DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.9 HIPAA: solicitud de modificación

Solicitud de modificación

Objetivo: Establecer directrices relativas al derecho de las personas a solicitar modificaciones en su información médica protegida.

Política: Minnetonka ISD #276 permitirá a las personas solicitar modificaciones a su información médica protegida, salvo que lo prohíba esta política o la ley.

Procedimiento:

1. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 actuará ante la solicitud de un empleado para modificar su PHI en un plazo de 60 días a partir de la recepción de la solicitud.
    
2. Las modificaciones que Minnetonka ISD #276 realizará a la PHI incluirán, entre otros, los siguientes datos:
    
   1. Información demográfica del paciente.
       
   2. Información sobre seguros.
       
3. Si no se puede cumplir con el requisito de 60 días, la oficina enviará al paciente una declaración por escrito con los motivos del retraso y la fecha en la que se completará la solicitud. Esto ampliará el plazo por 60 días más.
    
4. Si se realiza una modificación en la PHI de una persona (cambio en los datos demográficos, adición a la información demográfica, etc.), el empleado notificará al paciente la finalización del cambio de manera oportuna. El empleado también identificará a los empleados aquellas personas o entidades con las que se compartirá la modificación.
    
5. Todas las demás entidades afectadas por el cambio en la PHI, según lo determine Minnetonka ISD #276 y se comunique al empleado, serán notificadas de la modificación. También se notificará a las personas y entidades identificadas por el empleado. Esto incluye, entre otros:
    
   1. Grupos médicos.
       
   2. Hospitales, centros de diagnóstico por imagen, centros ambulatorios.
       
   3. Agencias de cobro.
       
   4. Empresas de procesamiento de estados de cuenta.
       
   5. Compañías de seguros afectadas.
      
      Si Minnetonka ISD #276 recibe una notificación de otra entidad cubierta en virtud de una enmienda a la PHI de los pacientes, aplicará la enmienda en el expediente del empleado, de conformidad con 164.526(e).
       
6. Si la solicitud de modificación no se refiere a lo indicado en el punto (2) de la lista anterior, se remitirá al empleado al originador de la PHI. Minnetonka ISD #276 remitirá al empleado al hospital, al socio comercial u otro tercero apropiado para solicitar modificaciones a su PHI. Algunos ejemplos de ello serían los siguientes:
    
   1. Modificaciones a los formularios de consentimiento: Hospital, socio comercial o centro donde se completó el consentimiento.
       
   2. Modificaciones de los historiales médicos o informes diagnósticos: hospitales o centros médicos, según corresponda.
       
7. Si, a pesar de todo lo anterior, Minnetonka ISD #276 recibe una solicitud de modificación de la PHI de un empleado, y ninguna de las situaciones anteriores es aplicable, y parece probable que se deniegue, se deberá notificar la situación al responsable de privacidad.
    
8. Según la normativa, solo se puede denegar la solicitud cuando se determine que la PHI afectada:
    
   1. No fue creado por Minnetonka ISD #276.
       
   2. Es para información que no forma parte del conjunto de registros designados.
       
   3. Es exacta y completa.
       
9. Si se ha presentado una declaración de desacuerdo, Minnetonka ISD #276, tras recibir la notificación del socio comercial, adjuntará dicha información a cualquier divulgación futura de la PHI relacionada con el desacuerdo. Si no se ha presentado ninguna declaración de desacuerdo, la solicitud de modificación y denegación se incluirá en cualquier divulgación futura de la PHI relacionada con el desacuerdo, solo si la persona ha solicitado dicha acción.
    
10. Todas las acciones anteriores relacionadas con la presentación de una denegación por parte de los socios comerciales se gestionarán con la ayuda del responsable de privacidad.

Ref.: §164.524

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.10 HIPAA: solicitud de información confidencial

Solicitar información confidencial

Objetivo: Establecer directrices relativas al derecho de las personas a solicitar que la información sanitaria protegida se facilite mediante comunicaciones confidenciales.

Política: Minnetonka ISD #276 permitirá que las personas soliciten que se les facilite su información médica protegida (PHI) mediante comunicaciones confidenciales, de conformidad con la normativa de privacidad.

Procedimiento:

11. Minnetonka ISD #276 actuará ante la solicitud de un empleado de recibir comunicaciones de manera confidencial (por medios alternativos o comunicaciones) poniéndose en contacto con el socio comercial. Minnetonka ISD #276 no actuará directamente ante ninguna solicitud de esta naturaleza por parte de un individuo en relación con la divulgación de su PHI.
     
12. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 seguirá las instrucciones del socio comercial una vez que se haya presentado la solicitud de comunicaciones confidenciales.
     
13. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 seguirá todas las instrucciones del socio comercial, de modo que se cumplan los requisitos de la normativa de privacidad:
     
    1. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 puede solicitar a la persona que presente una solicitud por escrito para mantener la confidencialidad de la comunicación. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 conservará un memorándum de la solicitud y lo incluirá en el expediente del empleado. No se puede exigir ninguna explicación sobre el motivo de la solicitud.
        
    2. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 determinará la razonabilidad de la solicitud en términos de dificultad administrativa. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 seguirá todas las instrucciones del empleado sobre métodos alternativos de comunicación para el empleado. Los empleados remitirán todas las solicitudes al responsable de privacidad.

Ref.: §164.522(b); 164.502(h)

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.11 HIPAA: solicitud de restricción de divulgaciones

Solicitud de restricción de divulgación

Objetivo: Establecer directrices relativas al derecho de las personas a solicitar restricciones en la divulgación de información médica protegida (PHI) para fines de tratamiento, pago y operaciones sanitarias.

Política: Minnetonka ISD #276 permitirá a las personas solicitar que se restrinja la divulgación de la PHI para tratamientos, pagos y operaciones sanitarias, de acuerdo con la normativa de privacidad.

Procedimiento:

14. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 actuará ante una solicitud de un empleado para restringir la divulgación de información médica protegida (PHI) solo después de remitir la solicitud o derivar al empleado al socio comercial para que apruebe la solicitud.
     
15. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 seguirá las instrucciones del socio comercial una vez que haya resuelto la solicitud de restricciones de divulgación.
     
16. Minnetonka ISD #276 seguirá todas las instrucciones del socio comercial, de modo que se cumplan los requisitos de la normativa de privacidad de conformidad con 164.522(a) y 164.510(b), según lo determine el responsable de privacidad de Minnetonka ISD #276. Minnetonka ISD #276 documentará todas las restricciones de divulgación en el expediente del empleado. La solicitud de restricción de divulgación en sí misma no se pondrá a disposición de ninguna parte externa en este caso, a menos que lo indique el socio comercial. Minnetonka ISD #276 solo remitirá la PHI revisada necesaria a todas las partes externas pertinentes con las que trata, incluyendo: agencias de cobro, empresas de procesamiento de extractos, compañías de seguros, etc.
     
17. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 atenderá directamente las solicitudes de restricción de divulgación que se refieran a:
     
    1. La persona que solicita la restricción solicita que se restrinja la información de facturación y la información demográfica a terceros externos si ello no afecta al reembolso. (Es decir, los extractos o facturas de los pacientes solo se enviarán a una dirección determinada, etc.). La oficina de facturación de Minnetonka ISD #276 se asegurará de que solo se envíe la información pertinente a terceros externos, como las agencias de cobro y la empresa de procesamiento de extractos. La solicitud de restricción de divulgación en sí misma no se transmitirá directamente a ninguna parte externa, salvo que lo indique el socio comercial o el empleado.
       
       Si ambas partes, Minnetonka ISD #276 y el empleado, acuerdan la restricción de divulgación, esta se documentará en el expediente del empleado.
        
18. Si un empleado solicita la terminación de una restricción de divulgación que no implique la información mencionada en el punto número 4, se remitirá la solicitud de terminación al socio comercial. Minnetonka ISD #276 seguirá entonces todas las instrucciones del socio comercial, de conformidad con la normativa de privacidad 164.522(a)(2). La documentación de la terminación se conservará en el expediente del empleado.
     
19. Si un empleado solicita la terminación de una restricción de divulgación de la PHI incluida en el punto 4 anterior, Minnetonka ISD #276 solicitará al empleado que presente por escrito la solicitud de terminación y la documentación de la restricción se incluirá en el expediente del empleado.

Ref.: §164.522(a)

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.12 HIPAA: información mínima necesaria

Información mínima necesaria

Objetivo: Establecer directrices sobre las limitaciones relativas al uso de la información médica protegida (PHI) a la que pueden acceder las personas dentro del distrito escolar independiente Minnetonka ISD #276.

Política: Minnetonka ISD #276 solo permitirá el acceso a la cantidad mínima de PHI necesaria para que una persona realice la tarea o responsabilidad prevista.

Procedimiento:

1. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 solo permitirá que la cantidad necesaria de información médica protegida (PHI) se transmita a los diferentes departamentos y categorías de personal para que estos puedan realizar sus tareas específicas. El personal tendrá acceso a la siguiente información necesaria para desempeñar sus funciones:
    
   1. Información demográfica del paciente.
       
   2. Información del formulario de reclamaciones y adjuntos.
       
   3. Informes y registros médicos obtenidos de un socio comercial y entidades cubiertas que son necesarios para codificar y facturar a los terceros pagadores.
       
   4. Explicación de los beneficios y otra correspondencia con terceros pagadores, incluyendo indemnizaciones por accidentes laborales, compañías de seguros de automóviles, etc.
       
   5. Correspondencia de los empleados sobre cuestiones relacionadas con los reembolsos.
       
   6. Correspondencia sobre depósitos bancarios.
       
   7. Correspondencia sobre reembolsos de agencias de cobro, empresas de procesamiento de extractos y empresas externas de codificación.
      
      Los empleados cuyas funciones impliquen la preparación, resolución o implementación de actividades de reembolso tendrán acceso a la información anterior.
       
2. El responsable de privacidad tendrá acceso a la información anterior para llevar a cabo sus funciones administrativas y relacionadas con los reembolsos en materia de pagos y operaciones sanitarias en nombre de Minnetonka ISD #276.
    
3. Si surge algún problema relacionado con el acceso a la PHI, se notificará al responsable de privacidad y se tomará una decisión sobre los elementos de la PHI que es necesario que vea el empleado. Si surge alguna duda sobre el acceso, se consultará con un asesor jurídico.
    
4. Si una o varias personas sospechan que se ha producido una infracción intencionada de la política de mínima necesidad, se notificará al responsable de privacidad. En función del alcance y la intención de la infracción, se seguirán la política y los procedimientos de sanción de los empleados.

Ref.: §164.502(b); 164.514(d)

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.13 HIPAA: representante del personal

Representante personal

Objetivo: Establecer directrices para la divulgación de información médica protegida (PHI) a personas y a quienes hayan sido designados como representantes personales.

Política: Minnetonka ISD #276 permitirá la divulgación de la PHI a las personas afectadas o a aquellas designadas como representantes personales de la persona según lo establecido por la ley.

Procedimiento:

1. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 permitirá que la información médica protegida (PHI) se entregue a la persona que es objeto de dicha información.
    
2. La información médica protegida (PHI) facilitada a una persona por un empleado de Minnetonka ISD #276 se limitará a los datos que figuran en su expediente de empleado. Esto incluye, entre otros: información demográfica del paciente, información sobre el seguro, estado de la cuenta del empleado, información financiera y estado de reembolso de su cuenta, servicios prestados. La persona será remitida al socio comercial u otra entidad, según corresponda, para consultas relacionadas con informes clínicos y diagnósticos, así como otros asuntos relacionados con el historial médico.
    
3. Para verificar la identidad de la persona antes de facilitar cualquier información médica protegida (PHI) o información de la cuenta por teléfono o por otros medios, se obtendrán los siguientes datos para verificar la identidad:
   1. Fecha de nacimiento, o
       
   2. Número de la seguridad social, y
       
   3. Fecha del servicio en cuestión.
      
      Si no se puede verificar la identidad por estos medios, no se proporcionará ninguna información.
       
4. Los representantes personales solo recibirán la PHI o la información de la cuenta de una persona de conformidad con la normativa 164.502(g) y con la debida autorización firmada como prueba. Si, en virtud de la legislación estatal, una persona tiene la autoridad para actuar en nombre de una persona que es:
    
   1. Adulto o menor emancipado,
       
   2. Persona fallecida,
       
   3. Representante autorizado según lo definido por la ley estatal, entonces la PHI o la información de la cuenta se proporcionará a los representantes personales mencionados anteriormente solo con la documentación adecuada y solo la información enumerada en el punto dos anterior.
       
5. Si un empleado tiene alguna pregunta sobre la idoneidad de proporcionar cualquier información médica protegida (PHI) o información de la cuenta a un representante personal designado, se debe notificar al responsable de privacidad.

Ref.: §§164.502(g); 164.524; 164.528; 164.510(b)

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.14 HIPAA: socios comerciales

Socios comerciales

Objetivo: Establecer la implementación de contratos de socios comerciales con entidades que realizan funciones relacionadas con la utilización de información médica protegida (PHI) en nombre de Minnetonka ISD #276.

Política: Minnetonka ISD #276 celebrará contratos de asociación comercial con todas las personas y entidades que utilicen y tengan acceso a la información médica protegida (PHI) de las personas para realizar actividades en nombre de Minnetonka ISD #276.

Procedimiento:

1. El contrato de socio comercial adjunto se utilizará para celebrar un acuerdo contractual con todas las entidades externas que desempeñen funciones para Minnetonka ISD #276 relacionadas con el uso o el acceso a la información médica protegida (PHI) de las personas. El contrato solo podrá modificarse tras su revisión por parte del siguiente personal: el responsable de privacidad o el presidente de la junta directiva de Minnetonka ISD #276.
    
2. Todos los contratos con socios comerciales serán revisados y contarán con la firma del nivel directivo que el responsable de privacidad considere oportuno.
    
3. Se conservará una copia del contrato de socio comercial en la oficina comercial de Minnetonka ISD #276.
    
4. Si un empleado de Minnetonka ISD #276 sospecha que el socio comercial ha incumplido el contrato de socio comercial, el empleado se pondrá en contacto con el responsable de privacidad, quien tomará las medidas necesarias según lo dispuesto en 164.504(e)(1)(ii).
    
5. Si existe alguna duda sobre si una entidad debe firmar un contrato de socio comercial, se notificará al responsable de privacidad, quien determinará la condición de socio comercial según la definición del artículo 160.103.
    
6. Si se solicita a Minnetonka ISD #276 que celebre un contrato de socio comercial con otra entidad cubierta u otra entidad, todas las consultas y contratos serán responsabilidad última del responsable de privacidad. Una vez que Minnetonka ISD #276 haya firmado un contrato de socio comercial, todos los empleados que traten con el socio comercial deberán conocer las disposiciones de dicho contrato y cumplirlas.

Ref.: §§164.504(f); 164.510(b)(2); 164.510; 164.504(e)

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.15 HIPAA: autorizaciones y formularios de autorización

Autorizaciones y formularios de autorización

Objetivo: Obtener la autorización necesaria de un empleado.

Política: Minnetonka ISD #276 obtendrá la autorización por escrito, firmada y fechada por la persona, para cualquier uso o divulgación de información médica protegida que no sea para fines de pago, tratamiento u operaciones de atención médica y que no sea una excepción de política pública según lo establecido en §164.512.

Procedimiento:

1. Todos los empleados del Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 deben utilizar el formulario de autorización correspondiente para la divulgación de información médica protegida, tal y como se incluye en esta política. La autorización no puede incluirse en una página junto con ningún otro documento.
    
2. El empleado utilizará los formularios de autorización correspondientes para el uso interno de la información médica protegida y para la divulgación externa de la información médica protegida, tal y como se adjunta. La siguiente información se incluirá en el formulario de autorización, pero el contenido no se limita a:
    
   1. Una descripción de la información que se utilizará o divulgará.
       
   2. La identificación de la(s) persona(s) autorizada(s) para realizar el uso o la divulgación solicitados.
       
   3. Una fecha de vencimiento o un evento relacionado con la persona o con el propósito del uso o la divulgación.
       
   4. Una declaración del derecho del individuo a revocar la autorización,
       
   5. Firma del empleado y fecha de la firma,
       
   6. Debe estar redactado en lenguaje sencillo.
       
3. La firma del empleado y la fecha de firma deben figurar en el formulario de autorización. Todas las partes del formulario de autorización deben completarse para que se considere una autorización válida.
    
4. Si un paciente se niega a firmar, el responsable de privacidad intervendrá si es necesario.
    
5. Se entregará al empleado una copia del formulario de autorización cumplimentado.
    
6. Una autorización solo es válida para una única ocasión (uso o divulgación), por lo que se necesita una nueva autorización firmada cuando se justifique cualquier otro uso o divulgación apropiados de la información médica protegida.
    
7. Un empleado puede revocar una autorización en cualquier momento (decidir no autorizar el uso y la divulgación). La revocación debe realizarse por escrito y conservarse en el expediente del empleado. Si ya se ha obtenido la autorización y se ha realizado el uso o la divulgación, se debe notificar al responsable de privacidad si se produce una revocación posterior. Si no se ha realizado el uso o la divulgación, se deben suspender todas las actividades relacionadas con el uso y la divulgación, y se debe notificar la revocación al responsable de privacidad.
    
8. Todas las solicitudes de divulgación que requieran autorización se remitirán al socio comercial para su revisión y aprobación. Minnetonka ISD #276 seguirá las instrucciones del socio comercial cuando las reciba.
    
9. No se necesita autorización para divulgar la PHI de una persona en los siguientes casos, entre otros:
    
   1. Agencias de cobro.
       
   2. Procesadores de declaraciones.
       
   3. Compañías de seguros y terceros pagadores.
       
   4. Socios comerciales.
       
   5. Compañías de seguros de automóviles.
       
   6. Cámaras de compensación.
       
   7. Excepciones de prioridad pública tal y como se enumeran en las divulgaciones exigidas por la política legal de este manual.
       
      1. Si existe alguna duda sobre si se requiere una autorización, se debe notificar al responsable de privacidad.
          
      2. Las autorizaciones se conservarán en papel en un lugar accesible y se documentarán cuando se reciban. La documentación deberá consistir en:
         1. Empleado que realiza la anotación.
             
         2. Por qué se obtuvo la autorización.
             
         3. Documentación de la recepción de un formulario de autorización válido.
             
         4. Acciones completadas gracias a la autorización recibida.
             
         5. Fecha de recepción de la autorización.

Ref.: §§164.506)a); 164.512; 164.508(a-f); 164.520

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.16 HIPAA: divulgación general con notificación

Divulgación general con aviso

Objetivo: Proporcionar orientación sobre los usos y/o divulgaciones permitidos de la PHI.

Política: Minnetonka ISD #276 utiliza y divulga información médica protegida (PHI) para tratamiento, pago y operaciones (TPO) tal y como se describe en esta política, y de conformidad con la Norma de Privacidad.

Procedimiento:

1. La Norma de Privacidad permite a Minnetonka ISD #276 utilizar y divulgar la PHI de un miembro sin obtener primero la autorización del miembro para llevar a cabo la TPO. A continuación se presentan ejemplos de uso y divulgación de la PHI:
    
   1. En relación con el tratamiento, el pago de las operaciones de atención médica.
       
   2. Actividades terapéuticas de un profesional sanitario.
       
   3. Otra entidad cubierta o un proveedor de atención médica para las actividades de pago de la entidad que recibe la PHI.
       
   4. Otra entidad cubierta para operaciones de atención médica de la entidad que recibe la PHI, si se cumplen todas las condiciones siguientes:
       
   5. Tanto Minnetonka ISD #276 como la entidad receptora tienen o han tenido una relación con el miembro que es objeto de la PHI solicitada;
       
   6. La PHI se refiere a dicha relación; y
       
   7. La divulgación se realiza con el fin de detectar fraudes y abusos en la atención médica o de garantizar el cumplimiento normativo; o
       
   8. Para cualquiera de los siguientes fines:
       
      1. Realizar actividades de evaluación y mejora de la calidad, incluyendo la evaluación de resultados y el desarrollo de guías clínicas.
          
      2. Revisar la competencia o las cualificaciones de los profesionales sanitarios, evaluar el rendimiento de los médicos y proveedores, y el rendimiento de los planes de salud.

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.17 HIPAA: personas fallecidas

Personas fallecidas

Objetivo: Establecer los protocolos en los que se puede proporcionar información médica protegida (PHI) o información de la cuenta a los representantes personales de personas fallecidas.

Política: Minnetonka ISD #276 permitirá que la información médica protegida (PHI) o la información de la cuenta de una persona se revele a un representante personal de una persona fallecida, de conformidad con la normativa de privacidad del artículo §164.502.

Procedimiento:

1. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 permitirá que los registros sean obtenidos por un representante personal de una persona fallecida solo cuando se haya obtenido la documentación adecuada que acredite su condición.
    
2. Todos los empleados del Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 obtendrán registros de la tutela, el estado de administrador u otra autoridad aplicable para actuar en nombre de una persona fallecida o su patrimonio antes de que se pueda proporcionar cualquier información de la cuenta o PHI.
    
3. Todas las demás solicitudes de información sobre personas fallecidas se remitirán a la entidad correspondiente.
    
4. Si no hay pruebas de que el representante personal sea el albacea u otra autoridad para recibir la información, el empleado lo notificará al responsable de privacidad.

Ref.: §§164.502(f); 164.502(g)(4); 164.512(g)

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.18 HIPAA: verificación de solicitudes de información médica protegida (PHI)

Verificación de solicitudes de información médica protegida (PHI)

Objetivo: Establecer los protocolos en los que se autoriza a las personas que solicitan información médica protegida (PHI) a recibir dicha información.

Política: Minnetonka ISD #276 permitirá que la información médica protegida (PHI) o la información de la cuenta de una persona se revele a dicha persona solo después de una verificación razonable y adecuada de su identidad.

Procedimiento:

1. Los empleados del Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 solo proporcionarán información de cuentas o información médica protegida (PHI) a una persona después de que esta haya respondido a las preguntas de verificación correspondientes:
    
   1. Fecha de nacimiento, o
       
   2. Número de la seguridad social, y
       
   3. Fecha del servicio o servicios en cuestión.
       
2. Si la persona en cuestión es un adulto que realiza la solicitud en nombre de un menor, se debe obtener la siguiente información adicional:
    
   1. Fecha de nacimiento del niño,
       
   2. b. Nombre de la persona que realiza la consulta y relación parental con el niño.
       
3. Si la persona es un representante personal designado, se deben seguir la política y el procedimiento para representantes personales.
    
4. La PHI proporcionada a una persona se limitará a los elementos incluidos en sus actividades de reembolso. Esto incluye, entre otros: información sobre seguros, información demográfica, estado de la reclamación, consultas sobre pagos y servicios prestados. Todas las solicitudes de información clínica y de otro tipo se remitirán a la entidad correspondiente de la que proceda la PHI.
    
5. Si la persona que solicita la PHI es un funcionario público, el empleado lo notificará al responsable de privacidad y sus acciones se ajustarán a lo dispuesto en 164.512(a). Las divulgaciones a funcionarios públicos solo pueden realizarse en determinadas circunstancias sin la autorización de la persona y incluyen, entre otras:
    
   1. La solicitud del funcionario público se realiza en persona y se muestra evidencia de su condición de funcionario público.
       
   2. Si la solicitud se presenta por escrito y en papel membretado oficial del gobierno.
       
   3. Si la divulgación se realiza a una persona que actúa en nombre de un funcionario público con la documentación adecuada que demuestre que trabaja en nombre de un funcionario público.
       
   4. Si la solicitud se realiza en virtud de un proceso legal, una orden judicial, una citación, una orden o cualquier otro proceso legal emitido por un gran jurado o un tribunal judicial o administrativo.
       
6. Cualquier contabilización necesaria de la divulgación se realizará de conformidad con la política y el procedimiento de contabilización de divulgaciones.

Ref.: §§164.514(h); 164.512(a); 164.512(f) 164.502(f); 164.510(b)

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.19 HIPAA: uso y divulgación; empleador/patrocinador del plan

Uso y divulgación: Empleador/Patrocinador del plan

Objetivo: Con el fin de permitir que Minnetonka ISD #276 revise la información médica protegida (PHI) para fines de apelaciones de reclamaciones, auditorías de reclamaciones y otros fines administrativos sin necesidad de una autorización individual, Minnetonka ISD #276 debe modificar los documentos del plan autofinanciado para incorporar las disposiciones exigidas por las normas de privacidad.

Política: Minnetonka ISD #276 modificará los documentos del plan según lo exijan las normas de privacidad y certificará que dichas modificaciones se han completado antes de que el plan (u otras entidades cubiertas) puedan revelarle la PHI.

Procedimiento:

El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 modificará los documentos de su plan autofinanciado para incorporar las siguientes disposiciones exigidas por las normas de privacidad.

Cada uno de los planes cubiertos debe:

1. Describa cómo el patrocinador del plan puede (y, en algunos casos, debe) utilizar o divulgar la PHI. Dichos usos y divulgaciones no pueden ser incompatibles con las normas de privacidad.
    
   1. Establecer que el patrocinador del plan no utilizará la PHI para ningún fin que no esté previsto en el plan o exigido por la ley. El plan debe prohibir expresamente al patrocinador del plan utilizar o divulgar la PHI para tomar decisiones relacionadas con el empleo o en relación con otros planes.
       
2. Exigir al patrocinador del plan que notifique al plan cuando tenga conocimiento de usos indebidos y divulgaciones inapropiadas de la PHI.
    
3. Proporcionar a las personas un acceso adecuado a su propia PHI y garantizar que el patrocinador del plan modifique la PHI cuando sea necesario, previa solicitud.
    
4. Exigir al patrocinador del plan que mantenga una contabilidad adecuada de las divulgaciones de la PHI.
    
5. Exigir al patrocinador del plan que ponga a disposición del HHS sus prácticas internas, libros y registros.
    
6. Exigir al patrocinador del plan que identifique a los empleados (o clases de empleados) y otras personas con acceso a la PHI y restrinja el acceso a dichos empleados y otras personas.
    
7. Establecer un mecanismo para resolver los problemas relacionados con el incumplimiento de los requisitos del documento del plan.
    
8. Exigir al patrocinador del plan que se asegure de que los agentes, incluidos los subcontratistas, a quienes proporciona PHI acepten las mismas restricciones y condiciones.
    
9. Establecer que, si es posible, el patrocinador del plan devolverá o destruirá toda la PHI recibida del plan cuando ya no sea necesaria para cumplir con los fines de la divulgación.
    
10. El patrocinador del plan debe certificar que los documentos del plan han sido modificados adecuadamente antes de que el plan (u otras entidades cubiertas) puedan revelarle la PHI.

Ref.: §164.504(b)(c); 164.504(f)(1-3);
          §164.508(a); 164.508(b)(4)(A-B); 164.514(g);164.504(f)
164.528

DISTRITO ESCOLAR PÚBLICO DE MINNETONKA

Política n.º 425.20 HIPAA: exigida por ley

Exigido por ley

Objetivo: Identificar los casos en los que se utilizará y divulgará la información médica protegida (PHI) de una persona sin su consentimiento, autorización o oportunidad de aceptar u objetar.

Política: Minnetonka ISD #276 solo permitirá la divulgación de la PHI con el consentimiento, la autorización o la oportunidad de que la persona dé su acuerdo u objete si cumple los requisitos de la sección §164.512.

Procedimiento:

1. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 permitirá el uso o la divulgación de la PHI sin la autorización o el consentimiento del individuo, siguiendo las instrucciones del socio comercial, para los siguientes fines:
    
   1. Actividades de salud pública según se describen en §164.512(b)(1-2).
       
   2. Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica según el artículo 164.512 (c).
       
   3. Fines policiales según el artículo 164.512(f).
       
   4. Información médica protegida sobre personas fallecidas según el artículo 164.512(g).
       
   5. Donaciones de órganos o tejidos según el artículo 164.512(h)
       
   6. Fines de investigación según el artículo 164.512(i).
       
   7. Aversión a amenazas graves para la salud o la seguridad según §164.512(j).
       
   8. Funciones gubernamentales especializadas según el artículo 164.512 (k).
      
      Antes de la divulgación, se obtendrá la verificación adecuada de la entidad que solicita la PHI (tarjeta de identificación, carta con membrete oficial, etc.). Estas «excepciones de prioridad pública» son exigidas por la ley, y el socio comercial determinará la divulgación de la PHI en estos casos. Todos los empleados de Minnetonka ISD #276 deben consultar con el responsable de privacidad si reciben solicitudes de información de estas entidades. Toda la documentación pertinente se conservará en el expediente del empleado, de conformidad con la política de divulgación.
       
2. El Distrito Escolar Independiente Minnetonka #276 permitirá el uso o la divulgación de la PHI sin la autorización o el consentimiento del individuo en los siguientes casos, según lo exige el artículo §164.512:
   1. Para actividades de supervisión sanitaria. Minnetonka ISD #276 permitirá el acceso a la PHI a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley, incluyendo:
       
      1. Auditorías.
          
      2. Procedimientos o acciones civiles, administrativas o penales; y
          
      3. Otras actividades incluyen la supervisión del sistema sanitario, los programas de prestaciones gubernamentales en los que la información médica protegida es relevante para la elegibilidad de los beneficiarios, y las entidades sujetas a programas reguladores gubernamentales en los que la información médica es necesaria para determinar el cumplimiento de las normas de los programas.
          
   2. Para procedimientos judiciales y administrativos. Minnetonka ISD #276 permitirá la divulgación de la PHI en el curso de cualquier procedimiento judicial o administrativo con pruebas de lo siguiente:
       
      1. Orden del tribunal judicial o administrativo (solo la información solicitada en la orden).
          
      2. En caso de una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal que no cuente con una orden judicial, Minnetonka ISD #276 remitirá la solicitud al socio comercial.
          
   3. Indemnización por accidente laboral. Minnetonka ISD #276 divulgará la PHI en la medida necesaria para cumplir con las leyes relativas a la indemnización por accidente laboral o programas similares que proporcionan prestaciones por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo, independientemente de la culpa.
      
      El responsable de privacidad debe gestionar todas las solicitudes anteriores. Estas divulgaciones solo pueden realizarse con fines de supervisión sanitaria y no están permitidas para investigaciones u otras actividades en las que la persona sea objeto de la investigación o actividad. Toda la documentación pertinente de la divulgación se conservará en el expediente del empleado, de conformidad con la política de contabilidad de divulgaciones. Se llevará a cabo toda la verificación pertinente de la identidad antes de iniciar la divulgación de la PHI.
       
3. En todas las circunstancias, solo se divulgará la PHI mínima necesaria. Para las entidades enumeradas en el punto 2, la información solicitada puede considerarse como la mínima necesaria.

Ref.: §§164.501; 164.512; 164.502(b)(2)(iv);
164.514(d)(3)(iii)(A); 164.514(h)(1)