sustituto o el voluntario, excepto cuando sea necesario para atender al estudiante, proteger a los estudiantes y al personal, o cuando lo exija la ley, y solo al estudiante o a los padres o tutores del estudiante.
           
       6. Al director de la escuela a la que asiste el estudiante, si se trata de información procedente de un registro policial sobre menores recibida por un superintendente en virtud del artículo 260B.171, apartado 5, del Estatuto de Minnesota. El director deberá incluir la información en el expediente académico del estudiante. El director también debe notificar inmediatamente a cualquier profesor, consejero o administrador que supervise directamente al estudiante y que, en su opinión, necesite la información para trabajar con el estudiante de manera adecuada, para evitar que sea innecesariamente vulnerable o para proteger a otras personas de una vulnerabilidad innecesaria. El director también puede notificar a otros empleados del distrito, sustitutos y voluntarios que estén en contacto directo con el estudiante si determina que estas personas necesitan la información para trabajar con el estudiante de manera adecuada, para evitar que sea innecesariamente vulnerable o para proteger a otras personas de una vulnerabilidad innecesaria.
          
          Dichas notificaciones del director deben identificar al estudiante y describir el presunto delito si esta información se proporciona en la notificación del agente del orden público. La información recibida del agente del orden público es información educativa privada que se recibe con el propósito limitado de atender las necesidades educativas del estudiante y proteger a los estudiantes y al personal. La información no debe ser difundida por el consejero, el maestro, el administrador, el miembro del personal, el sustituto o el voluntario, excepto para comunicarse con el estudiante o con los padres o tutores del estudiante según sea necesario para atender al estudiante, proteger a los estudiantes y al personal, o según lo exija la ley.
          
          El director debe eliminar el informe y la notificación del agente del orden público del expediente educativo del estudiante, destruir los datos y hacer todo lo posible por notificar al profesor, consejero, miembro del personal, administrador, sustituto o voluntario que haya recibido los datos de la notificación del agente del orden público si el fiscal del condado decide no proceder con una petición o deriva al estudiante a un programa de desviación o mediación, o si un tribunal de menores toma una decisión sobre una petición y el fiscal del condado o el tribunal de menores notifica al superintendente de dicha acción.

VII. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL DIRECTORIO

1. La información del directorio de clasificación es pública, salvo lo dispuesto en el presente documento.
    
2. Antiguos alumnos El Distrito Escolar puede divulgar la información del directorio de los expedientes académicos generados por él en relación con una persona que ya no asiste al Distrito Escolar sin cumplir los requisitos establecidos en el apartado 7.3.
    
3. Estudiantes y padres actuales El Distrito Escolar puede divulgar información del directorio de los expedientes académicos de un estudiante e información relativa a los padres sin el consentimiento previo por escrito de los padres del estudiante o del estudiante elegible, salvo en los casos previstos en el presente documento. Antes de dicha divulgación, el Distrito Escolar deberá:
    
   1. Anualmente, notificar públicamente por cualquier medio que sea razonablemente probable que informe a los padres y a los estudiantes elegibles sobre:
       
      1. Los tipos de información de identificación personal relativa a los alumnos y/o padres que el Distrito Escolar ha designado como información de directorio;
          
      2. El derecho de los padres o del estudiante elegible a negarse a que el Distrito Escolar designe cualquiera o todos esos tipos de información sobre el estudiante y/o los padres como información de directorio; y a. El plazo en el que los padres o el estudiante elegible deben notificar por escrito al Distrito Escolar que no desean que ninguno o todos esos tipos de información sobre el estudiante y/o los padres se designen como información de directorio.
          
   2. Conceda un plazo razonable tras la notificación para que los padres o el alumno con derecho a ello informen al distrito escolar, por escrito, de que no se debe divulgar ninguna de las informaciones designadas sin el consentimiento previo por escrito de los padres o del alumno con derecho a ello, salvo en los casos previstos en la sección DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS de la presente política.
       
4. Procedimiento para obtener la no divulgación de la información del directorio La notificación por escrito de los padres o del estudiante elegible deberá dirigirse a la autoridad responsable e incluir lo siguiente:
    
   1. Nombre del estudiante y/o del padre, según corresponda;
       
   2. Dirección particular;
       
   3. Escuela a la que asiste actualmente el estudiante;
       
   4. Relación legal de los padres con el estudiante, si procede; y
       
   5. Categorías específicas de información del directorio que no se harán públicas sin el consentimiento previo por escrito de los padres o del estudiante elegible, que solo será aplicable para ese año escolar.
       
5. Duración La designación de cualquier información como información de directorio sobre un estudiante o sus padres permanecerá vigente durante el resto del año escolar, a menos que los padres o el estudiante elegible proporcionen las notificaciones por escrito que se indican en el presente documento.

VIII. DIVULGACIÓN DE REGISTROS PRIVADOS

1. Registros privados A los efectos del presente documento, los registros educativos son registros clasificados como datos privados sobre personas físicas por la legislación estatal y a los que solo pueden acceder el estudiante al que se refieren los datos y los padres del estudiante, si este no es un estudiante elegible. El Distrito Escolar no puede divulgar registros privados ni su contenido, salvo como datos resumidos o salvo lo dispuesto en la sección DIVULGACIÓN DE REGISTROS EDUCATIVOS de esta política, sin el consentimiento previo por escrito de los padres o del estudiante elegible.
    
2. Registros privados no accesibles para los padres En determinados casos, la legislación estatal establece y dispone claramente que cierta información contenida en los expedientes académicos del distrito escolar relativa a un alumno solo sea accesible para el propio alumno y, en caso de que sea accesible para los padres, solo en circunstancias especiales.
    
   1. La autoridad responsable puede denegar el acceso a los datos privados por parte de un padre cuando un estudiante menor de edad que es el sujeto de dichos datos solicite que la autoridad responsable deniegue dicho acceso. La solicitud del estudiante menor de edad debe presentarse por escrito, exponiendo las razones para denegar el acceso al padre, y debe estar firmada por el menor. Una vez recibida dicha solicitud, la autoridad responsable determinará si atender la solicitud de denegar el acceso al padre redundaría en el interés superior del menor sujeto de los datos. Al tomar esta decisión, la autoridad responsable tendrá en cuenta los siguientes factores:
       
      1. Si el menor tiene la edad y madurez suficientes para poder explicar los motivos y comprender las consecuencias de la solicitud de denegación de acceso.
          
      2. Si la situación personal del menor es tal que denegar el acceso a los padres puede proteger al menor interesado de daños físicos o emocionales;
          
      3. Si hay motivos para creer que las razones del menor interesado para impedir el acceso de los padres son razonablemente precisas;
          
      4. Si los datos en cuestión son de tal naturaleza que su divulgación a los padres podría causar daño físico o emocional al menor afectado; y
          
      5. Si los datos se refieren a servicios médicos, dentales u otros servicios de salud prestados de conformidad con los artículos 144.341 a 144.347 del Estatuto de Minnesota, en cuyo caso los datos solo podrán divulgarse si el hecho de no informar a los padres pudiera poner en grave peligro la salud del menor.
          
3. Registros privados no accesibles para los estudiantes Los estudiantes no tendrán derecho a acceder a datos privados relativos a registros financieros y estados de cuenta de los padres del estudiante ni a ninguna información contenida en ellos.

IX. DIVULGACIÓN DE REGISTROS CONFIDENCIALES

1. Registros confidenciales Los registros confidenciales son aquellos registros y datos contenidos en ellos que no se hacen públicos por ley estatal o federal, y a los que no pueden acceder el estudiante y sus padres o un estudiante elegible.
    
2. Informes en virtud de la Ley de denuncia de maltrato infantil De conformidad con el artículo 626.556 del Estatuto de Minnesota, los informes relativos a niños víctimas de negligencia y/o abuso físico y/o sexual solo serán accesibles para los organismos de bienestar social y las fuerzas del orden competentes. En lo que respecta a otras partes, dichos datos serán confidenciales y el distrito escolar no los pondrá a disposición de los padres ni de la persona en cuestión. No obstante, la persona afectada podrá obtener una copia del informe de la agencia de bienestar social local, del sheriff del condado o del departamento de policía local, con sujeción a lo dispuesto en Minn. Stat. § 626.556, Subd. 11.
    
3. Datos de investigación Los datos recopilados por el Distrito Escolar como parte de una investigación activa llevada a cabo con el fin de iniciar o defender una acción legal civil pendiente, o que se conservan en previsión de una acción legal civil pendiente, se clasifican como datos protegidos no públicos en el caso de datos que no se refieren a personas, y como datos confidenciales en el caso de datos que se refieren a personas.
    
   1. El Distrito Escolar podrá poner a disposición de cualquier persona, organismo o del público en general cualquier dato clasificado como protegido, no público o confidencial de conformidad con esta subdivisión, si el Distrito Escolar determina que dicho acceso contribuirá al proceso de aplicación de la ley, promoverá la salud o la seguridad públicas, o disipará rumores o disturbios generalizados.
       
   2. El denunciante tiene acceso a la declaración que proporcionó al Distrito Escolar.
       
   3. Una vez que una investigación civil queda inactiva, los datos de la investigación civil se hacen públicos, a menos que su divulgación ponga en peligro otra acción legal civil pendiente, excepto aquellas partes de dichos datos que estén clasificados como datos no públicos en virtud de la legislación estatal o federal. Cualquier dato de una investigación civil presentado como prueba en un tribunal o que forme parte de un expediente judicial será público. A los efectos de esta disposición, una investigación civil queda inactiva cuando se produce cualquiera de los siguientes acontecimientos:
       
      1. Una decisión del Distrito Escolar, o del abogado jefe del Distrito Escolar, de no emprender acciones legales civiles. Sin embargo, dicha investigación puede reactivarse posteriormente si el Distrito Escolar o su abogado deciden reanudar las acciones legales civiles.
          
      2. La expiración del plazo para presentar una reclamación en virtud del plazo de prescripción o del acuerdo aplicable a la acción civil; o
          
      3. El agotamiento o la expiración de los derechos de apelación de cualquiera de las partes en la acción civil.
          
   4. A los efectos de esta subdivisión, se entiende por «acción civil pendiente» cualquier procedimiento judicial, administrativo o arbitral, entre otros.

X. DIVULGACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ESCOLARES ANTES DE LA AUDIENCIA DE EXCLUSIÓN O EXPULSIÓN

En un plazo razonable antes de cualquier audiencia de exclusión o expulsión, el estudiante y sus padres, tutores o representantes tendrán acceso a todos los registros del Distrito Escolar relacionados con el estudiante, incluyendo cualquier prueba o informe en los que se base la medida propuesta por el Distrito Escolar, de conformidad con la Ley de Minnesota sobre el despido justo de alumnos, Minn. Stat. § 121A.40, et seq.

XI. DIVULGACIÓN DE DATOS A LOS OFICIALES DE RECLUTAMIENTO MILITAR

1. El Distrito Escolar debe divulgar, sin el consentimiento de los padres o los estudiantes, los nombres, direcciones y números de teléfono particulares de los estudiantes matriculados en los grados 11 y 12 a los oficiales de reclutamiento militar en un plazo de 60 días a partir de la fecha de la solicitud.
    
2. Datos facilitados a los oficiales de reclutamiento militar en virtud de esta disposición:
    
   1. solo podrá utilizarse con el fin de proporcionar información a los estudiantes sobre el servicio militar, las prestaciones educativas estatales y federales para veteranos y otras oportunidades profesionales y educativas que ofrece el ejército; y
       
   2. no puede ser difundida a ninguna otra persona, excepto al personal de los servicios de reclutamiento de las fuerzas armadas.
       
   3. Los padres o los estudiantes que reúnan los requisitos tienen derecho a negarse a que se facilite la información anterior a los oficiales de reclutamiento militar. Para negarse a que se facilite la información anterior a los oficiales de reclutamiento militar, los padres o los estudiantes que reúnan los requisitos deben notificarlo por escrito a la autoridad responsable, el director de la escuela secundaria Minnetonka, antes del 1 de octubre de cada año. La solicitud por escrito debe incluir la siguiente información:
       
      1. Nombre del estudiante y del padre o madre, según corresponda;
          
      2. Dirección particular;
          
      3. Nivel académico del estudiante;
          
      4. Escuela a la que asiste actualmente el estudiante;
          
      5. Relación legal de los padres con el estudiante, si procede; y
          
      6. Categoría o categorías específicas de información que se facilitarán a los reclutadores militares.
          
      7. Categoría o categorías específicas de información del directorio que no se divulgarán al público, incluidos los reclutadores militares.
          
   4. Anualmente, el Distrito Escolar proporcionará una notificación pública a través de los boletines informativos del distrito y de la escuela para informar a los padres y a los estudiantes elegibles sobre el derecho de los padres o de los estudiantes elegibles a negarse a divulgar los nombres, direcciones y números de teléfono particulares de los estudiantes matriculados en los grados 11 y 12.
       
   5. La negativa de un padre o estudiante elegible a divulgar la información anterior a los oficiales de reclutamiento militar no afecta la divulgación de la información del directorio por parte del Distrito Escolar al público, lo que incluye a los oficiales de reclutamiento militar.
      
      Para que la información del directorio sobre un estudiante sea privada, también se deben seguir los procedimientos contenidos en la sección DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL DIRECTORIO de esta política. Por consiguiente, en la medida en que el Distrito Escolar haya designado el nombre, la dirección, el número de teléfono y el nivel de grado de los estudiantes como información del directorio, a menos que los padres o los estudiantes elegibles soliciten que no se divulguen dichos datos, esta información será pública y accesible para los oficiales de reclutamiento militar, así como para otros miembros del público.

XII. LÍMITES A LA REDIVULGACIÓN

1. Revelación posterior De conformidad con los requisitos aquí establecidos, el Distrito Escolar solo podrá revelar información de identificación personal contenida en los expedientes académicos de un alumno a condición de que la parte a la que se revele dicha información no la revele a ninguna otra parte sin el consentimiento previo por escrito de los padres del alumno o del alumno elegible, salvo que los funcionarios, empleados y agentes de cualquier parte que reciba información de identificación personal en virtud de la presente sección puedan utilizarla, pero solo para los fines para los que se haya revelado.
    
2. No se prohíbe la divulgación posterior
    
   1. El Distrito Escolar puede divulgar información de identificación personal en virtud de la sección DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS de esta política, en el entendimiento de que la parte que reciba la información podrá divulgarla a su vez en nombre del Distrito Escolar, siempre que:
       
      1. Las divulgaciones cumplen con los requisitos de la sección DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS de esta política.
          
      2. y el Distrito Escolar ha cumplido con los requisitos de mantenimiento de registros de la sección AUTORIDAD RESPONSABLE; SEGURIDAD DE LOS REGISTROS; Y MANTENIMIENTO DE REGISTROS de esta política.
          
   2. Los requisitos de esta sección no se aplican a las divulgaciones realizadas en virtud de órdenes judiciales o citaciones emitidas legalmente o litigios, a las divulgaciones de información de directorios, a las divulgaciones a padres o estudiantes, ni a los padres de estudiantes dependientes.
       
3. Clasificación de los datos divulgados La información divulgada conservará la misma clasificación en manos de la parte receptora que tenía en manos del Distrito Escolar.
    
4. Notificación El Distrito Escolar, salvo en el caso de divulgaciones realizadas en virtud de órdenes judiciales o citaciones emitidas legalmente, divulgaciones de información del directorio en virtud de la sección DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DEL DIRECTORIO de esta política, o divulgaciones a un padre o estudiante, informará a la parte a la que se le divulgue la información de los requisitos establecidos en esta sección. En caso de que un tercero vuelva a divulgar indebidamente información de identificación personal procedente de expedientes educativos, la agencia o institución educativa podrá denegar a dicho tercero el acceso a información de identificación personal procedente de expedientes educativos durante un periodo mínimo de cinco años.

XIII. AUTORIDAD RESPONSABLE, SEGURIDAD DE LOS REGISTROS Y CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS

1. Autoridad responsable La autoridad responsable se encargará del mantenimiento y la seguridad de los expedientes de los alumnos. La autoridad responsable de las escuelas de Minnetonka es el superintendente de escuelas.
    
2. Seguridad de los registros El director de cada escuela sujeta a la supervisión y control de la autoridad responsable será el administrador de registros de la escuela y tendrá la obligación de mantener y garantizar la privacidad y/o confidencialidad de los registros de los alumnos.
    
3. Plan para proteger los expedientes académicos de los alumnos El director del centro educativo deberá presentar a la autoridad competente un plan por escrito para proteger los expedientes de los alumnos antes del 1 de septiembre de cada año escolar. El plan por escrito deberá contener la siguiente información:
    
   1. Una descripción de los registros conservados;
       
   2. Títulos y direcciones de las personas responsables de la seguridad de los expedientes académicos de los estudiantes.
       
   3. Ubicación de los expedientes académicos, por categoría, en los edificios;
       
   4. Medios para proteger los expedientes académicos de los estudiantes; y
       
   5. Procedimientos para el acceso y la divulgación.
       
4. Revisión del plan escrito para proteger los expedientes académicos de los alumnos La autoridad responsable revisará los planes presentados de conformidad con esta sección para verificar que cumplan con la ley, esta política y las diversas políticas administrativas del distrito escolar. A continuación, la autoridad responsable actualizará los procedimientos administrativos como parte de esta política.
    
5. Mantenimiento de registros
    
   1. El director deberá, por cada solicitud y cada divulgación de información de identificación personal procedente de los expedientes académicos de un alumno, mantener un registro junto con los expedientes académicos del alumno en el que se indique:
       
      1. Las partes que hayan solicitado o recibido información de identificación personal de los expedientes académicos del estudiante; y
          
      2. Los intereses legítimos que estas partes tenían al solicitar u obtener la información;
          
   2. En caso de que el Distrito Escolar divulgue información de identificación personal contenida en el expediente académico de un estudiante de conformidad con la sección LÍMITES DE REDIVULGACIÓN de esta política, el registro de divulgación exigido en virtud de esta sección también deberá incluir:
       
      1. los nombres de las partes adicionales a las que la parte receptora puede revelar la información en nombre del Distrito Escolar; y
          
      2. los intereses legítimos, según lo establecido en la sección DIVULGACIÓN DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS de esta política, que cada una de las partes adicionales tiene al solicitar u obtener la información.
          
   3. El registro de solicitudes de divulgación puede ser consultado por:
       
      1. el padre o la madre del estudiante o el estudiante elegible;
          
      2. el funcionario escolar o sus asistentes que sean responsables de la custodia de los registros; y
          
      3. las partes autorizadas por ley para auditar los procedimientos de mantenimiento de registros del Distrito Escolar.
          
   4. El registro de solicitudes y divulgaciones se conservará junto con los expedientes académicos del estudiante mientras el distrito escolar conserve dichos expedientes.
       
   5. Los párrafos anteriores sobre el mantenimiento de registros no se aplican a las solicitudes o divulgaciones realizadas por los padres de un estudiante o un estudiante elegible, a las divulgaciones realizadas con el consentimiento por escrito de los padres de un estudiante o un estudiante elegible, a las solicitudes o divulgaciones realizadas por otros funcionarios escolares en virtud de la sección DIVULGACIÓN DE REGISTROS EDUCATIVOS de esta política, a las solicitudes de divulgación de información del directorio en virtud de la sección DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DEL DIRECTORIO de esta política, ni a una parte que solicite o reciba los registros según las instrucciones de un gran jurado federal u otra citación judicial, y el tribunal o agencia emisora haya ordenado que no se divulgue la existencia o el contenido de la citación o la información proporcionada en respuesta a la misma.

XIV. DERECHO A INSPECCIONAR Y REVISAR LOS EXPEDIENTES ACADÉMICOS

1. Padres de un estudiante, un estudiante elegible o los padres de un estudiante elegible que también sea un estudiante dependiente El distrito escolar permitirá a los padres de un estudiante, un estudiante elegible o el padre de un estudiante elegible que también sea un estudiante dependiente que asista o haya asistido al Distrito Escolar a inspeccionar o revisar los registros educativos del estudiante, excepto aquellos registros que sean confidenciales según la ley estatal o federal o según lo dispuesto en la sección DIVULGACIÓN DE REGISTROS PRIVADOS de esta política.
    
2. Respuesta a la solicitud de acceso El Distrito Escolar responderá a cualquier solicitud de conformidad con la Sección 14.1 de esta política, de inmediato, si es posible, o en un plazo de diez (10) días a partir de la fecha de la solicitud, excluyendo sábados, domingos y días festivos.
    
3. Derecho a inspeccionar y revisar El derecho a inspeccionar y revisar los expedientes académicos incluye:
    
   1. El derecho a recibir una respuesta del Distrito Escolar a solicitudes razonables de explicaciones e interpretaciones de los registros; y
       
   2. Si las circunstancias impiden efectivamente que los padres o el estudiante elegible ejerzan el derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos, el Distrito Escolar proporcionará a los padres o al estudiante elegible una copia de los registros solicitados, o tomará otras medidas para que los padres o el estudiante elegible puedan inspeccionar y revisar los registros solicitados.
       
4. Formulario de solicitud Los padres o los alumnos que reúnan los requisitos deberán presentar al distrito escolar una solicitud por escrito para inspeccionar los expedientes académicos, en la que se identifique con la mayor precisión posible el expediente o expedientes que desean inspeccionar.
    
5. Recopilación de expedientes académicos Si los expedientes académicos de un alumno se conservan en más de un lugar, la autoridad responsable podrá recopilar copias de los expedientes o los propios expedientes de los distintos lugares para que puedan ser inspeccionados en un solo sitio. Sin embargo, si los padres o el alumno con derecho a ello desean inspeccionar estos expedientes en el lugar donde se conservan, el distrito escolar intentará satisfacer sus deseos. Se notificará a los padres o al alumno con derecho a ello la hora y el lugar en que se podrán inspeccionar los expedientes.
    
6. Registros que contienen: Información sobre más de un estudiante Si los registros educativos de un estudiante contienen información sobre más de un estudiante, los padres o el estudiante elegible pueden inspeccionar y revisar o ser informados solo de la información específica que se refiere a ese estudiante.
    
7. Autoridad para inspeccionar o revisar El Distrito Escolar puede suponer que cualquiera de los padres del estudiante tiene autoridad para inspeccionar o revisar los registros educativos de un estudiante, a menos que se le haya proporcionado al Distrito Escolar evidencia de que existe un instrumento legalmente vinculante, una ley estatal o una orden judicial que rige asuntos tales como la disolución del matrimonio, la separación o la custodia, que establezca lo contrario.
    
8. Tarifas por copias de registros
    
   1. El Distrito Escolar cobrará una tarifa razonable por proporcionar fotocopias o copias impresas de los registros, a menos que imprimir una copia sea el único método para permitir la inspección de los datos. Para determinar el importe de la tarifa razonable, el Distrito Escolar tendrá en cuenta lo siguiente:
       
      1. el coste de los materiales, incluido el papel, utilizados para proporcionar las copias;
          
      2. el costo de la mano de obra necesaria para preparar las copias;
          
      3. cualquier lista de tarifas estándar por copias establecida por el Distrito Escolar en el curso normal de sus operaciones;
          
      4. cualquier gasto especial necesario para producir dichas copias a partir de sistemas de archivo informatizados, incluyendo, entre otros, ordenadores y sistemas de microfilm; y
          
      5. gastos de envío.
          
   2. El costo de proporcionar copias correrá a cargo del padre o del estudiante elegible.
       
   3. Sin embargo, la autoridad responsable no podrá cobrar una tarifa por una copia del expediente académico solicitada por un padre o un estudiante elegible si ello impide efectivamente que el padre o el estudiante elegible ejerzan su derecho a inspeccionar o revisar los expedientes académicos del estudiante.
       
   4. El Distrito Escolar se reserva el derecho de cobrar por las copias, tales como expedientes académicos, que envíe a posibles empleadores o instituciones de educación superior con fines de empleo o admisión. La tarifa por dichas copias y otras copias enviadas a terceros con consentimiento previo por motivos de conveniencia será el costo real de búsqueda/recuperación y copia, más los gastos de envío, si corresponde.

XV. SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE REGISTROS; PROCEDIMIENTOS PARA IMPUGNAR DATOS

1. Solicitud de modificación de expedientes académicos El padre o madre de un estudiante, o un estudiante que reúna los requisitos, que considere que la información contenida en los expedientes académicos del estudiante es inexacta, engañosa o viola la privacidad u otros derechos del estudiante, puede solicitar al Distrito Escolar que modifique dichos expedientes.
    
   1. La solicitud deberá presentarse por escrito, identificar el elemento que el solicitante considera inexacto, engañoso o que viola la privacidad u otros derechos del estudiante, indicar el motivo de dicha creencia y especificar la corrección que el solicitante desea que realice el Distrito Escolar. La solicitud deberá estar firmada y fechada por el solicitante.
       
   2. El Distrito Escolar decidirá si modifica los expedientes académicos del estudiante de acuerdo con la solicitud en un plazo razonable tras recibirla.
       
   3. 3Si el Distrito Escolar decide denegar la modificación de los expedientes académicos del alumno de conformidad con la solicitud, informará al padre o madre del alumno o al alumno con derecho a ello de la denegación y le informará de su derecho a solicitar una audiencia.
       
2. Derecho a una audiencia Si el Distrito Escolar se niega a modificar los expedientes académicos de un estudiante, el Distrito Escolar, previa solicitud, proporcionará la oportunidad de celebrar una audiencia para impugnar el contenido de los expedientes académicos del estudiante, con el fin de garantizar que la información contenida en dichos expedientes no sea inexacta, engañosa o que viole de cualquier otra forma la privacidad u otros derechos del estudiante.
    
   1. Si, como resultado de la audiencia, el Distrito Escolar decide que la información es inexacta, engañosa o viola de alguna otra manera la privacidad u otros derechos del estudiante, modificará los registros educativos del estudiante en consecuencia e informará por escrito al padre del estudiante o al estudiante elegible.
       
   2. Si, como resultado de la audiencia, el Distrito Escolar decide que la información no es inexacta, engañosa o que viola de alguna otra manera la privacidad u otros derechos del estudiante, informará al padre o al estudiante elegible sobre el derecho a incluir una declaración en el expediente comentando la información impugnada en el expediente o indicando por qué no está de acuerdo con la decisión del Distrito Escolar, o ambas cosas.
       
   3. Cualquier declaración incluida en los expedientes académicos del estudiante deberá:
       
      1. Ser conservado por el Distrito Escolar como parte de los expedientes académicos del estudiante, siempre y cuando el expediente o la parte impugnada del mismo sea conservado por el Distrito Escolar; y
          
      2. Si el Distrito Escolar divulga a cualquier parte los expedientes académicos del estudiante o la parte impugnada de los mismos, el Distrito Escolar también deberá divulgar la explicación a cualquier parte.
          
3. Desarrollo de la audiencia
   1. La audiencia se celebrará en un plazo razonable tras la recepción de la solicitud por parte del distrito escolar, y se notificará a los padres del alumno o al alumno con derecho a ello la fecha, el lugar y la hora con una antelación razonable a la celebración de la audiencia.
       
   2. La audiencia puede ser dirigida por cualquier persona, incluido un funcionario del distrito escolar, que no tenga un interés directo en el resultado de la misma. El abogado de la junta escolar estará presente para presentar la posición de la junta escolar y asesorar al funcionario designado para la audiencia sobre cuestiones legales y probatorias.
       
   3. Se concederá al padre o madre del estudiante o al estudiante elegible una oportunidad plena y justa para presentar pruebas relativas a las cuestiones planteadas y podrá contar con la asistencia o representación de las personas que elija, corriendo con los gastos correspondientes, incluido un abogado.
       
   4. El Distrito Escolar tomará una decisión por escrito en un plazo razonable tras la conclusión de la audiencia. La decisión se basará únicamente en las pruebas presentadas en la audiencia e incluirá un resumen de las pruebas y los motivos de la decisión.
       
4. Apelación La decisión final del funcionario designado para la audiencia puede ser apelada de conformidad con las disposiciones aplicables del capítulo 14 del Estatuto de Minnesota relativo a los casos impugnados.

XVI. PROBLEMAS PARA ACCEDER A LOS DATOS

1. El responsable del cumplimiento de las prácticas de datos es el empleado designado al que las personas pueden dirigir sus preguntas o inquietudes relacionadas con problemas para obtener acceso a los datos u otros problemas relacionados con las prácticas de datos.
    
2. El responsable del cumplimiento de las prácticas de datos es el director ejecutivo de Recursos Humanos.

XVII. RECLAMACIONES POR INCUMPLIMIENTO

1. Dónde presentar las quejas Las quejas pueden presentarse ante el Comisionado de Administración, Estado de Minnesota, 50 Sherburne Avenue, St. Paul, MN 55155.
   
   Las quejas relativas a presuntas violaciones de los derechos otorgados a los padres y a los estudiantes elegibles por 20 U.S.C. §1232g, y las normas promulgadas en virtud de la misma, se presentarán por escrito a la Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares, Departamento de Educación de los Estados Unidos, 400 Maryland Avenue, S. W., Washington, D.C. 20202-4605.
    
2. Contenido de la denuncia Una denuncia presentada de conformidad con esta sección debe contener alegaciones específicas de hechos que den motivos razonables para creer que se ha producido una infracción del artículo 20 U. S .C. § 123 2g y de las normas promulgadas en virtud del mismo.

XVIII. RENUNCIA

Los padres o los alumnos que reúnan los requisitos pueden renunciar a cualquiera de los derechos que se establecen en el presente documento, de conformidad con el artículo 20 U.S.C. §1232g. La renuncia solo será válida si se realiza por escrito y está firmada por los padres o el alumno que reúna los requisitos. El distrito escolar no puede exigir dicha renuncia.

XIX. NOTIFICACIÓN ANUAL DE DERECHOS

1. Contenido del aviso El Distrito Escolar deberá notificar anualmente a los padres de los alumnos que actualmente asisten a la escuela y a los alumnos elegibles que actualmente asisten a la escuela, por los medios que sean razonablemente adecuados para informar a los padres y a los alumnos elegibles de lo siguiente:
    
   1. Que los padres o el estudiante que reúna los requisitos tienen derecho a inspeccionar y revisar los expedientes académicos del estudiante, así como el procedimiento para inspeccionar y revisar dichos expedientes.
       
   2. Que los padres o el estudiante elegible tienen derecho a solicitar la modificación de los expedientes académicos del estudiante para garantizar que dichos expedientes no sean inexactos, engañosos o que violen de cualquier otra forma la privacidad u otros derechos del estudiante, así como el procedimiento para solicitar la modificación de los expedientes.
       
   3. Que los padres o el estudiante elegible tienen derecho a dar su consentimiento para la divulgación de la información de identificación personal contenida en los expedientes académicos del estudiante, salvo en la medida en que las leyes federales y estatales y los reglamentos promulgados en virtud de las mismas autoricen la divulgación sin consentimiento.
       
   4. Que los padres o los estudiantes que reúnan los requisitos tienen derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con un presunto incumplimiento por parte del Distrito Escolar de los requisitos establecidos en el artículo 20 U.S.C. § 1232g y las normas promulgadas en virtud del mismo.
       
   5. Los criterios para determinar quién constituye un funcionario escolar y qué constituye un interés educativo legítimo a los efectos de divulgar los expedientes educativos a otros funcionarios escolares que el Distrito Escolar haya determinado que tienen intereses educativos legítimos; y
       
   6. Que el Distrito Escolar envíe los expedientes académicos, previa solicitud, a la escuela en la que el estudiante desee matricularse o tenga intención de hacerlo.
       
2. Notificación a los padres de alumnos cuya lengua materna no sea el inglés El distrito escolar se encargará de notificar de manera eficaz a los padres de los alumnos identificados como hablantes de una lengua materna distinta del inglés.
    
3. Notificación a los padres o estudiantes elegibles que tienen una discapacidad El Distrito Escolar se encargará de notificar de manera efectiva a los padres o estudiantes elegibles identificados como discapacitados.

XX. DESTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE REGISTROS

1. El Distrito deberá cumplir con el calendario de conservación de registros aprobado por el Departamento de Administración de Minnesota.
    
2. En el caso de los datos que no figuran en el calendario de conservación aprobado por el Departamento de Administración de Minnesota, el distrito escolar deberá cumplir con la autoridad de la agencia estatal o federal correspondiente.
    
3. La administración desarrollará procedimientos para garantizar el cumplimiento de las normas estatales y federales sobre conservación de datos y destrucción de registros.

XXI. COPIAS DE LA POLÍTICA

Referencias legales: