1.0 OBJETIVO

El objetivo de esta política es proporcionar orientación a los empleados del Distrito Escolar sobre los datos que el Distrito Escolar recopila y mantiene en relación con su personal.

2.0 DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

1. Todos los datos sobre personas recopilados, creados, recibidos, conservados o difundidos por el Distrito Escolar, que estén clasificados por ley o por la legislación federal como públicos, serán accesibles al público de conformidad con los procedimientos establecidos por el Distrito Escolar.
    
2. El resto de datos sobre personas físicas son privados o confidenciales.

3.0 DEFINICIONES

1. «Público» significa que los datos están disponibles para cualquier persona que los solicite.
    
2. «Privado» significa que los datos están disponibles para el sujeto de los datos y para el personal del Distrito Escolar que los necesita para llevar a cabo las actividades del Distrito Escolar.
    
3. «Confidencial» significa que los datos no están disponibles para el interesado.
    
4. «Datos sobre el alquiler de plazas de aparcamiento» se refiere a los siguientes datos gubernamentales sobre una solicitud o alquiler de una plaza de aparcamiento: dirección de residencia, número de teléfono particular, horario de entrada y salida del trabajo, lugar de trabajo y número de teléfono del trabajo.
    
5. «Datos personales» se refiere a los datos sobre personas recopilados por ser o haber sido empleados del Distrito Escolar, o por haber sido candidatos a un puesto de trabajo, voluntarios del Distrito Escolar, o por ser miembros o candidatos a un consejo asesor o comisión.
    
6. «Finalista» se refiere a una persona seleccionada para ser entrevistada por la junta escolar para un puesto.

4.0 DATOS DEL PERSONAL PÚBLICO

1. La siguiente información sobre los empleados, incluidos los voluntarios y los contratistas independientes, es pública:
   1. nombre;
   2. número de identificación del empleado, que no será el número de la seguridad social del empleado;
   3. salario bruto real;
   4. rango salarial;
   5. honorarios contractuales;
   6. pensión bruta real;
   7. el valor y la naturaleza de los beneficios complementarios pagados por el empleador;
   8. la base y el importe de cualquier remuneración adicional, incluido el reembolso de gastos, además del salario;
   9. cargo;
   10. unidad de negociación;
   11. descripción del puesto;
   12. formación académica y profesional;
   13. experiencia laboral previa;
   14. fecha del primer y último empleo;
   15. la existencia y el estado de cualquier queja o acusación contra el empleado, independientemente de si la queja o acusación dio lugar a una medida disciplinaria;
   16. la resolución definitiva de cualquier medida disciplinaria, tal y como se define en Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(b), junto con los motivos específicos de la medida y los datos que documentan el fundamento de la misma, excluyendo los datos que podrían identificar fuentes confidenciales que sean empleados del Distrito Escolar;
   17. los términos de cualquier acuerdo que resuelva cualquier disputa derivada de la relación laboral, incluidos los acuerdos de compra de superintendentes, salvo que el acuerdo debe incluir razones específicas para el acuerdo si implica el pago de más de 10 000 dólares de fondos públicos, y dicho acuerdo no puede tener el propósito o el efecto de limitar el acceso o la divulgación de datos personales o limitar el debate de información u opiniones relacionadas con datos personales;
   18. lugar de trabajo;
   19. número de teléfono del trabajo;
   20. número de placa;
   21. honores y premios recibidos;
   22. hojas de asistencia u otros datos comparables que se utilizan únicamente para contabilizar el tiempo de trabajo de los empleados a efectos de nómina, salvo en la medida en que la divulgación de los datos de las hojas de asistencia revele los motivos por los que el empleado ha utilizado la baja por enfermedad u otra baja médica u otros datos no públicos;
   23. condado de residencia.
        
2. Los datos personales pueden divulgarse a organizaciones sindicales en la medida en que el Distrito Escolar lo considere necesario para que la organización sindical lleve a cabo sus actividades o cuando lo autorice el Comisionado de la Oficina de Servicios de Mediación.
    
3. La siguiente información sobre los solicitantes de empleo o del consejo asesor/comisión es pública:
   1. condición de veterano;
   2.  resultados de pruebas relevantes;
   3. puesto en la lista de elegibles;
   4.  historial laboral;
   5.  educación y formación;
   6. disponibilidad laboral.
       
4. Los nombres de los solicitantes son datos privados, excepto cuando se certifica que son aptos para ocupar una vacante o cuando pasan a ser finalistas para un puesto de trabajo.
    
5. Los nombres y direcciones particulares de los candidatos a un puesto en un consejo o comisión consultiva, así como los de los miembros de los mismos, son de dominio público.
    
6. Independientemente de si se ha dictado una resolución definitiva según se define en Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(b), una vez concluida la investigación de una denuncia o acusación contra un funcionario público, tal y como se define en Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(e), o si un funcionario público dimite o es despedido mientras la denuncia o acusación está pendiente, todos los datos relacionados con la denuncia o acusación son públicos, a menos que el acceso a los datos ponga en peligro una investigación en curso o revele fuentes confidenciales.

5.0 DATOS PERSONALES PRIVADOS

1. El resto de los datos personales son privados y solo se compartirán con el personal del distrito escolar cuyo trabajo requiera dicho acceso. Los datos privados no se divulgarán de ninguna otra forma, salvo que lo autorice la ley o el empleado dé su consentimiento informado por escrito.
    
2. Los datos creados, recopilados o conservados por el Distrito Escolar para administrar los programas de asistencia a los empleados son privados.
    
3. Los datos sobre el alquiler de plazas de aparcamiento son privados.
    
4. El Distrito Escolar puede mostrar una fotografía de un empleado actual o anterior a posibles testigos como parte de la investigación del Distrito Escolar sobre cualquier queja o acusación contra el empleado.
    
5. El Distrito Escolar podrá, si la autoridad responsable o la persona designada determina razonablemente que la divulgación de los datos personales es necesaria para proteger a un empleado de daños a sí mismo o para proteger a otra persona que pueda ser perjudicada por el empleado, divulgar los datos que sean relevantes para la seguridad a:
    
   1. La persona que pueda verse perjudicada y al abogado que la represente cuando los datos sean relevantes para obtener una orden de alejamiento;
       
   2. Un equipo de selección previo a la solicitud que lleva a cabo una investigación del empleado en virtud del artículo 253B.07, apartado 1, del Estatuto de Minnesota; o
       
   3. Un tribunal, una agencia encargada de hacer cumplir la ley o una autoridad fiscal.
       
6. El denunciante tiene acceso a la declaración que haya proporcionado al distrito escolar en relación con una denuncia o acusación contra un empleado.
    
7. El Distrito Escolar presentará cualquier informe a la junta de enseñanza o a la junta estatal de educación según lo exige Minn. Stat. § 122A.20, Subd. 2, y, previa solicitud por escrito de la junta de licencias que tenga jurisdicción sobre la licencia de un maestro o administrador, proporcionará a la junta de licencias información sobre el maestro procedente de los archivos del Distrito Escolar, cualquier procedimiento de despido o disciplinario,
    
8. y acuerdos o transacciones, o cualquier expediente de investigación de conformidad con Minn. Stat. § 122A.20, Subd. 2.
    
9. Cuando se presenta una denuncia por presunto maltrato a un estudiante ante el comisionado de infancia, familias y educación, el distrito escolar, a petición del comisionado, proporcionará todos los datos relevantes para la denuncia y recopilados por el distrito escolar sobre el empleado presuntamente responsable del maltrato, así como información sobre los empleados que hayan presenciado los hechos, con el fin de que el comisionado pueda evaluar o investigar la denuncia.
    
10. Los datos personales privados se divulgarán al departamento de seguridad económica con el fin de administrar el programa de seguro de reempleo según lo establecido en Minn. Ch. 268.

6.0 CLASIFICACIONES MÚLTIPLES

Si los datos sobre personas físicas están clasificados como privados y confidenciales por el capítulo 13 o cualquier otra ley estatal o federal, dichos datos son privados.

7.0 CAMBIO EN LAS CLASIFICACIONES

La clasificación de los datos en poder del Distrito Escolar cambiará si así lo exige el cumplimiento de otras normas judiciales o administrativas relativas a la realización de acciones legales o de una ley específica aplicable a los datos en poder de la agencia que los difunde o los recibe.

8.0 DESTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE REGISTROS

La destrucción y conservación de registros por parte del Distrito Escolar se regirá por las leyes estatales y federales, de la siguiente manera:

8.1 El Distrito deberá cumplir con el calendario de conservación de registros aprobado por el Departamento de Administración de Minnesota.
 

8.2 En el caso de los datos que no figuran en el calendario de conservación aprobado por el Departamento de Administración de Minnesota, el distrito escolar deberá cumplir con la autoridad de la agencia estatal o federal correspondiente.
 

8.3 La administración desarrollará procedimientos para garantizar el cumplimiento de las normas estatales y federales sobre conservación de datos y destrucción de registros.

9.0 AUTORIDAD RESPONSABLE

FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN/EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD DEL EMPLEADO

      Se incluye un formulario de autorización del empleado como anexo a esta política.