I. DECLARACIÓN DE POLÍTICA

El distrito escolar reconoce su responsabilidad en lo que respecta a la recopilación, el mantenimiento y la difusión de datos públicos, tal y como establecen las leyes estatales. El objetivo de esta política es ofrecer orientación a los empleados del distrito escolar sobre la distribución permitida de dichos datos.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

El distrito escolar cumplirá con los requisitos de la Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota (MGDPA), capítulo 13 del Código de Leyes de Minnesota, y las normas de Minnesota, partes 1205.0100-1205.2000, a la hora de responder a las solicitudes de datos públicos.

III. DEFINICIONES

1. Datos confidenciales sobre personas físicas
   
   Datos que no se hacen públicos en virtud de la legislación estatal o federal aplicable a los mismos y a los que no tiene acceso la persona a la que se refieren dichos datos.
    
2. Datos sobre personas físicas
   
   Todos los datos públicos en los que se identifique o pueda identificarse a una persona física como sujeto de dichos datos, salvo que se pueda demostrar claramente que la aparición del nombre u otros datos identificativos es meramente incidental y que no se accede a los datos mediante el nombre u otros datos identificativos de ninguna persona física.
    
3. Responsable de cumplimiento de las prácticas de tratamiento de datos
   
   El responsable de cumplimiento de las prácticas de tratamiento de datos es el empleado designado por el distrito escolar al que las personas pueden dirigir sus preguntas o inquietudes sobre problemas relacionados con el acceso a los datos u otras cuestiones relativas a las prácticas de tratamiento de datos. La autoridad competente puede ser el responsable de cumplimiento de las prácticas de tratamiento de datos.
    
4. Datos públicos
   
   Por «datos públicos» se entiende toda la información registrada que obra en poder del distrito escolar, incluyendo documentos en papel, correos electrónicos, memorias USB, CD, DVD, fotografías, etc.
    
5. Persona física
   
   Por «persona física» se entiende una persona física. En el caso de un menor o de una persona incapacitada, tal y como se definen en el artículo 524.5-102 de los Estatutos de Minnesota, subdivisión 6, el término «persona física» incluye a un progenitor o tutor, o a una persona que actúe como tal en ausencia de estos, salvo que la autoridad competente oculte los datos a los progenitores o tutores, o a las personas que actúen como tales en ausencia de estos, a petición del menor, si la autoridad competente determina que ocultar los datos redundaría en el interés superior del menor.
    
6. Inspección
   
   Por «inspección» se entiende la inspección visual de documentos en papel y otros tipos similares de datos gubernamentales. La inspección no incluye la impresión de copias por parte del distrito escolar, salvo que la impresión de una copia sea el único método para permitir la inspección de los datos.
    
7. Datos no públicos
   
   Datos que no se refieren a personas físicas y que, en virtud de una ley estatal o federal aplicable a dichos datos: (a) no son accesibles al público; y (b) son accesibles al interesado, en su caso.
    
8. Datos no públicos
   
   Cualquier dato gubernamental clasificado por decreto, ley federal o clasificación temporal como confidencial, privado, no público o no público protegido.
    
9. Datos personales de particulares
   
   Datos a los que, en virtud de una ley estatal o federal aplicable, (a) no son de carácter público; y (b) a los que tiene acceso la persona a la que se refieren dichos datos.
    
10. Datos protegidos no públicos
    
    Datos no referidos a personas físicas que, en virtud de la legislación estatal o federal aplicable a dichos datos, (a) no son públicos y (b) no son accesibles para el interesado.
     
11. Datos públicos
    
    Por «datos públicos» se entiende todos los datos gubernamentales recopilados, creados, recibidos, conservados o difundidos por el distrito escolar, salvo que estén clasificados como no públicos o no públicos protegidos en virtud de la legislación, de una clasificación temporal conforme a la legislación o de la legislación federal; o, en lo que respecta a los datos sobre personas físicas, como privados o confidenciales.
     
12. Autoridad responsable
    
    La persona designada por el consejo escolar como responsable de la recogida, el uso y la difusión de cualquier conjunto de datos sobre personas, datos gubernamentales o datos resumidos, salvo que la legislación estatal disponga lo contrario. Hasta que el consejo escolar designe a una persona, la autoridad responsable será el superintendente.
     
13. Datos resumidos
    
    Registros e informes estadísticos elaborados a partir de datos sobre personas, pero en los que no se identifica a las personas y de los que no se puede deducir ni su identidad ni ninguna otra característica que permita identificarlas de forma unívoca. A menos que se clasifiquen de conformidad con el artículo 13.06 de los Estatutos de Minnesota, otra ley estatal o la legislación federal, los datos resumidos son de carácter público.

IV. AUTORIDAD RESPONSABLE, RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO DE LAS PRÁCTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

El Distrito Escolar ha designado al superintendente de escuelas como la autoridad responsable del mantenimiento y la seguridad de los registros del Distrito Escolar, y al superintendente adjunto o al director ejecutivo de Recursos Humanos como responsable del cumplimiento de las prácticas de tratamiento de datos, a quien se pueden dirigir las preguntas o inquietudes relativas al acceso a los datos, los derechos de los interesados u otros asuntos relacionados con las prácticas de tratamiento de datos. Las preguntas relativas a las prácticas y procedimientos de privacidad de datos del Distrito Escolar deben dirigirse al responsable de prácticas de tratamiento de datos.

1. La autoridad competente establecerá procedimientos para garantizar que el distrito responda con prontitud a las solicitudes de datos públicos.

V. DATOS RELATIVOS A UN INTERESADO

1. La recogida y el almacenamiento de todos los datos relativos a las personas, así como el uso y la difusión de datos privados y confidenciales sobre las mismas, se limitarán a lo estrictamente necesario para la administración y gestión de los programas específicamente autorizados por la Asamblea Legislativa o el Distrito Escolar, o exigidos por el Gobierno federal.
    
2. El distrito escolar no podrá recopilar, almacenar, utilizar ni difundir datos privados o confidenciales sobre una persona con fines distintos a los que se le hayan comunicado a dicha persona en el momento de la recopilación, de conformidad con el artículo 13.04 de los Estatutos de Minnesota, salvo en los casos previstos en el artículo 13.05, apartado 4, de los Estatutos de Minnesota.
    
3. Previa solicitud a la autoridad competente o a la persona designada por esta, se informará a la persona de si es objeto de datos personales almacenados y de si dichos datos se clasifican como públicos, privados o confidenciales. Previa solicitud adicional, a la persona que sea objeto de datos personales almacenados, ya sean privados o públicos, se le facilitarán dichos datos de forma gratuita y, si así lo desea, se le informará del contenido y el significado de los mismos.
    
4. Una vez que se han mostrado a una persona los datos personales y se le ha informado de su significado, no es necesario revelárselos durante los seis meses siguientes, salvo que exista una controversia o un procedimiento pendiente en virtud de este artículo, o que se hayan recopilado o creado datos adicionales sobre dicha persona.
    
5. La autoridad competente o la persona designada por ella facilitará copias de los datos privados o públicos cuando así lo solicite el interesado. La autoridad competente o la persona designada podrá exigir al solicitante que abone los gastos reales derivados de la realización y certificación de las copias.
    
6. La autoridad competente o la persona designada deberá dar cumplimiento de inmediato, si es posible, a cualquier solicitud formulada con arreglo a este apartado, o en un plazo de diez días a partir de la fecha de la solicitud, excluyendo los sábados, domingos y días festivos, si no es posible el cumplimiento inmediato.
    
7. El interesado podrá impugnar la exactitud o la integridad de los datos públicos o privados. Para ejercer este derecho, deberá notificarlo por escrito a la autoridad responsable, describiendo la naturaleza de su desacuerdo. La autoridad responsable deberá, en un plazo de 30 días: (1) corregir los datos que se consideren inexactos o incompletos e intentar notificar a los destinatarios anteriores de los datos inexactos o incompletos, incluidos los destinatarios designados por el interesado; o (2) notificar al interesado que la autoridad considera que los datos son correctos. Los datos objeto de controversia solo se divulgarán si la declaración de desacuerdo del interesado se incluye junto con los datos divulgados.
    
8. La resolución de la autoridad competente podrá ser objeto de recurso de conformidad con las disposiciones de la Ley de Procedimiento Administrativo relativas a los casos impugnados. Una vez recibido el recurso presentado por un particular, el comisionado, antes de dictar la resolución y la notificación de la vista del caso impugnado exigidas por el capítulo 14 de los Estatutos de Minnesota, intentará resolver la controversia mediante la información, la concertación, la conciliación o la persuasión. Si las partes dan su consentimiento, el comisionado podrá someter el asunto a mediación. Tras estos esfuerzos, el comisionado desestimará el recurso o emitirá la orden y la notificación de la audiencia.
    
9. Los datos sobre personas cuya veracidad haya sido impugnada con éxito por un particular deberán ser completados, corregidos o destruidos por una entidad gubernamental, independientemente de lo dispuesto en el artículo 138.17 de los Estatutos de Minnesota.
    
10. Una vez completados, corregidos o eliminados los datos cuya impugnación haya prosperado, el distrito escolar podrá conservar una copia de la resolución del Comisionado de Administración dictada en virtud del capítulo 14 de los Estatutos de Minnesota o, en caso de que no se haya dictado ninguna resolución, un resumen de la controversia entre las partes que no contenga ningún dato concreto sobre los datos cuya impugnación haya prosperado.

VI. SOLICITUDES DE DATOS POR PARTE DE UN INTERESADO

1. Todas las solicitudes de datos personales deben presentarse por escrito y dirigirse al responsable de cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.
    
2. Una solicitud de datos personales debe incluir la siguiente información:
    
   1. Declaración de que se está realizando una solicitud, en calidad de interesado, de datos relativos a la propia persona o a un alumno del que sea padre, madre o tutor;
       
   2. Fecha en la que se presenta la solicitud;
       
   3. Una descripción clara de los datos solicitados;
       
   4. Prueba de que la persona es el interesado o el padre, la madre o el tutor del interesado;
       
   5. La indicación de la forma en que se deben facilitar los datos (por ejemplo, consulta, copia, tanto consulta como copia, etc.); y
       
   6. Datos de contacto del solicitante (como número de teléfono, dirección o dirección de correo electrónico).
       
3. La autoridad competente podrá solicitar aclaraciones al solicitante si la solicitud no es clara, antes de dar respuesta a la misma.
    
4. La Política 515 (Protección y privacidad de los expedientes académicos de los alumnos) regula las solicitudes de expedientes y datos académicos presentadas por los alumnos o sus padres.

VII. SOLICITUDES DE DATOS PÚBLICOS

1. Todas las solicitudes de datos públicos deben presentarse por escrito y dirigirse al responsable de cumplimiento de las prácticas de datos.
    
   1. Una solicitud de datos públicos debe incluir la siguiente información:
       
      1. Fecha en la que se presenta la solicitud;
          
      2. Una descripción clara de los datos solicitados;
          
      3. La indicación de la forma en que se deben facilitar los datos (por ejemplo, consulta, copia, tanto consulta como copia, etc.); y
          
      4. Datos de contacto del solicitante (como número de teléfono, dirección o dirección de correo electrónico).
          
   2. Salvo que la ley lo autorice expresamente, el solicitante de los datos no está obligado a revelar su identidad, ni tampoco a explicar el motivo de su solicitud. Se le podrá pedir a una persona que facilite cierta información identificativa o aclaratoria con el único fin de facilitar el acceso a los datos.
       
   3. Una solicitud de datos públicos, incluida la identidad del solicitante, si se ha facilitado, es pública.
       
   4. El responsable del cumplimiento de las prácticas de tratamiento de datos podrá solicitar aclaraciones al solicitante si la solicitud no es clara, antes de dar respuesta a la misma.
       
2. El responsable del cumplimiento de las prácticas de protección de datos responderá a las solicitudes de información en plazos y lugares razonables, de la siguiente manera:
    
   1. El responsable del cumplimiento de las prácticas de tratamiento de datos notificará al solicitante por escrito lo siguiente:
       
      1. Los datos solicitados no existen; o
          
      2. Los datos solicitados existen, pero el solicitante no puede acceder a ellos, ya sea en su totalidad o en parte; o
          
         1. Si el responsable del cumplimiento de las normas sobre tratamiento de datos determina que los datos solicitados están clasificados como confidenciales y, por lo tanto, se deniega el acceso al solicitante, la autoridad competente informará de dicha resolución al solicitante por escrito, lo antes posible, y citará el artículo específico de la ley, la clasificación provisional o la disposición concreta de la legislación federal en la que se basa dicha resolución.
             
         2. A petición de un solicitante al que se le haya denegado el acceso a los datos, el responsable del cumplimiento de las normas sobre tratamiento de datos deberá certificar por escrito que la solicitud ha sido denegada y citar el artículo legislativo concreto, la clasificación temporal o la disposición específica de la legislación federal en la que se ha basado la denegación.
             
      3. Si los datos solicitados existen, se facilitarán las modalidades para su consulta, se indicará cuándo estarán disponibles para su recogida o se especificará que se enviarán por correo. Si el solicitante no se presenta en el lugar y a la hora fijados para la consulta de los datos, o si estos no se recogen en un plazo de diez (10) días hábiles a partir de la notificación al solicitante, el distrito escolar considerará que ya no se desean dichos datos y dará por cerrada la solicitud.
          
   2. El tiempo de respuesta del distrito escolar puede verse afectado por el volumen y la complejidad de la solicitud en cuestión, incluidas las supresiones necesarias de los datos, así como por el número de solicitudes presentadas en un periodo de tiempo determinado.
       
   3. El distrito escolar facilitará, previa solicitud, una explicación de la terminología técnica, las abreviaturas o los acrónimos que figuren en los datos facilitados.
       
   4. La MGDPA no obliga al distrito escolar a crear o recopilar nuevos datos en respuesta a una solicitud de información, ni a facilitar los datos solicitados en un formato o estructura concretos si el distrito escolar no dispone de dichos datos en ese formato o estructura.
       
   5. El distrito escolar no está obligado a responder a preguntas que no se refieran a una solicitud concreta de datos ni a solicitudes de datos en general.

VIII. SOLICITUD DE DATOS RESUMIDOS

1. La solicitud de elaboración de datos resumidos deberá presentarse por escrito y dirigirse a la autoridad competente.
    
   1. Una solicitud de elaboración de datos resumidos debe incluir la siguiente información:
       
      1. Fecha en la que se presenta la solicitud;
          
      2. Una descripción clara de los datos solicitados;
      3. Indique la forma en que se facilitarán los datos (por ejemplo, consulta, copia, tanto consulta como copia, etc.); y
          
      4. Datos de contacto del solicitante (número de teléfono, dirección o dirección de correo electrónico).
          
2. La autoridad competente responderá en un plazo de diez (10) días hábiles a partir de la recepción de la solicitud de elaboración de datos resumidos e informará al solicitante de lo siguiente:
    
   1. Los costes estimados de la elaboración de los datos resumidos, en su caso; y
       
   2. los datos resumidos solicitados; o
       
   3. Una declaración por escrito en la que se describa el calendario previsto para la elaboración de los datos resumidos solicitados, incluyendo los motivos de cualquier retraso; o
       
   4. Una declaración por escrito en la que se expongan los motivos por los que la autoridad competente ha determinado que el acceso del solicitante pondría en peligro los datos privados o confidenciales.
       
3. El distrito escolar exigirá al solicitante que abone por adelantado la totalidad o una parte del coste de la elaboración de los datos resumidos antes de que el distrito escolar comience a elaborarlos.

IX. COSTAS

1. Datos públicos
    
   1. El distrito escolar cobrará por las copias proporcionadas de la siguiente manera:
       
      1. Las copias en papel en blanco y negro, de tamaño carta o legal, de 100 páginas o menos, tendrán un coste de 25 céntimos por copia a una cara o de 50 céntimos por copia a doble cara.
          
      2. Las solicitudes de más de 100 páginas o copias de otros materiales se facturarán en función del coste real de la búsqueda y la obtención de los datos, así como de la realización de las copias, salvo que dicho coste esté fijado específicamente por ley o reglamento.
          
         1. El coste real de realizar copias incluye el tiempo de los empleados, el coste de los materiales en los que se copian los datos y los gastos de envío (si los hubiera).
             
         2. Asimismo, si el distrito escolar no dispone de los medios necesarios para realizar las copias, por ejemplo, fotografías, se cobrará el coste real que el distrito escolar haya abonado a un proveedor externo.
             
   2. Todos los gastos deben abonarse en efectivo o mediante cheque bancario o giro postal antes de recibir las copias.
       
2. Datos resumidos
    
   1. Los gastos derivados de la elaboración de los datos resumidos correrán a cargo del solicitante antes de que se proceda a su elaboración o entrega.
       
   2. El distrito escolar podrá imputar los gastos relacionados con la elaboración de datos resumidos de la siguiente manera:
       
      1. El coste de los materiales, incluido el papel; el coste de la mano de obra necesaria para preparar los datos resumidos; cualquier tarifa de copias estándar establecida por el distrito escolar; cualquier gasto especial necesario para producir dichas copias a partir de un sistema de archivo informatizado, incluidos los ordenadores y los sistemas de microfilm;
          
      2.  El distrito escolar podrá tener en cuenta el valor razonable de los datos resumidos elaborados y, cuando proceda, reducir los costes que se imputen al solicitante.
          
3. Datos relativos a una persona física
    
   1. La autoridad competente o la persona designada podrá exigir al solicitante que abone los gastos reales derivados de la realización y certificación de las copias.
      
      La autoridad competente no cobrará ninguna tasa al interesado en aquellos casos en que este solo desee consultar sus datos personales.

X. Revisión anual y publicación

1. La autoridad responsable elaborará una política escrita sobre el acceso a los datos y una política escrita sobre los derechos de los interesados (incluidos los procedimientos específicos que el distrito escolar utilice para que el interesado pueda acceder a los datos públicos o privados sobre las personas). La autoridad responsable actualizará dichas políticas, según sea necesario, a más tardar el 1 de agosto de cada año, y en cualquier otro momento que sea necesario para reflejar los cambios en el personal, los procedimientos u otras circunstancias que afecten a la capacidad del público para acceder a los datos.
    
2. Las copias de las políticas deberán estar a disposición del público de forma fácil, ya sea mediante su distribución gratuita, su exposición en un lugar visible del distrito escolar al que el público pueda acceder fácilmente, o su publicación en el sitio web del distrito escolar.

Aprobado el 11 de mayo de 2008
Revisado el 16 de diciembre de 2021
Aprobado el 6 de enero de 2022
Revisado el 27 de octubre de 2022
Aprobado el 31 de noviembre de 2022