I. OBJETIVO

El objetivo de esta política es establecer procedimientos relativos al mantenimiento de los registros del Consejo Escolar y la publicación de sus actas oficiales.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

Es política del Distrito Escolar mantener sus registros de manera que estén disponibles para su inspección por parte del público en general y proporcionar la publicación de sus actas oficiales de conformidad con la ley.

III. MANTENIMIENTO DE ACTAS Y REGISTROS

1. El secretario, o la persona designada, conservará y mantendrá registros permanentes de la Junta, incluidos los registros de las actas de las reuniones de la junta escolar y otros registros requeridos de la Junta. Todas las votaciones realizadas en las reuniones que deben ser abiertas al público de conformidad con la Ley de Reuniones Abiertas de Minnesota se registrarán en un diario que se llevará a tal efecto. Los registros públicos mantenidos por el Distrito estarán disponibles para su inspección por parte de los miembros del público durante el horario laboral habitual del Distrito. Las actas de las reuniones estarán disponibles para su inspección en las oficinas administrativas del Distrito, una vez que hayan sido aprobadas por la Junta. Las actas de una reunión de la junta escolar serán aprobadas o modificadas por la Junta en una reunión posterior, lo cual se reflejará en las actas oficiales de dicha reunión posterior.
    
2. Grabaciones de reuniones a puerta cerrada
    
   1. Todas las reuniones a puerta cerrada, excepto aquellas cerradas según lo permitido por el privilegio abogado-cliente, deben grabarse electrónicamente a cargo del Distrito. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada se realizarán por separado de las grabaciones de una reunión abierta, en la medida en que dichas reuniones se graben. Si una reunión se celebra a puerta cerrada para debatir más de un asunto, cada asunto se grabará por separado.
       
   2. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada serán conservadas por el Distrito durante los siguientes períodos de tiempo:
      1. Las reuniones a puerta cerrada para debatir la estrategia de negociación laboral se conservarán durante dos (2) años después de la firma del contrato.
          
      2. Las reuniones a puerta cerrada para tratar asuntos de seguridad se conservarán durante al menos cuatro (4) años.
          
      3. Las reuniones a puerta cerrada para discutir la compra o venta de propiedades se conservarán durante al menos ocho (8) años después de la fecha de la reunión.
          
      4. Todas las demás reuniones a puerta cerrada serán conservadas por el Distrito Escolar durante al menos tres (3) años después de la fecha de la reunión.
          
      5. Una vez transcurridos los plazos mencionados, las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada se conservarán según lo establecido en el Programa de conservación de registros del distrito escolar.
          
   3. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada serán clasificadas por el Distrito como datos protegidos no públicos a los que no podrá acceder el público ni ningún sujeto de los datos, con las siguientes excepciones:

1. Las grabaciones de las reuniones sobre estrategias de negociación laboral se clasificarán como datos públicos y se pondrán a disposición del público una vez que el Distrito haya firmado todos los contratos laborales para el período presupuestario actual.
    
2. Las grabaciones de las reuniones relacionadas con la compra o venta de propiedades se clasificarán como datos públicos y se pondrán a disposición del público una vez que todas las propiedades inmobiliarias o personales discutidas en la reunión hayan sido compradas o vendidas, o el Distrito haya abandonado la compra o venta.
    
3. Las grabaciones de cualquier otra reunión a puerta cerrada se clasificarán y/o divulgarán según lo exija una orden judicial.

4. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada se conservarán separadas de las grabaciones de las reuniones públicas, en la medida en que el Distrito conserve las grabaciones de las reuniones públicas, con la excepción de las grabaciones que hayan sido clasificadas como datos públicos según lo establecido en la Sección III.B.3. anterior. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada clasificadas como datos no públicos también se conservarán en un lugar seguro, separadas de las grabaciones clasificadas como datos públicos.
    
5. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada se conservarán de manera que se pueda identificar fácilmente la clasificación de los datos de la grabación. Las grabaciones se identificarán con, al menos, la siguiente información:

a. La fecha de la reunión a puerta cerrada;

b. La base sobre la que se cerró la reunión (por ejemplo: estrategia de negociaciones laborales, compra o venta de bienes inmuebles, datos educativos, etc.); y

c. La clasificación de los datos.

6. Las grabaciones de reuniones a puerta cerrada relacionadas con la estrategia de negociaciones laborales y la compra o venta de propiedades se conservarán y supervisarán de manera que se reclasifiquen como públicas cuando se produzca un evento que reclasifique esos datos, tal y como se establece en la sección III.B.3. anterior.

IV. PUBLICACIÓN DE LAS ACTAS OFICIALES

1. La Junta hará que sus actas oficiales se publiquen una vez en el periódico oficial del Distrito en un plazo de treinta (30) días a partir de la reunión en la que se levantaron las actas; sin embargo, si la Junta celebra reuniones ordinarias con una frecuencia no superior a una vez cada treinta (30) días, no será necesario que publique las actas hasta diez (10) días después de que hayan sido aprobadas por la Junta.
    
2. Las actas que se publiquen deberán ser lo suficientemente completas como para reflejar fielmente lo ocurrido. Deberán incluir el contenido de todas las medidas oficiales adoptadas por la Junta en cualquier reunión ordinaria o extraordinaria y, como mínimo, deberán incluir el objeto de la moción, las personas que la presentan y la secundan, una lista de cómo votó cada miembro presente sobre la moción, el carácter de las resoluciones presentadas, incluida una breve descripción de su objeto, y si fueron aprobadas o rechazadas. Las actas y los registros permanentes de la Junta podrán incluir más detalles de los que se requieren para su publicación en las actas oficiales. Si las actas aún no han sido aprobadas por la Junta, las actas que se publiquen podrán reflejar ese hecho.
    
3. Las actas que se publiquen podrán ser un resumen de los elementos esenciales de las mismas y/o de las resoluciones y otras actuaciones oficiales de la Junta. Dicho resumen se redactará de forma clara y coherente y, en la medida de lo posible, se evitará el uso de términos técnicos o jurídicos que no sean de conocimiento general para el público. Cuando se publique un resumen, la publicación indicará claramente que el material publicado es solo un resumen y que el texto completo está disponible para su inspección pública en las oficinas administrativas del Distrito y que una copia de las actas, excepto los anexos a las mismas, está disponible sin costo alguno en las oficinas del Distrito o por correo postal o electrónico.