I. OBJETIVO

1. La Junta adopta una filosofía de transparencia en el desempeño de sus funciones, con la convicción de que la transparencia da lugar a mejores programas, a una mayor eficiencia en la gestión de los mismos y a una organización más receptiva al interés público y menos susceptible a los intereses privados. La Junta llevará a cabo sus actividades bajo el principio de transparencia. Al mismo tiempo, la Junta reconoce y respeta los derechos a la privacidad de las personas, tal y como establece la ley. La Junta también reconoce que existen ciertas excepciones a la Ley de Reuniones Abiertas de Minnesota, tal y como se establece en la legislación, en las que se ha determinado que, en circunstancias limitadas, el interés público se ve mejor protegido si se celebra una reunión a puerta cerrada.
    
2. El objetivo de esta política es establecer unas directrices que garanticen el derecho del público a asistir a las reuniones del consejo escolar, al tiempo que se protegen los derechos de privacidad de las personas conforme a la ley, y a celebrar sesiones a puerta cerrada cuando el interés público así lo exija, tal y como reconoce la ley.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

A. Salvo que la ley disponga expresamente lo contrario, todas las reuniones de la Junta estarán abiertas al público.

B. Las reuniones solo podrán celebrarse a puerta cerrada cuando así lo autorice expresamente la ley.

III. DEFINICIÓN

Por «reunión» se entiende una reunión en la que participen al menos el quórum o un número superior de miembros de la Junta, y en la que los miembros debatan, tomen decisiones o reciban información de forma colectiva sobre asuntos relacionados con las funciones oficiales de la Junta. Este término también incluye las sesiones de estudio y las sesiones de escucha. El término no incluye las reuniones informales ni los encuentros sociales.

IV. PROCEDIMIENTOS

A. Reuniones

1. Reuniones ordinarias

El calendario de las reuniones ordinarias de la Junta se conservará en los archivos de su sede principal. Si la Junta decide celebrar una reunión ordinaria en una fecha o lugar distintos de los indicados en dicho calendario, deberá notificarla de la misma forma que una reunión extraordinaria. Las reuniones ordinarias incluirán «sesiones de estudio» durante las cuales la Junta se reúna para debatir cuestiones o recibir información, incluso si la Junta no lleva a cabo una votación formal.

2. Reuniones extraordinarias

1. Una reunión extraordinaria es una reunión convocada con un fin específico, a menudo en una fecha y lugar distintos a los de una reunión ordinaria. Para celebrar una reunión extraordinaria, la Junta deberá publicar un aviso por escrito en el tablón de anuncios principal del distrito, en el que se indiquen la fecha, la hora, el lugar y el objeto de la reunión. Las decisiones que adopte la Junta en la reunión extraordinaria se limitarán a los asuntos incluidos en el aviso.
    
2. La convocatoria deberá enviarse por correo o entregarse de cualquier otra forma a todas las personas que hayan presentado una solicitud por escrito para recibir la convocatoria de las reuniones extraordinarias.
    
3. Esta convocatoria deberá publicarse y enviarse por correo o entregarse al menos tres días antes de la fecha de la reunión. Como alternativa al envío por correo o a cualquier otra forma de entrega de la convocatoria a las personas que hayan presentado una solicitud por escrito, la Junta podrá publicar la convocatoria una vez, al menos tres días antes de la reunión, en el periódico oficial del Distrito.
    
4. La persona que presente una solicitud de notificación de reuniones extraordinarias podrá limitar dicha solicitud a temas concretos, en cuyo caso la Junta estará obligada a enviarle notificaciones únicamente en relación con dichos temas.
    
5. La Junta fijará una fecha de vencimiento para las solicitudes de convocatoria de reuniones extraordinarias y exigirá su renovación una vez al año. A más tardar 60 días antes de la fecha de vencimiento de la solicitud de convocatoria, la Junta enviará una notificación sobre la obligación de renovación a todas las personas que hayan presentado dicha solicitud durante el año anterior.

3. Reuniones de emergencia

1. Una reunión de emergencia es una reunión extraordinaria convocada debido a circunstancias que, a juicio de la Junta, requieren una consideración inmediata y no permiten cumplir con los requisitos de notificación de las reuniones.
    
2. El presidente, el secretario o una mayoría de los miembros de la Junta podrán convocar una reunión de emergencia.
    
3. Si se debaten o se toman medidas sobre asuntos que no estén directamente relacionados con la emergencia, el acta de la reunión deberá incluir una descripción detallada de dichos asuntos.
    
4. Los siguientes procedimientos constituirán la convocatoria requerida para una reunión de emergencia, y no se aplicarán los requisitos de convocatoria para otras reuniones extraordinarias.
    
   1. La Junta hará todo lo posible, de buena fe, por notificar la convocatoria de la reunión de emergencia a cada medio de comunicación que haya presentado una solicitud por escrito para recibir dicha notificación, siempre que dicha solicitud incluya el número de teléfono del medio de comunicación.
       
   2. La convocatoria de la reunión de emergencia se realizará por teléfono o por cualquier otro medio que se utilice para notificar a los miembros del Consejo.
       
   3. Se notificará a cada medio de comunicación que haya presentado una solicitud por escrito de dicha notificación tan pronto como sea razonablemente posible tras haberla comunicado a los miembros del consejo.
       
   4. La convocatoria deberá incluir el tema de la reunión.

4. Aplazamiento o continuación de las reuniones

Si una reunión constituye la reanudación o la continuación de una sesión anterior, y la hora y el lugar de la reunión se fijaron durante la sesión anterior y se hicieron constar en el acta de dicha sesión, no es necesario enviar ninguna otra notificación por correo ni publicarla.

5. Convocatoria de reuniones a puerta cerrada

Los requisitos de notificación descritos en la presente Política se aplican tanto a las reuniones públicas como a las privadas.

6. Notificación efectiva

Si una persona recibe la notificación efectiva de una reunión de la Junta al menos 24 horas antes de la misma, se considerarán cumplidos todos los requisitos de notificación respecto a dicha persona, independientemente del método de recepción de la notificación.

7. Pandemia sanitaria o declaración de emergencia

En caso de pandemia o de una emergencia declarada en virtud del capítulo 12 del Código de Minnesota, las reuniones podrán celebrarse por teléfono u otros medios electrónicos, de conformidad con el artículo 13D.021 del Código de Minnesota.

B. Votos

Los votos de los miembros de la Junta se consignarán en un libro de actas destinado a tal fin, y dicho libro estará a disposición del público durante el horario habitual de atención al público en las oficinas administrativas del Distrito.

C. Materiales escritos

1. En cualquier reunión pública, deberá haber disponible en la sala de reuniones, para que el público pueda consultarla mientras la Junta delibera sobre los asuntos correspondientes, una copia de cualquier material impreso relacionado con los puntos del orden del día que haya sido elaborado o distribuido por la Junta o sus empleados y que se haya facilitado o puesto a disposición de todos los miembros de la Junta.
    
2. Esta disposición no se aplica a los documentos que la ley no califica como públicos, ni a los documentos relacionados con los puntos del orden del día de una sesión a puerta cerrada.

D. Datos

1. Salvo en los casos descritos a continuación en la sección E sobre reuniones a puerta cerrada, las reuniones no podrán celebrarse a puerta cerrada por el mero hecho de que los datos que se vayan a debatir no sean de carácter público.
    
2. Los datos que no sean de carácter público podrán debatirse en una sesión pública si su divulgación se refiere a un asunto que entre dentro del ámbito de competencia de la Junta y sea razonablemente necesaria para tratar el asunto o el punto del orden del día que se someta a la Junta.
    
3. Los datos que se traten en una reunión pública conservarán su clasificación original; no obstante, el acta de la reunión, independientemente de su forma, será pública.

E. Sesiones a puerta cerrada

1. Estrategia de negociación colectiva

1. La Junta podrá, por mayoría de votos en una sesión pública, decidir celebrar una sesión a puerta cerrada para examinar la estrategia de las negociaciones laborales, incluidas las estrategias de negociación, los avances en las mismas o el debate y el análisis de las propuestas de negociación laboral.
    
2. La hora y el lugar de la sesión a puerta cerrada se anunciarán en la sesión pública. Una vez finalizada la sesión a puerta cerrada, se pondrá a disposición del público una lista escrita de los miembros de la junta y de todas las demás personas presentes en la misma. Las actuaciones se grabarán en cinta, y dicha grabación se conservará durante dos años tras la firma del contrato tratado en la sesión. La grabación se pondrá a disposición del público una vez que la Junta haya firmado todos los contratos laborales correspondientes al ejercicio presupuestario en curso.

2. Sesiones clausuradas por la Oficina de Servicios de Mediación

Todas las negociaciones, sesiones de mediación y audiencias entre la Junta y sus empleados o sus respectivos representantes son reuniones públicas, salvo que el Comisionado de la Oficina de Servicios de Mediación disponga lo contrario. Las reuniones a puerta cerrada deberán grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de la reunión. La grabación no estará a disposición del público.

3. Examen preliminar de los cargos

La Junta celebrará una o varias sesiones a puerta cerrada para el examen preliminar de las denuncias o acusaciones formuladas contra una persona sujeta a su autoridad. Si los miembros de la Junta concluyen que, a raíz de dichas acusaciones o denuncias específicas, podría justificarse la imposición de medidas disciplinarias de cualquier tipo, las sesiones o audiencias posteriores relacionadas con dichas acusaciones o denuncias que se celebren tras llegar a dicha conclusión deberán ser públicas. Una reunión también deberá ser pública a petición de la persona objeto de la misma. Las reuniones a puerta cerrada deberán grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de la reunión. La grabación no estará a disposición del público.

4. Evaluaciones de rendimiento

La Junta podrá celebrar una sesión a puerta cerrada para evaluar el desempeño de una persona que se encuentre bajo su autoridad. La Junta deberá identificar a la persona que va a ser evaluada antes de celebrar la sesión a puerta cerrada. En su siguiente sesión pública, la Junta resumirá sus conclusiones respecto a la evaluación. La sesión deberá ser pública a petición de la persona objeto de la misma. Las reuniones a puerta cerrada deberán grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación deberá guardarse en un lugar seguro, bajo llave, y conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de la reunión. La seguridad de dichas grabaciones es responsabilidad del presidente de la Junta. La grabación no estará a disposición del público.

5. Reunión entre abogado y cliente

Una reunión podrá celebrarse a puerta cerrada si así lo permite el secreto profesional entre abogado y cliente. El secreto profesional entre abogado y cliente se aplica cuando existe un litigio inminente o una amenaza de litigio, o cuando la Junta necesita un asesoramiento que vaya más allá del asesoramiento jurídico general, es decir, en relación con actos concretos y sus consecuencias jurídicas. Una reunión puede celebrarse a puerta cerrada para recabar asesoramiento jurídico sobre la estrategia procesal, pero la mera amenaza de que un litigio pueda ser consecuencia de decidir un asunto de una u otra manera no justifica, por sí sola, que la reunión se celebre a puerta cerrada. La moción para celebrar la reunión a puerta cerrada debe describir específicamente el asunto que se va a tratar en la reunión a puerta cerrada, con sujeción a las consideraciones pertinentes en materia de privacidad y confidencialidad previstas en la legislación estatal y federal. La ley no exige que se grabe dicha reunión.

6. Audiencia de desestimación

1. La audiencia relativa al despido de un profesor titulado podrá ser pública o privada, a elección del propio profesor. La audiencia relativa a la imposición de una baja no solicitada a los profesores deberá ser pública.
    
2. La audiencia sobre la expulsión de un alumno en virtud de la Ley de Expulsión Justa de Alumnos se celebrará a puerta cerrada, salvo que el alumno, el padre o el tutor soliciten una audiencia pública.
    
3. En caso de que se celebre ante la Junta una audiencia de destitución de un profesor o un alumno y dicha audiencia sea a puerta cerrada, la reunión a puerta cerrada deberá grabarse electrónicamente a cargo del distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de la reunión. La grabación no estará a disposición del público.

7. Entrenadores; oportunidad de responder

1. Si la Junta ha decidido no renovar el contrato de un entrenador principal del equipo universitario, ya sea con licencia o sin ella, deberá notificárselo al entrenador en un plazo de 14 días a partir de dicha decisión.
    
2. Si el entrenador solicita los motivos de la no renovación, la Junta deberá comunicárselos por escrito en un plazo de 10 días a partir de la recepción de la solicitud.
    
3. A petición del entrenador, el Consejo debe brindarle a este una oportunidad razonable para responder a los motivos expuestos en una reunión del Consejo Escolar.
    
4. La reunión podrá ser pública o privada, a elección del entrenador, salvo que se celebre a puerta cerrada para tratar datos educativos o determinados datos de carácter no público, tal y como se describe más adelante en la sección E.8.
    
5. La reunión a puerta cerrada deberá grabarse electrónicamente a cargo del distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de la reunión. La grabación no está a disposición del público.

8. Reuniones para tratar determinados datos no públicos

a. Cualquier parte de una reunión deberá celebrarse a puerta cerrada si se tratan los siguientes tipos de información:

1. Datos que permitan identificar a las presuntas víctimas o a las personas que denuncian conductas sexuales delictivas, violencia doméstica o maltrato a menores o adultos vulnerables;
    
2. Datos de investigación activos recopilados o generados por un organismo encargado de hacer cumplir la ley;
    
3. Datos sobre educación, salud, asistencia sanitaria, bienestar social o salud mental que no sean de carácter público; o
    
4. El historial médico personal de una persona.

b. La reunión a puerta cerrada deberá grabarse electrónicamente a cargo del distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de la reunión. La grabación no estará a disposición del público.

9. Compra y venta de inmuebles

1. La Junta podrá celebrar una sesión a puerta cerrada:
   
   i. para fijar el precio de venta de los bienes inmuebles o muebles que vaya a vender el Distrito;
   ii. para examinar datos de tasación confidenciales o no públicos; y
   iii. para elaborar o examinar ofertas o contraofertas relativas a la compra o venta de bienes inmuebles o muebles.

2. Antes de levantar la sesión, la Junta deberá hacer constar en acta los bienes inmuebles o muebles concretos que sean objeto de la sesión a puerta cerrada.
    
3. La reunión a puerta cerrada deberá grabarse en cinta a cargo del Distrito. La cinta deberá conservarse durante ocho años a partir de la fecha de la reunión y ponerse a disposición del público una vez que se haya comprado o vendido todos los bienes inmuebles o muebles tratados en la reunión, o bien cuando la Junta haya desistido de la compra o venta. Los bienes inmuebles o muebles que sean objeto de la reunión a puerta cerrada deberán identificarse específicamente en la cinta. Una lista de los miembros de la Junta y de todas las demás personas presentes en la reunión a puerta cerrada deberá ponerse a disposición del público tras la reunión.
    
4. Un acuerdo alcanzado sobre la base de una oferta examinada en una sesión a puerta cerrada está supeditado a su aprobación por parte del Consejo en una sesión pública. La compra o venta efectiva debe aprobarse en una sesión pública, y el precio de compra o de venta es información pública.

10. Cuestiones de seguridad

1. La Junta podrá celebrar una sesión a puerta cerrada para recibir informes y sesiones informativas sobre seguridad, debatir cuestiones relacionadas con los sistemas de seguridad, examinar los procedimientos de respuesta ante emergencias y analizar las deficiencias de seguridad o las recomendaciones relativas a los servicios públicos, las infraestructuras y las instalaciones, siempre que la divulgación de la información tratada suponga un peligro para la seguridad pública o ponga en riesgo los procedimientos o las respuestas de seguridad.
    
2. Las cuestiones financieras relacionadas con la seguridad deben debatirse, y todas las decisiones financieras al respecto deben tomarse en una reunión abierta.
    
3. Antes de levantar la sesión, la Junta debe hacer referencia a las instalaciones, los sistemas, los procedimientos, los servicios o las infraestructuras que se van a tratar durante la sesión a puerta cerrada.
    
4. La reunión a puerta cerrada deberá grabarse en cinta a cargo del distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos cuatro años.

11. Otras reuniones

Las demás reuniones serán a puerta cerrada, según lo dispuesto en la ley, salvo en los casos mencionados anteriormente. Las reuniones a puerta cerrada deberán grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de la reunión. La grabación no estará a disposición del público.

F. Procedimientos para dar por concluida una reunión

La Junta deberá notificar la celebración de una sesión a puerta cerrada del mismo modo que lo hace con las sesiones públicas. Una sesión de la Junta Escolar solo podrá celebrarse a puerta cerrada tras una votación mayoritaria en una sesión pública. Antes de cerrar una sesión, la Junta deberá hacer constar en acta la base jurídica específica que permite celebrarla a puerta cerrada y deberá describir el tema que se va a tratar.