1.0 OBJETIVO

El objetivo de esta política es orientar a los empleados del distrito escolar sobre los datos que el distrito recopila y conserva en relación con su personal.

2.0 DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

1. Todos los datos sobre personas físicas recopilados, creados, recibidos, conservados o difundidos por el distrito escolar, que estén clasificados como públicos en virtud de la legislación estatal o federal, serán accesibles al público de conformidad con los procedimientos establecidos por el distrito escolar.
    
2. El resto de datos sobre las personas son privados o confidenciales.

3.0 DEFINICIONES

1. «Público» significa que los datos están a disposición de cualquiera que los solicite.
    
2. «Privado» significa que los datos están a disposición del interesado y del personal del distrito escolar que los necesite para el desempeño de las funciones del distrito escolar.
    
3. «Confidencial» significa que el interesado no tiene acceso a los datos.
    
4. Por «datos sobre el alquiler de plazas de aparcamiento» se entiende la siguiente información administrativa relativa a la solicitud o al alquiler de una plaza de aparcamiento: domicilio, número de teléfono particular, horario de entrada y salida del trabajo, lugar de trabajo y número de teléfono del trabajo.
    
5. Por «datos de personal» se entiende los datos relativos a personas físicas recopilados por el hecho de que sean o hayan sido empleados del distrito escolar, o por haber sido candidatos a un puesto de trabajo, voluntarios del distrito escolar, o miembros o candidatos a formar parte de un consejo o comisión consultiva.
    
6. «Finalista» se refiere a una persona que ha sido seleccionada para ser entrevistada por el consejo escolar para un puesto.

4.0 DATOS DEL PERSONAL PÚBLICO

1. La siguiente información sobre los empleados, incluidos los voluntarios y los contratistas independientes, es de carácter público:
   1. nombre;
   2. número de identificación del empleado, que no será el número de la Seguridad Social del empleado;
   3. salario bruto real;
   4. rango salarial;
   5. honorarios del contrato;
   6. pensión bruta real;
   7. el valor y la naturaleza de las prestaciones complementarias pagadas por el empleador;
   8. los motivos y el importe de cualquier remuneración adicional, incluido el reembolso de gastos, además del salario;
   9. cargo;
   10. unidad de negociación;
   11. descripción del puesto;
   12. formación académica y profesional;
   13. experiencia laboral previa;
   14. fecha de inicio y fin del empleo;
   15. la existencia y el estado de cualquier queja o denuncia presentada contra el empleado, independientemente de si dicha queja o denuncia dio lugar a una medida disciplinaria;
   16. la resolución definitiva de cualquier medida disciplinaria, tal y como se define en el artículo 13.43, apartado 2(b), del Código de Minnesota, junto con los motivos concretos de dicha medida y los datos que justifiquen su fundamento, excluyendo aquellos datos que puedan identificar a fuentes confidenciales que sean empleados del distrito escolar;
   17. los términos de cualquier acuerdo que resuelva cualquier controversia derivada de la relación laboral, incluidos los acuerdos de indemnización por cese de superintendentes, con la salvedad de que el acuerdo deberá incluir los motivos específicos del mismo si implica el pago de más de 10 000 dólares de fondos públicos, y dicho acuerdo no podrá tener por objeto ni como efecto limitar el acceso a los datos de personal o su divulgación, ni limitar el debate sobre información u opiniones relacionadas con dichos datos;
   18. lugar de trabajo;
   19. número de teléfono del trabajo;
   20. número de placa;
   21. distinciones y premios recibidos;
   22. las hojas de asistencia u otros datos similares que se utilicen únicamente para contabilizar el tiempo de trabajo de los empleados a efectos de la nómina, salvo en la medida en que la divulgación de los datos de las hojas de asistencia revele los motivos por los que el empleado ha disfrutado de una baja por enfermedad u otra baja médica, o cualquier otro dato que no sea de dominio público;
   23. condado de residencia.
        
2. Los datos personales podrán facilitarse a las organizaciones sindicales en la medida en que el distrito escolar considere que es necesario para el desarrollo de sus actividades, o cuando así lo autorice el Comisionado de la Oficina de Servicios de Mediación.
    
3. La siguiente información sobre los candidatos a puestos de trabajo o a formar parte de un consejo asesor o una comisión es de carácter público:
   1. condición de veterano;
   2.  las calificaciones de las pruebas pertinentes;
   3. puesto en la lista de candidatos seleccionados;
   4.  experiencia laboral;
   5.  educación y formación;
   6. disponibilidad laboral.
       
4. Los nombres de los solicitantes son datos de carácter privado, salvo cuando se les declare aptos para ocupar una vacante o cuando pasen a ser finalistas para un puesto de trabajo.
    
5. Los nombres y las direcciones particulares de los candidatos a formar parte de un consejo o comisión consultiva, así como de los miembros de los mismos, son de dominio público.
    
6. Independientemente de que se haya dictado una resolución definitiva, tal y como se define en el artículo 13.43, apartado 2(b), del Estatuto de Minnesota, una vez concluida la investigación de una denuncia o acusación contra un funcionario público, tal y como se define en el artículo 13.43, apartado 2(e), o si un funcionario público dimite o es destituido de su cargo mientras la denuncia o acusación está pendiente, todos los datos relacionados con la denuncia o acusación son públicos, a menos que el acceso a los mismos ponga en peligro una investigación en curso o revele fuentes confidenciales.

5.0 DATOS PERSONALES

1. El resto de los datos personales son confidenciales y solo se compartirán con el personal del distrito escolar cuyo trabajo requiera dicho acceso. Los datos confidenciales no se divulgarán en ningún otro caso, salvo que lo autorice la ley o se cuente con el consentimiento informado por escrito del empleado.
    
2. Los datos creados, recopilados o conservados por el distrito escolar para gestionar los programas de asistencia al personal son de carácter privado.
    
3. Los datos sobre el alquiler de plazas de aparcamiento son confidenciales.
    
4. El distrito escolar podrá mostrar una fotografía de un empleado actual o antiguo a los posibles testigos como parte de la investigación que lleve a cabo el distrito escolar sobre cualquier denuncia o acusación contra dicho empleado.
    
5. El distrito escolar podrá, si la autoridad competente o la persona designada por ella determina razonablemente que la divulgación de datos del personal es necesaria para proteger a un empleado de que se cause daño a sí mismo o para proteger a otra persona que pueda sufrir daños a causa de dicho empleado, divulgar los datos que sean pertinentes para las cuestiones de seguridad a:
    
   1. La persona que pueda sufrir daños y al abogado que la represente, cuando los datos sean pertinentes para la obtención de una orden de alejamiento;
       
   2. Un equipo de selección previo a la solicitud que lleve a cabo una investigación sobre el empleado con arreglo al artículo 253B.07, apartado 1, del Código de Minnesota; o
       
   3. Un tribunal, un cuerpo de seguridad o una fiscalía.
       
6. El denunciante tiene acceso a la declaración que haya presentado ante el distrito escolar en relación con una denuncia o acusación contra un empleado.
    
7. El distrito escolar deberá presentar cualquier informe a la junta de enseñanza o a la junta estatal de educación, tal y como exige el artículo 122A.20, apartado 2, del Código de Minnesota, y, previa solicitud por escrito de la junta de acreditación competente en materia de la licencia de un profesor o administrador, deberá facilitar a dicha junta la información sobre el profesor que figure en los archivos del distrito escolar, así como cualquier expediente de despido o procedimiento disciplinario,
    
8. y cualquier acuerdo o conciliación, o cualquier expediente de investigación de conformidad con el artículo 122A.20, apartado 2, del Código de Minnesota.
    
9. Cuando se presente una denuncia de presunto maltrato a un alumno ante el Comisionado de Infancia, Familias y Educación, el distrito escolar deberá, a petición de dicho comisionado, facilitar todos los datos pertinentes a la denuncia y recopilados por el distrito escolar sobre el empleado presuntamente responsable del maltrato, así como la información relativa a los empleados que hayan sido testigos, con el fin de que el comisionado pueda evaluar o investigar la denuncia.
    
10. Los datos personales se comunicarán al Departamento de Seguridad Económica con el fin de gestionar el programa de seguro de reinserción laboral, de conformidad con el capítulo 268 del Código de Minnesota.

6.0 CLASIFICACIONES MÚLTIPLES

Si los datos sobre personas físicas se clasifican como privados y confidenciales en virtud del capítulo 13, o de cualquier otra ley estatal o federal, dichos datos se considerarán privados.

7.0 CAMBIO EN LAS CLASIFICACIONES

La clasificación de los datos que obran en poder del Distrito Escolar se modificará si así lo exigen otras normas judiciales o administrativas relativas a la tramitación de acciones legales, o una ley específica aplicable a los datos que obran en poder del organismo que los difunde o los recibe.

8.0 DESTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La destrucción y conservación de los expedientes por parte del distrito escolar se regirán por la legislación estatal y federal, tal y como se indica a continuación:

8.1 El Distrito deberá cumplir con el calendario de conservación de documentos aprobado por el Departamento de Administración de Minnesota.
 

8.2 En el caso de los datos que no figuren en el calendario de conservación aprobado por el Departamento de Administración de Minnesota, el distrito escolar deberá cumplir con las disposiciones de la autoridad estatal o federal competente.
 

8.3 La administración deberá elaborar procedimientos para garantizar el cumplimiento de la normativa estatal y federal en materia de conservación de datos y destrucción de registros.

9.0 AUTORIDAD COMPETENTE

FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN Y EXONERACIÓN DEL EMPLEADO

      Se adjunta un formulario de autorización para empleados como anexo a esta política.