I. OBJETIVO

El objetivo de esta política es establecer los procedimientos relativos al mantenimiento de los registros de la Junta Escolar y a la publicación de sus actas oficiales.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

La política del Distrito Escolar consiste en conservar sus registros de manera que estén a disposición del público en general para su consulta, así como en garantizar la publicación de sus actas oficiales de conformidad con la ley.

III. LLEVANCIA DE ACTAS Y REGISTROS

1. El secretario, o la persona que este designe, llevará y conservará los registros permanentes de la Junta, incluidos los actas de las reuniones de la junta escolar y demás documentos obligatorios de la Junta. Todas las votaciones realizadas en las reuniones que deban ser públicas de conformidad con la Ley de Reuniones Públicas de Minnesota se consignarán en un libro de actas destinado a tal fin. Los registros públicos que mantenga el Distrito estarán disponibles para su inspección por parte del público durante el horario laboral habitual del Distrito. Las actas de las reuniones estarán disponibles para su inspección en las oficinas administrativas del Distrito, una vez que hayan sido aprobadas por la Junta. Las actas de una reunión de la junta escolar serán aprobadas o modificadas por la Junta en una reunión posterior, acción que se reflejará en las actas oficiales de dicha reunión posterior.
    
2. Grabaciones de reuniones a puerta cerrada
    
   1. Todas las reuniones a puerta cerrada, salvo aquellas que se celebren en virtud del secreto profesional entre abogado y cliente, deberán grabarse electrónicamente a cargo del Distrito. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada se realizarán por separado de las de las reuniones públicas, en la medida en que estas últimas se graben. Si una reunión a puerta cerrada se celebra para tratar más de un asunto, cada uno de ellos deberá grabarse por separado.
       
   2. El Distrito conservará las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada durante los siguientes plazos:
      1. Las actas de las reuniones a puerta cerrada en las que se haya debatido la estrategia de negociación colectiva se conservarán durante dos (2) años tras la firma del convenio.
          
      2. Las actas de las reuniones a puerta cerrada en las que se traten cuestiones de seguridad se conservarán durante al menos cuatro (4) años.
          
      3. Las actas de las reuniones a puerta cerrada en las que se trate la compra o venta de bienes inmuebles deberán conservarse durante al menos ocho (8) años a partir de la fecha de la reunión.
          
      4. El distrito escolar conservará el resto de actas de las reuniones a puerta cerrada durante al menos tres (3) años a partir de la fecha de la reunión.
          
      5. Una vez transcurridos los plazos mencionados, las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada se conservarán según lo establecido en el calendario de conservación de documentos del distrito escolar.
          
   3. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada serán clasificadas por el Distrito como datos protegidos no públicos a los que no podrá acceder el público ni ninguna de las personas a las que se refieran dichos datos, con las siguientes excepciones:

1. Las grabaciones de las reuniones sobre la estrategia de negociación colectiva se clasificarán como información pública y se pondrán a disposición del público una vez que el Distrito haya firmado todos los contratos laborales correspondientes al ejercicio presupuestario en curso.
    
2. Las actas de las reuniones relacionadas con la compra o venta de bienes inmuebles se considerarán información pública y se pondrán a disposición del público una vez que se hayan adquirido o vendido todos los bienes inmuebles o muebles tratados en la reunión, o bien cuando el Distrito haya desistido de la compra o venta.
    
3. Las grabaciones de cualquier otra sesión a puerta cerrada se clasificarán y/o se harán públicas según lo disponga la resolución judicial.

4. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada se conservarán separadas de las grabaciones de las reuniones públicas, en la medida en que el Distrito conserve estas últimas, con la excepción de aquellas grabaciones que hayan sido clasificadas como datos públicos, tal y como se establece en la sección III.B.3. anterior. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada clasificadas como datos no públicos también se conservarán en un lugar seguro, separadas de las grabaciones clasificadas como datos públicos.
    
5. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada se conservarán de tal forma que permita identificar fácilmente la clasificación de los datos de la grabación. Las grabaciones se identificarán, como mínimo, con la siguiente información:

a. La fecha de la reunión a puerta cerrada;

b. El motivo por el que se decidió celebrar la reunión a puerta cerrada (por ejemplo: estrategia de negociación laboral, compra o venta de bienes inmuebles, datos educativos, etc.); y

c. La clasificación de los datos.

6. Las grabaciones de las reuniones a puerta cerrada relacionadas con la estrategia de negociación laboral y la compra o venta de bienes inmuebles se conservarán y supervisarán de tal manera que, en caso de que se produzca un hecho que dé lugar a la reclasificación de dichos datos, tal y como se establece en la sección III.B.3. anterior, la grabación pase a considerarse pública.

IV. PUBLICACIÓN DE LAS ACTAS OFICIALES

1. La Junta velará por que sus actas oficiales se publiquen una vez en el boletín oficial del Distrito en un plazo de treinta (30) días a partir de la reunión en la que se hayan levantado dichas actas; no obstante, si la Junta celebra reuniones ordinarias con una frecuencia no superior a una vez cada treinta (30) días, no estará obligada a publicar las actas hasta diez (10) días después de que hayan sido aprobadas por la Junta.
    
2. Las actas que se publiquen deberán ser lo suficientemente completas como para reflejar fielmente lo sucedido en las sesiones. Deberán incluir el contenido de todas las decisiones oficiales adoptadas por la Junta en cualquier sesión ordinaria o extraordinaria y, como mínimo, deberán incluir el objeto de cada moción, las personas que la hayan presentado y secundado, un listado de los votos emitidos por cada miembro presente respecto a la moción, el carácter de las resoluciones presentadas —incluida una breve descripción de su objeto— y si han sido aprobadas o rechazadas. Las actas y los registros permanentes de la Junta podrán incluir más detalles de los que se exigen para la publicación de las actas oficiales. Si las actas aún no han sido aprobadas por la Junta, las actas que se publiquen podrán reflejar este hecho.
    
3. Las actas que se publiquen podrán consistir en un resumen de los elementos esenciales de las actuaciones, y/o de las resoluciones y demás actos oficiales de la Junta. Dicho resumen se redactará de forma clara y coherente y, en la medida de lo posible, evitará el uso de términos técnicos o jurídicos que no sean de conocimiento general para el público. Cuando se publique un resumen, la publicación deberá indicar claramente que el material publicado es solo un resumen y que el texto completo está disponible para su consulta pública en las oficinas administrativas del Distrito, así como que se puede obtener una copia de las actas, salvo los anexos a las mismas, sin coste alguno en las oficinas del Distrito o por correo postal o electrónico.