I. PROPÓSITO

1. La Junta adopta la filosofía de la transparencia en el desarrollo de sus actividades, con la convicción de que la transparencia genera mejores programas, una mayor eficiencia en la administración de los mismos y una organización más receptiva al interés público y menos susceptible a los intereses privados. La Junta llevará a cabo sus actividades bajo el principio de transparencia. Al mismo tiempo, la Junta reconoce y respeta los derechos de privacidad de las personas según lo dispuesto por la ley. La Junta también reconoce que existen ciertas excepciones a la Ley de Reuniones Abiertas de Minnesota, tal y como se reconoce en el estatuto, en las que se ha determinado que, en circunstancias limitadas, el interés público se ve mejor servido si se cierra una reunión de la Junta.
    
2. El objetivo de esta política es proporcionar directrices para garantizar los derechos del público a estar presente en las reuniones de la junta escolar, al tiempo que se protegen los derechos individuales a la privacidad según la ley, y cerrar las reuniones cuando el interés público así lo requiera, tal y como lo reconoce la ley.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE PRINCIPIOS

A. Salvo que la ley disponga expresamente lo contrario, todas las reuniones de la Junta estarán abiertas al público.

B. Las reuniones solo podrán celebrarse a puerta cerrada cuando así lo autorice expresamente la ley.

III. DEFINICIÓN

«Reunión» significa una reunión de al menos el quórum o más miembros de la Junta, en la que los miembros debaten, deciden o reciben información como grupo sobre cuestiones relacionadas con los asuntos oficiales de la Junta. Este término también incluye las sesiones de estudio y las sesiones de escucha. El término no incluye las reuniones casuales o sociales.

IV. PROCEDIMIENTOS

A. Reuniones

1. Reuniones periódicas

El calendario de las reuniones ordinarias de la Junta se conservará en los archivos de sus oficinas principales. Si la Junta decide celebrar una reunión ordinaria en una fecha o lugar distintos de los indicados en su calendario, deberá notificarlo de la misma forma que se notifican las reuniones extraordinarias. Las reuniones ordinarias incluirán «sesiones de estudio» durante las cuales la Junta se reunirá para debatir cuestiones o recibir información, aunque no se someta a votación formal.

2. Reuniones extraordinarias

1. Una reunión especial es una reunión convocada con un propósito específico, a menudo en un momento y lugar diferentes a los de una reunión ordinaria. Para una reunión especial, la Junta publicará un aviso por escrito con la fecha, la hora, el lugar y el propósito de la reunión en el tablón de anuncios principal del Distrito. Las acciones de la Junta en la reunión especial se limitan a los temas incluidos en el aviso.
    
2. La notificación también se enviará por correo o se entregará de otro modo a cada persona que haya presentado una solicitud por escrito para recibir notificaciones de reuniones especiales.
    
3. Este aviso se publicará y enviará por correo o entregará al menos tres días antes de la fecha de la reunión. Como alternativa al envío por correo o a la entrega del aviso a las personas que hayan presentado una solicitud por escrito, la Junta podrá publicar el aviso una vez, al menos tres días antes de la reunión, en el periódico oficial del Distrito.
    
4. Una persona que presente una solicitud de notificación de reuniones especiales puede limitar la solicitud a temas concretos, en cuyo caso la Junta estará obligada a enviar a dicha persona únicamente notificaciones relativas a esos temas concretos.
    
5. La Junta establecerá una fecha de vencimiento para las solicitudes de notificación de reuniones especiales y exigirá que se vuelvan a presentar una vez al año. No más de 60 días antes de la fecha de vencimiento de la solicitud de notificación, la Junta enviará una notificación del requisito de volver a presentar la solicitud a cada persona que la haya presentado durante el año anterior.

3. Reuniones de emergencia

1. Una reunión de emergencia es una reunión extraordinaria convocada debido a circunstancias que, a juicio de la Junta, requieren una consideración inmediata y no pueden cumplir con los requisitos de notificación para las reuniones.
    
2. El presidente, el secretario o la mayoría de los miembros de la Junta pueden convocar una reunión de emergencia.
    
3. Si se discuten o se toman medidas sobre asuntos que no están directamente relacionados con la emergencia, las actas de la reunión deberán incluir una descripción específica de dichos asuntos.
    
4. Los siguientes procedimientos constituirán la notificación requerida para una reunión de emergencia, y no se aplicarán los requisitos de notificación para otras reuniones especiales.
    
   1. La Junta hará todo lo posible por notificar la reunión de emergencia a cada medio de comunicación que haya presentado una solicitud por escrito para recibir dicha notificación, siempre que la solicitud incluya el número de teléfono del medio de comunicación.
       
   2. La convocatoria de la reunión de emergencia se realizará por teléfono o cualquier otro método utilizado para notificar a los miembros de la Junta.
       
   3. Se notificará a cada medio de comunicación que haya presentado una solicitud por escrito para recibir la notificación tan pronto como sea razonablemente posible después de que se haya notificado a los miembros de la junta.
       
   4. La convocatoria deberá incluir el tema de la reunión.

4. Reuniones suspendidas o continuadas

Si una reunión es una sesión aplazada o continuada de una reunión anterior, y la hora y el lugar de la reunión se establecieron durante la reunión anterior y se registraron en el acta de dicha reunión, no es necesario publicar ni enviar por correo ningún otro aviso.

5. Aviso de reuniones a puerta cerrada

Los requisitos de notificación descritos en esta Política se aplican tanto a las reuniones abiertas como a las cerradas.

6. Notificación efectiva

Si una persona recibe una notificación efectiva de una reunión de la Junta al menos 24 horas antes de la reunión, se cumplen todos los requisitos de notificación con respecto a esa persona, independientemente del método de recepción de la notificación.

7. Pandemia sanitaria o emergencia declarada

En caso de una pandemia sanitaria o una emergencia declarada en virtud del capítulo 12 del Estatuto de Minnesota, se podrá celebrar una reunión por teléfono u otros medios electrónicos, de conformidad con el artículo 13D.021 del Estatuto de Minnesota.

B. Votos

Los votos de los miembros de la Junta se registrarán en un diario que se llevará a tal efecto, y dicho diario estará a disposición del público durante el horario laboral habitual en las oficinas administrativas del Distrito.

C. Materiales escritos

1. En cualquier reunión abierta, se pondrá a disposición del público en la sala de reuniones, para su inspección, una copia de cualquier material impreso relacionado con los puntos del orden del día preparado o distribuido por la Junta o sus empleados y distribuido o puesto a disposición de todos los miembros de la Junta, mientras la Junta examina el tema en cuestión.
    
2. Esta disposición no se aplica a los materiales que no estén clasificados por ley como públicos, ni a los materiales relacionados con los puntos del orden del día de una reunión a puerta cerrada.

D. Datos

1. Salvo en los casos descritos a continuación en la Sección E sobre reuniones a puerta cerrada, las reuniones no podrán celebrarse a puerta cerrada por el mero hecho de que los datos que se vayan a debatir no sean datos públicos.
    
2. Los datos que no sean públicos podrán debatirse en una reunión abierta si su divulgación se refiere a un asunto que entre dentro del ámbito de competencia de la Junta y sea razonablemente necesario para llevar a cabo los asuntos o puntos del orden del día que se sometan a la Junta.
    
3. Los datos discutidos en una reunión abierta conservan su clasificación original; sin embargo, el acta de la reunión, independientemente de su forma, será pública.

E. Reuniones a puerta cerrada

1. Estrategia de negociaciones laborales

1. La Junta podrá, por mayoría de votos en una reunión pública, decidir celebrar una reunión a puerta cerrada para examinar la estrategia de las negociaciones laborales, incluidas las estrategias de negociación o los avances o el debate y el examen de las propuestas de negociación laboral.
    
2. La hora y el lugar de la reunión a puerta cerrada se anunciarán en la reunión pública. Se pondrá a disposición del público una lista escrita de los miembros de la junta y de todas las demás personas presentes en la reunión a puerta cerrada después de dicha reunión. Las actas se grabarán en cinta y la grabación se conservará durante dos años después de la firma del contrato discutido en la reunión. La grabación se pondrá a disposición del público después de que la Junta haya firmado todos los contratos laborales para el período presupuestario actual.

2. Sesiones cerradas por la Oficina de Servicios de Mediación

Todas las negociaciones, sesiones de mediación y audiencias entre la Junta y sus empleados o sus respectivos representantes son reuniones públicas, salvo que el Comisionado de la Oficina de Servicios de Mediación disponga lo contrario. Las reuniones a puerta cerrada deben grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación debe conservarse durante al menos tres años después de la fecha de la reunión. La grabación no está disponible para el público.

3. Consideración preliminar de los cargos

La Junta cerrará una o más reuniones para la consideración preliminar de las acusaciones o cargos contra una persona sujeta a su autoridad. Si los miembros de la Junta concluyen que se justifica una medida disciplinaria de cualquier naturaleza como resultado de esos cargos o acusaciones específicos, las reuniones o audiencias posteriores relacionadas con esos cargos o acusaciones específicos que se celebren después de llegar a esa conclusión deberán ser públicas. Una reunión también deberá ser abierta a petición de la persona que sea objeto de la misma. Las reuniones a puerta cerrada deberán grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años después de la fecha de la reunión. La grabación no estará disponible para el público.

4. Evaluaciones de rendimiento

La Junta puede cerrar una reunión para evaluar el desempeño de una persona que está sujeta a su autoridad. La Junta identificará a la persona que se evaluará antes de cerrar la reunión. En su próxima reunión abierta, la Junta resumirá sus conclusiones con respecto a la evaluación. Una reunión debe ser abierta a petición de la persona que es objeto de la reunión. Las reuniones a puerta cerrada deben grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación debe guardarse en un lugar seguro, bajo llave, y conservarse durante al menos tres años después de la fecha de la reunión. La seguridad de dichas cintas es responsabilidad del presidente de la Junta. La grabación no está disponible para el público.

5. Reunión entre abogado y cliente

Una reunión puede celebrarse a puerta cerrada si lo permite el privilegio abogado-cliente. El privilegio abogado-cliente se aplica cuando existe un litigio inminente o una amenaza de litigio, o cuando la Junta necesita asesoramiento que va más allá del asesoramiento jurídico general, es decir, en relación con actos específicos y sus consecuencias jurídicas. Una reunión puede celebrarse a puerta cerrada para buscar asesoramiento jurídico sobre la estrategia procesal, pero la mera amenaza de que el litigio pueda ser consecuencia de decidir un asunto de una manera u otra no justifica, por sí sola, el cierre de la reunión. La moción para cerrar la reunión debe describir específicamente el asunto que se debatirá en la reunión a puerta cerrada, con sujeción a las consideraciones pertinentes en materia de privacidad y confidencialidad previstas en la legislación estatal y federal. La ley no exige que se grabe dicha reunión.

6. Audiencia de despido

1. La audiencia sobre el despido de un profesor titulado será pública o privada, a discreción del profesor. La audiencia relativa a la concesión de una excedencia no solicitada a un profesor será pública.
    
2. La audiencia sobre la expulsión de un alumno en virtud de la Ley de Expulsión Justa de Alumnos será a puerta cerrada, a menos que el alumno, sus padres o tutores soliciten una audiencia pública.
    
3. En la medida en que se celebre una audiencia de despido de un profesor o alumno ante la Junta y sea a puerta cerrada, la reunión a puerta cerrada deberá grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años después de la fecha de la reunión. La grabación no estará disponible para el público.

7. Entrenadores; oportunidad de responder

1. Si la Junta ha rechazado renovar el contrato de entrenador de un entrenador principal universitario con licencia o sin licencia, debe notificarlo al entrenador en un plazo de 14 días a partir de dicha decisión.
    
2. Si el entrenador solicita los motivos de la no renovación, la Junta deberá comunicárselos por escrito en un plazo de 10 días a partir de la recepción de la solicitud.
    
3. A petición del entrenador, la Junta debe proporcionarle una oportunidad razonable para responder a los motivos en una reunión de la junta escolar.
    
4. La reunión puede ser abierta o cerrada, a elección del entrenador, a menos que la reunión sea cerrada para discutir datos educativos o ciertos otros datos no públicos, como se describe a continuación en la Sección E.8.
    
5. La reunión a puerta cerrada debe grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación debe conservarse durante al menos tres años después de la fecha de la reunión. La grabación no está disponible para el público.

8. Reuniones para debatir determinados datos no públicos

a. Cualquier parte de una reunión deberá celebrarse a puerta cerrada si se tratan los siguientes tipos de datos:

1. Datos que podrían identificar a presuntas víctimas o denunciantes de conductas sexuales delictivas, violencia doméstica o maltrato de menores o adultos vulnerables.
    
2. Datos de investigación activos recopilados o creados por un organismo encargado de hacer cumplir la ley.
    
3. Datos educativos, datos sanitarios, datos médicos, datos sobre bienestar social o datos sobre salud mental que no sean datos públicos; o
    
4. Los registros médicos personales de un individuo.

b. La reunión a puerta cerrada debe grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación debe conservarse durante al menos tres años después de la fecha de la reunión. La grabación no está disponible para el público.

9. Compra y venta de bienes inmuebles

1. La Junta podrá cerrar una reunión:
   
   i. para determinar el precio de venta de bienes inmuebles o muebles que vaya a vender el Distrito;
   ii. para revisar datos de tasación confidenciales o no públicos; y
   iii. para elaborar o considerar ofertas o contraofertas para la compra o venta de bienes inmuebles o muebles.

2. Antes de cerrar la reunión, la Junta debe identificar en el acta los bienes muebles o inmuebles concretos que son objeto de la reunión a puerta cerrada.
    
3. La reunión a puerta cerrada debe grabarse en cinta a cargo del Distrito. La cinta debe conservarse durante ocho años a partir de la fecha de la reunión y ponerse a disposición del público una vez que todos los bienes muebles o inmuebles discutidos en la reunión hayan sido comprados o vendidos, o la Junta haya abandonado la compra o venta. Los bienes muebles o inmuebles que sean objeto de la reunión a puerta cerrada deben identificarse específicamente en la cinta. Después de la reunión a puerta cerrada, se debe poner a disposición del público una lista de los miembros de la junta y de todas las demás personas presentes en la reunión.
    
4. Un acuerdo alcanzado que se base en una oferta considerada en una reunión a puerta cerrada está supeditado a su aprobación por parte de la Junta en una reunión abierta. La compra o venta real debe aprobarse en una reunión abierta y el precio de compra o venta es información pública.

10. Cuestiones de seguridad

1. La Junta podrá cerrar una reunión para recibir informes y sesiones informativas sobre seguridad, debatir cuestiones relacionadas con los sistemas de seguridad, debatir procedimientos de respuesta ante emergencias y debatir deficiencias de seguridad o recomendaciones relativas a los servicios públicos, las infraestructuras y las instalaciones, si la divulgación de la información debatida pudiera suponer un peligro para la seguridad pública o comprometer los procedimientos o las respuestas de seguridad.
    
2. Las cuestiones financieras relacionadas con la seguridad deben debatirse y todas las decisiones financieras relacionadas deben tomarse en una reunión abierta.
    
3. Antes de cerrar una reunión, la Junta debe hacer referencia a las instalaciones, sistemas, procedimientos, servicios o infraestructuras que se considerarán durante la reunión a puerta cerrada.
    
4. La reunión a puerta cerrada debe grabarse en cinta a cargo del Distrito y la grabación debe conservarse durante al menos cuatro años.

11. Otras reuniones

Las demás reuniones serán a puerta cerrada, tal y como establece la ley, salvo en los casos mencionados anteriormente. Las reuniones a puerta cerrada deberán grabarse electrónicamente a cargo del Distrito, y la grabación deberá conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de la reunión. La grabación no estará disponible para el público.

F. Procedimientos para clausurar una reunión

La Junta notificará las reuniones a puerta cerrada del mismo modo que las reuniones públicas. Las reuniones de la Junta Escolar solo podrán celebrarse a puerta cerrada tras una votación mayoritaria en una reunión pública. Antes de cerrar una reunión, la Junta deberá hacer constar en acta la autoridad específica que permite que la reunión se celebre a puerta cerrada y describir el tema que se va a debatir.