I. DECLARACIÓN DE POLÍTICA

El distrito escolar reconoce su responsabilidad en relación con la recopilación, el mantenimiento y la difusión de datos públicos según lo dispuesto en los estatutos estatales. El propósito de esta política es proporcionar orientación a los empleados del Distrito Escolar en cuanto a la distribución permisible de dichos datos.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

El distrito escolar cumplirá con los requisitos de la Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota, Minn. Stat. Ch. 13 (MGDPA) y Minn. Rules Parts 1205.0100-1205.2000 al responder a las solicitudes de datos públicos.

III. DEFINICIONES

1. Datos confidenciales sobre personas físicas
   
   Datos que no se hacen públicos por ley o por la legislación federal aplicable a los datos y a los que no tiene acceso la persona objeto de dichos datos.
    
2. Datos sobre personas físicas
   
   Todos los datos gubernamentales en los que una persona física sea o pueda ser identificada como sujeto de dichos datos, salvo que se pueda demostrar claramente que la aparición del nombre u otros datos identificativos es meramente incidental y que no se accede a los datos mediante el nombre u otros datos identificativos de ninguna persona física.
    
3. Responsable del cumplimiento de las prácticas de datos
   
   El responsable del cumplimiento de las prácticas de datos es el empleado designado por el distrito escolar al que las personas pueden dirigir sus preguntas o inquietudes relacionadas con problemas para acceder a los datos u otros problemas relacionados con las prácticas de datos. La autoridad responsable puede ser el responsable del cumplimiento de las prácticas de datos.
    
4. Datos gubernamentales
   
   «Datos gubernamentales» se refiere a toda la información registrada que posee el distrito escolar, incluyendo documentos en papel, correos electrónicos, memorias USB, CD, DVD, fotografías, etc.
    
5. 
   
   o individual «Individual» significa una persona física. En el caso de un menor o una persona incapacitada según se define en la sección 524.5-102 de los Estatutos de Minnesota, subdivisión 6, «persona física» incluye a un padre o tutor o a una persona que actúe como padre o tutor en ausencia de un padre o tutor, salvo que la autoridad responsable retenga los datos de los padres o tutores, o de las personas que actúen como padres o tutores en ausencia de los padres o tutores, a petición del menor, si la autoridad responsable determina que la retención de los datos redundaría en el interés superior del menor.
    
6. Inspección
   
   «Inspección» significa la inspección visual de documentos en papel y tipos similares de datos gubernamentales. La inspección no incluye la impresión de copias por parte del distrito escolar, a menos que la impresión de una copia sea el único método para permitir la inspección de los datos.
    
7. Datos no públicos
   
   Datos no relacionados con personas físicas establecidos por ley o normativa federal aplicable a los datos: (a) no accesibles al público; y (b) accesibles al sujeto, si lo hubiera, de los datos.
    
8. Datos no públicos
   
   Cualquier dato gubernamental clasificado por estatuto, ley federal o clasificación temporal como confidencial, privado, no público o protegido no público.
    
9. Datos privados sobre personas físicas
   
   Datos elaborados por ley o normativa federal aplicable a los datos: (a) no públicos; y (b) accesibles para la persona física objeto de dichos datos.
    
10. Datos no públicos protegidos
    
    Datos no personales establecidos por ley o normativa federal aplicable a los datos (a) no públicos y (b) no accesibles para el sujeto de los datos.
     
11. Datos públicos
    
    «Datos públicos» se refiere a todos los datos gubernamentales recopilados, creados, recibidos, conservados o difundidos por el distrito escolar, a menos que estén clasificados por ley, clasificación temporal, de conformidad con la ley o la legislación federal, como no públicos o no públicos protegidos; o, con respecto a los datos sobre personas, como privados o confidenciales.
     
12. Autoridad responsable
    
    La persona designada por la junta escolar como responsable de la recopilación, el uso y la difusión de cualquier conjunto de datos sobre personas, datos gubernamentales o datos resumidos, salvo que la legislación estatal disponga lo contrario. Hasta que la junta escolar designe a una persona, la autoridad responsable es el superintendente.
     
13. Datos resumidos
    
    Registros e informes estadísticos derivados de datos sobre personas, pero en los que no se identifica a las personas y de los que no se puede determinar su identidad ni ninguna otra característica que permita identificarlas de forma única. A menos que se clasifiquen de conformidad con la sección 13.06 de los Estatutos de Minnesota, otra ley o la legislación federal, los datos resumidos son públicos.

IV. AUTORIDAD RESPONSABLE, FUNCIONARIO ENCARGADO DEL CUMPLIMIENTO DE LAS PRÁCTICAS RELATIVAS A LOS DATOS

El Distrito Escolar ha designado al Superintendente de Escuelas como la autoridad responsable del mantenimiento y la seguridad de los registros del Distrito Escolar, y al Superintendente Adjunto o Director Ejecutivo de Recursos Humanos como el responsable del cumplimiento de las prácticas de datos, a quien se pueden dirigir preguntas o inquietudes relacionadas con el acceso a los datos, los derechos de los sujetos de los datos u otros asuntos relacionados con las prácticas de datos. Las preguntas relacionadas con las prácticas y procedimientos de privacidad de datos del Distrito Escolar deben dirigirse al responsable de prácticas de datos.

1. La autoridad responsable establecerá procedimientos para garantizar que el distrito responda con prontitud a las solicitudes de datos gubernamentales.

V. DATOS SOBRE UN INTERESADO INDIVIDUAL

1. La recopilación y el almacenamiento de todos los datos sobre personas, así como el uso y la difusión de datos privados y confidenciales sobre personas, se limitarán a lo necesario para la administración y gestión de programas específicamente autorizados por la legislatura o el distrito escolar, o exigidos por el gobierno federal.
    
2. El distrito escolar no recopilará, almacenará, utilizará ni difundirá datos privados o confidenciales sobre una persona para fines distintos a los indicados a dicha persona en el momento de la recopilación, de conformidad con la sección 13.04 de los Estatutos de Minnesota, salvo lo dispuesto en la subdivisión 4 de la sección 13.05 de los Estatutos de Minnesota.
    
3. Previa solicitud a la autoridad responsable o a la persona designada, se informará a la persona si es objeto de datos almacenados sobre personas y si estos están clasificados como públicos, privados o confidenciales. Previa solicitud adicional, a la persona que sea objeto de datos privados o públicos almacenados sobre personas se le mostrarán los datos sin cargo alguno y, si lo desea, se le informará del contenido y significado de dichos datos.
    
4. Una vez que se han mostrado los datos privados a una persona y se le ha informado de su significado, no es necesario revelarle dichos datos durante los seis meses siguientes, a menos que exista una disputa o una acción pendiente en virtud de esta sección, o que se hayan recopilado o creado datos adicionales sobre dicha persona.
    
5. La autoridad responsable o la persona designada proporcionará copias de los datos privados o públicos a petición de la persona a la que se refieren los datos. La autoridad responsable o la persona designada podrá exigir a la persona solicitante que pague los gastos reales de realización y certificación de las copias.
    
6. La autoridad responsable o la persona designada deberá cumplir inmediatamente, si es posible, con cualquier solicitud realizada de conformidad con esta subdivisión, o en un plazo de diez días a partir de la fecha de la solicitud, excluyendo sábados, domingos y días festivos, si no es posible el cumplimiento inmediato.
    
7. El interesado puede impugnar la exactitud o integridad de los datos públicos o privados. Para ejercer este derecho, deberá notificarlo por escrito a la autoridad responsable, describiendo la naturaleza del desacuerdo. La autoridad responsable, en un plazo de 30 días, deberá: (1) corregir los datos que se consideren inexactos o incompletos e intentar notificar a los destinatarios anteriores de los datos inexactos o incompletos, incluidos los destinatarios nombrados por la persona; o (2) notificar a la persona que la autoridad considera que los datos son correctos. Los datos objeto de controversia solo se divulgarán si la declaración de desacuerdo de la persona se incluye con los datos divulgados.
    
8. La decisión de la autoridad responsable puede ser apelada de conformidad con las disposiciones de la Ley de Procedimiento Administrativo relativas a los casos impugnados. Una vez recibida la apelación de una persona, el comisionado, antes de emitir la orden y la notificación de una audiencia de caso impugnado exigida por el capítulo 14 de los Estatutos de Minnesota, intentará resolver la controversia mediante la educación, la conferencia, la conciliación o la persuasión. Si las partes dan su consentimiento, el comisionado podrá remitir el asunto a mediación. Tras estos esfuerzos, el comisionado desestimará la apelación o emitirá la orden y la notificación de audiencia.
    
9. Los datos sobre personas que hayan sido impugnados con éxito por un individuo deben ser completados, corregidos o destruidos por una entidad gubernamental sin tener en cuenta los requisitos de la sección 138.17 de los Estatutos de Minnesota.
    
10. Después de completar, corregir o destruir los datos impugnados con éxito, el distrito escolar puede conservar una copia de la orden del comisionado de administración emitida en virtud del capítulo 14 de los Estatutos de Minnesota o, si no se emitió ninguna orden, un resumen de la disputa entre las partes que no contenga ningún detalle de los datos impugnados con éxito.

VI. SOLICITUDES DE DATOS POR PARTE DE UNA PERSONA AFECTADA POR LOS DATOS

1. Todas las solicitudes de datos personales deben realizarse por escrito y dirigirse al responsable del cumplimiento de las prácticas de datos.
    
2. Una solicitud de datos sobre un tema concreto debe incluir la siguiente información:
    
   1. Declaración de que se está realizando una solicitud como interesado para obtener datos sobre la persona o sobre un estudiante del que la persona es padre, madre o tutor.
       
   2. Fecha en que se presenta la solicitud;
       
   3. Una descripción clara de los datos solicitados;
       
   4. Prueba de que la persona es el interesado o el padre o tutor del interesado;
       
   5. Identificación de la forma en que se proporcionarán los datos (por ejemplo, inspección, copia, tanto inspección como copia, etc.); y
       
   6. Método para contactar con el solicitante (por ejemplo, número de teléfono, dirección o dirección de correo electrónico).
       
3. La autoridad responsable podrá solicitar aclaraciones al solicitante si la solicitud no es clara antes de responder a la solicitud de datos.
    
4. La Política 515 (Protección y privacidad de los expedientes académicos) aborda las solicitudes de los alumnos o sus padres relativas a los expedientes y datos académicos.

VII. SOLICITUDES DE DATOS PÚBLICOS

1. Todas las solicitudes de datos públicos deben realizarse por escrito y dirigirse al responsable del cumplimiento de las prácticas de datos.
    
   1. Una solicitud de datos públicos debe incluir la siguiente información:
       
      1. Fecha en que se presenta la solicitud;
          
      2. Una descripción clara de los datos solicitados;
          
      3. Identificación de la forma en que se proporcionarán los datos (por ejemplo, inspección, copia, tanto inspección como copia, etc.); y
          
      4. Método para contactar con el solicitante (por ejemplo, número de teléfono, dirección o dirección de correo electrónico).
          
   2. A menos que lo autorice específicamente la ley, el solicitante de los datos no está obligado a revelar su identidad, ni a explicar el motivo de la solicitud. Se le puede pedir a una persona que proporcione cierta información identificativa o aclaratoria con el único fin de facilitar el acceso a los datos.
       
   3. Una solicitud de datos públicos, incluida la identidad del solicitante, si se proporciona, es pública.
       
   4. El responsable del cumplimiento de las prácticas de datos puede solicitar aclaraciones al solicitante si la solicitud no está clara antes de responder a la solicitud de datos.
       
2. El responsable del cumplimiento de las prácticas de datos responderá a las solicitudes de datos en plazos y lugares razonables, de la siguiente manera:
    
   1. El responsable del cumplimiento de las prácticas de datos notificará al solicitante por escrito lo siguiente:
       
      1. Los datos solicitados no existen; o
          
      2. Los datos solicitados existen, pero el solicitante no tiene acceso a la totalidad o a una parte de ellos; o
          
         1. Si el responsable del cumplimiento de las prácticas de datos determina que los datos solicitados son confidenciales y, por lo tanto, se deniega el acceso al solicitante, la autoridad responsable informará al solicitante de la decisión por escrito, lo antes posible, y citará la sección específica de la ley, la clasificación temporal o la disposición específica de la ley federal en la que se basa la decisión.
             
         2. A petición del solicitante al que se le haya denegado el acceso a los datos, el responsable del cumplimiento de las prácticas de datos certificará por escrito que la solicitud ha sido denegada y citará la sección específica de la ley, la clasificación temporal o la disposición específica de la ley federal en la que se basa la denegación.
             
      3. Los datos solicitados existen y se tomarán las medidas necesarias para su inspección, se indicará cuándo estarán disponibles para su recogida o se indicará que se enviarán por correo. Si el solicitante no se presenta en el momento y lugar establecidos para la inspección de los datos o si estos no se recogen en un plazo de diez (10) días hábiles tras la notificación al solicitante, el distrito escolar concluirá que los datos ya no son necesarios y dará por cerrada la solicitud.
          
   2. El tiempo de respuesta del distrito escolar puede verse afectado por el tamaño y la complejidad de la solicitud en particular, incluyendo las modificaciones necesarias de los datos, y también por el número de solicitudes realizadas en un período de tiempo determinado.
       
   3. El distrito escolar proporcionará una explicación de la terminología técnica, las abreviaturas o los acrónimos contenidos en los datos de respuesta, previa solicitud.
       
   4. La MGDPA no exige al distrito escolar crear o recopilar nuevos datos en respuesta a una solicitud de datos, ni proporcionar datos pertinentes en un formato o disposición específicos si el distrito escolar no conserva los datos en ese formato o disposición.
       
   5. El distrito escolar no está obligado a responder a preguntas que no se refieran a una solicitud de datos concreta o a solicitudes de datos en general.

VIII. SOLICITUD DE DATOS RESUMIDOS

1. La solicitud de preparación de datos resumidos se presentará por escrito a la autoridad responsable.
    
   1. La solicitud de preparación de datos resumidos debe incluir la siguiente información:
       
      1. Fecha en que se presenta la solicitud;
          
      2. Una descripción clara de los datos solicitados;
      3. Identifique la forma en que se proporcionarán los datos (por ejemplo, inspección, copia, inspección y copia, etc.); y
          
      4. Método para contactar con el solicitante (número de teléfono, dirección o dirección de correo electrónico).
          
2. La autoridad responsable responderá en un plazo de diez (10) días hábiles a partir de la recepción de una solicitud para preparar datos resumidos e informará al solicitante de lo siguiente:
    
   1. Los costes estimados de la preparación de los datos resumidos, si los hubiera; y
       
   2. Los datos resumidos solicitados; o
       
   3. Una declaración escrita en la que se describa el calendario para preparar los datos resumidos solicitados, incluyendo los motivos de cualquier retraso; o
       
   4. Una declaración escrita en la que se describan los motivos por los que la autoridad responsable ha determinado que el acceso del solicitante comprometería los datos privados o confidenciales.
       
3. El distrito escolar exigirá al solicitante que pague por adelantado la totalidad o una parte del coste de la preparación de los datos resumidos antes de que el distrito escolar comience a prepararlos.

IX. COSTES

1. Datos públicos
    
   1. El distrito escolar cobrará por las copias proporcionadas de la siguiente manera:
       
      1. Las copias en blanco y negro de 100 páginas o menos, en papel de tamaño carta o legal, se cobrarán a 25 centavos por copia a una cara o a 50 centavos por copia a doble cara.
          
      2. Las más de 100 páginas o copias en otros materiales se cobran en función del coste real de la búsqueda y recuperación de los datos y la realización de las copias, a menos que el coste esté específicamente establecido por ley o norma.
          
         1. El coste real de realizar copias incluye el tiempo de los empleados, el coste de los materiales en los que se copian los datos y los gastos de envío (si los hubiera).
             
         2. Además, si el distrito escolar no tiene la capacidad para realizar las copias, por ejemplo, fotografías, se cobrará el costo real pagado por el distrito escolar a un proveedor externo.
             
   2. Todos los cargos deben pagarse en efectivo o con cheque bancario/giro postal antes de recibir las copias.
       
2. Resumen de datos
    
   1. Los gastos derivados de la preparación de los datos resumidos correrán a cargo del solicitante antes de preparar o suministrar dichos datos.
       
   2. El distrito escolar puede evaluar los costos asociados con la preparación de datos resumidos de la siguiente manera:
       
      1. El costo de los materiales, incluido el papel; el costo de la mano de obra necesaria para preparar el resumen de datos; cualquier lista de tarifas estándar de copia establecida por el distrito escolar, cualquier costo especial necesario para producir dichas copias a partir de un sistema de registro basado en máquinas, incluidos ordenadores y sistemas de microfilm;
          
      2.  El distrito escolar puede considerar el valor razonable de los datos resumidos preparados y, cuando proceda, reducir los costes evaluados al solicitante.
          
3. Datos pertenecientes a un sujeto individual
    
   1. La autoridad responsable o la persona designada podrá exigir a la persona solicitante que pague los costes reales de la realización y certificación de las copias.
      
      La autoridad responsable no cobrará ninguna tasa al interesado en aquellos casos en que este solo desee consultar datos privados.

X. Revisión anual y publicación

1. La autoridad responsable elaborará una política escrita sobre el acceso a los datos y una política escrita sobre los derechos de los interesados (incluidos los procedimientos específicos que utiliza el distrito escolar para que los interesados puedan acceder a los datos públicos o privados sobre las personas). La autoridad responsable actualizará las políticas, según sea necesario, a más tardar el 1 de agosto de cada año, y en cualquier otro momento que sea necesario para reflejar los cambios en el personal, los procedimientos u otras circunstancias que afecten a la capacidad del público para acceder a los datos.
    
2. Las copias de las políticas estarán fácilmente disponibles para el público mediante la distribución gratuita de copias al público o mediante su publicación en un lugar visible dentro del distrito escolar que sea fácilmente accesible para el público, o mediante su publicación en el sitio web del distrito escolar.

Aprobado el 5/11/2008
Revisado el 16/12/2021
Aprobado el 6/1/2022
Revisado el 27/10/2022
Aprobado el 31/11/2022