I. OBJETIVO

El objetivo de esta política es establecer las condiciones en las que el Distrito Escolar Independiente n.º 276 de Minnetonka reembolsará determinados gastos profesionales de los empleados. Esta política se aplica a todos los empleados del distrito, salvo que se modifique mediante un contrato de trabajo individual aprobado por la Junta Escolar.

Todos los viajes fuera del estado o cualquier viaje dentro del estado que implique alojamiento deberán ser aprobados previamente por el supervisor del empleado mediante el formulario de solicitud de permiso/tiempo libre.

II. AUTORIZACIÓN

El Distrito reembolsará a los empleados únicamente los gastos reales que estén directamente relacionados con el desempeño de las responsabilidades laborales del empleado y que hayan sido aprobados por el Superintendente o la persona designada. Dichos gastos reembolsables pueden incluir transporte, comidas, alojamiento, cuotas de inscripción, materiales necesarios, tarifas de estacionamiento y otros gastos razonables y necesarios relacionados con las actividades del Distrito escolar.

III. REEMBOLSO

1. Las solicitudes de reembolso deben detallarse en los formularios oficiales del Distrito y enviarse al Superintendente o a la persona designada. Los recibos de alojamiento, transporte comercial, inscripción en programas y otros gastos razonables y necesarios deben adjuntarse al formulario de reembolso.
    
2. Los viajes en automóvil se reembolsarán según la tarifa por milla establecida por la Junta Escolar. El transporte comercial reflejará las tarifas «económicas» y solo se reembolsará el costo real del viaje relacionado con el viaje aprobado.

IV. ESTABLECIMIENTO DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS

La Junta Escolar adoptará un calendario de tasas de reembolso para los gastos comerciales del Distrito, incluidos aquellos gastos que requieran aprobación previa y tasas específicas de reembolso. El Superintendente, o la persona designada, elaborará directivas y directrices para abordar los métodos y plazos para la presentación de solicitudes de reembolso.

V. RESPONSABILIDAD

1. La responsabilidad del cumplimiento de esta política es triple:
    
   1. El empleado que presente la solicitud de reembolso es responsable de garantizar que se haya cumplido un fin público y de proporcionar la documentación adecuada según lo exigido en este procedimiento.
       
   2. El supervisor que firma la solicitud de reembolso es responsable de garantizar que el empleado que realizó el gasto cumplió con un propósito público, que se cuenta con la documentación adecuada y que los procedimientos de compra del Distrito no podrían haberse utilizado razonablemente para realizar el gasto.
       
   3. Los funcionarios designados de la Oficina Comercial son responsables de garantizar que el formulario de reembolso se complete correctamente y que la firma de supervisión adecuada figure en el formulario.
       
2. Si el superintendente, o la persona designada, o la Junta Escolar determina que el gasto incurrido por el empleado no cumplió con un propósito público, la reclamación será denegada y el gasto pasará a ser responsabilidad del empleado.
    
3. El Distrito no reembolsará a un empleado en la medida en que un gasto exceda las necesidades razonables para cumplir con el propósito comercial de la ocasión.
    
4. Un supervisor que apruebe por adelantado los gastos de negocios de un empleado puede imponer condiciones particulares al gasto, incluyendo, entre otras, el importe máximo aprobado para el reembolso.
    
5. En ningún caso el Distrito reembolsará a un empleado el costo de bebidas alcohólicas, gastos de entretenimiento o gastos de cónyuge, acompañante o hijos mientras el empleado se encuentre en viaje oficial por cuenta del Distrito. El Distrito tampoco reembolsará a ningún empleado los gastos que el Distrito no pueda pagar o asumir en virtud de la legislación aplicable. Esto incluiría gastos tales como lavandería, cine, llamadas telefónicas personales y aperitivos.
    
6. Gastos por los que se permite el reembolso a un empleado:
    
   1. Kilometraje aprobado para desplazamientos relacionados con funciones del Distrito y entre edificios del Distrito. El kilometraje se pagará a los empleados según la tarifa actual del Servicio de Impuestos Internos. Las normas actuales de la Agencia Tributaria determinan el kilometraje reembolsable. Se permite el kilometraje desde el lugar de trabajo del empleado hasta una conferencia de desarrollo del personal y de vuelta al lugar de trabajo del empleado, pero no desde el domicilio del empleado hasta la conferencia de desarrollo del personal y de vuelta a su domicilio. No se pagará el kilometraje si el kilometraje total recorrido es inferior a la distancia habitual que recorre el empleado desde su domicilio hasta su lugar de trabajo.
       
   2. Comidas, más propinas, sin exceder los 75 dólares al día. Cuando una comida está incluida en la inscripción a un evento, o es pagada por otra fuente, no se permite el reembolso de dicha comida. Se requiere un recibo para cualquier comida que cueste más de 10 dólares.
       
   3. Transporte terrestre aprobado y otros gastos incidentales admisibles incurridos durante los viajes realizados en nombre del Distrito. Se recomienda utilizar el medio de transporte terrestre más económico. Se permiten excepciones cuando circunstancias tales como la ubicación, la distancia o los materiales de presentación exigen el uso de un taxi o un coche de alquiler.
       
   4. El alojamiento comercial no debe exceder la tarifa de una habitación individual, a menos que dos empleados compartan la misma habitación.
       
   5. Los gastos incurridos por la conexión a Internet solo se reembolsarán cuando se hayan incurrido por motivos escolares y solo cuando hayan sido aprobados previamente por el administrador supervisor.
       
   6. El transporte comercial no debe exceder la tarifa aérea en «clase turista». Si se utiliza un vehículo personal en lugar del transporte aéreo comercial, se reembolsará a los empleados los gastos reales incurridos, sin exceder la tarifa aérea en «clase turista».
       
   7. Anticipo para viajes: El Distrito está autorizado a pagar por adelantado a los empleados los gastos de reuniones o viajes. Dicho anticipo se limita a los gastos previstos de inscripción, transporte y alojamiento. Cada solicitud debe ser aprobada por el Superintendente, o la persona designada, y debe estar respaldada por los recibos correspondientes al viaje aprobado.
       
   8. Los artículos de bajo precio, que cuestan 100 dólares o menos, no son prácticos para comprarlos mediante una orden de compra del Distrito.
       
   9. Compras de emergencia para las que el proceso de compra habitual no es oportuno.