I. OBJETIVO

El objetivo de esta política es establecer las condiciones en las que el Distrito Escolar Independiente n.º 276 de Minnetonka reembolsará determinados gastos de trabajo a sus empleados. Esta política se aplica a todos los empleados del Distrito, salvo que se modifique mediante un contrato de trabajo individual aprobado por la Junta Escolar.

Todos los viajes fuera del estado, así como cualquier viaje dentro del estado que implique pernoctar fuera de casa, deberán ser aprobados previamente por el superior del empleado mediante el formulario de solicitud de permiso o de tiempo libre.

II. AUTORIZACIÓN

El Distrito reembolsará a los empleados únicamente los gastos reales que estén directamente relacionados con el desempeño de sus funciones laborales y que hayan sido aprobados por el superintendente o la persona designada por él. Dichos gastos reembolsables pueden incluir transporte, comidas, alojamiento, cuotas de inscripción, materiales necesarios, tarifas de aparcamiento y otros gastos razonables y necesarios relacionados con las actividades del Distrito Escolar.

III. REEMBOLSO

1. Las solicitudes de reembolso deben detallarse en los formularios oficiales del distrito y presentarse al superintendente o a la persona que este designe. Se deben adjuntar al formulario de reembolso los recibos de alojamiento, transporte público, inscripción en programas y otros gastos razonables y necesarios.
    
2. Los desplazamientos en automóvil se reembolsarán según la tarifa por kilómetro establecida por la Junta Escolar. El transporte comercial deberá ajustarse a las tarifas de «clase turista» y solo se reembolsará el coste real del viaje relacionado con el desplazamiento autorizado.

IV. ESTABLECIMIENTO DE DIRECTRICES Y NORMAS

La Junta Escolar aprobará una tabla de tarifas de reembolso para los gastos de funcionamiento del Distrito, incluidos aquellos que requieran autorización previa y tarifas específicas de reembolso. El superintendente, o la persona que este designe, elaborará directivas y directrices para regular los métodos y plazos de presentación de las solicitudes de reembolso.

V. RESPONSABILIDAD

1. La responsabilidad del cumplimiento de esta política recae en tres ámbitos:
    
   1. El empleado que presente la solicitud de reembolso es responsable de garantizar que se haya cumplido un fin público y de aportar la documentación adecuada tal y como se exige en este procedimiento.
       
   2. El supervisor que firma la solicitud de reembolso es responsable de garantizar que el empleado que realizó el gasto lo haya hecho con fines públicos, que se disponga de la documentación adecuada y que no hubiera sido razonablemente posible recurrir a los procedimientos de compra del Distrito para realizar dicho gasto.
       
   3. Los funcionarios designados de la Oficina de Administración son responsables de garantizar que el formulario de reembolso se haya cumplimentado correctamente y de que figure en él la firma del supervisor correspondiente.
       
2. Si el superintendente, la persona designada por él o el Consejo Escolar determinan que el gasto incurrido por el empleado no respondía a un fin público, la solicitud será denegada y el gasto correrá a cargo del empleado.
    
3. El Distrito no reembolsará a un empleado aquellos gastos que excedan las necesidades razonables para cumplir con el objetivo profesional de la ocasión.
    
4. Un supervisor que apruebe por adelantado un gasto de empresa de un empleado podrá imponer condiciones específicas al gasto, entre las que se incluyen, entre otras, el importe máximo aprobado para el reembolso.
    
5. En ningún caso el Distrito reembolsará a un empleado el coste de bebidas alcohólicas, gastos de ocio o gastos relacionados con el cónyuge, la pareja o los hijos mientras el empleado se encuentre en viaje de trabajo por cuenta del Distrito. El Distrito tampoco reembolsará a ningún empleado los gastos que, en virtud de la legislación aplicable, el Distrito no pueda pagar ni asumir. Esto incluiría gastos tales como lavandería, cine, llamadas telefónicas personales y aperitivos.
    
6. Gastos cuyo reembolso al empleado está permitido:
    
   1. Se reembolsarán los kilómetros recorridos para asistir a actos relacionados con el Distrito y entre los edificios del mismo. El reembolso se efectuará a los empleados según la tarifa vigente del Servicio de Impuestos Internos. Las normas vigentes del Servicio de Impuestos Internos determinan el kilometraje admisible que se reembolsa. Se permite el kilometraje desde el lugar de trabajo del empleado hasta una conferencia de desarrollo profesional y de vuelta al lugar de trabajo del empleado, pero no desde el domicilio del empleado hasta la conferencia de desarrollo profesional y de vuelta a casa. No se pagará el kilometraje si la distancia total recorrida es inferior a la distancia habitual que el empleado recorre diariamente entre su domicilio y el trabajo.
       
   2. Comidas, más propinas, por un importe máximo de 75 dólares al día. Cuando una comida esté incluida en la inscripción a un evento o sea sufragada por otra fuente, no se permitirá su reembolso. Se exigirá un recibo para cualquier comida cuyo importe supere los 10 dólares.
       
   3. Los gastos de transporte terrestre aprobados y otros gastos accesorios admisibles en que se incurra durante los viajes realizados en nombre del Distrito. Se recomienda utilizar el medio de transporte terrestre más económico. Se permiten excepciones cuando circunstancias como la ubicación, la distancia o los materiales de presentación obliguen a utilizar un taxi o un coche de alquiler.
       
   4. El alojamiento en establecimientos comerciales no podrá superar la tarifa de habitación individual, salvo que dos empleados compartan la misma habitación.
       
   5. Los gastos derivados de la conexión a Internet solo se reembolsarán cuando se hayan incurrido por motivos relacionados con la escuela y siempre que hayan sido aprobados previamente por el administrador responsable.
       
   6. El transporte aéreo comercial no podrá superar el precio de un billete de avión en «clase turista». Si se utiliza un vehículo particular en lugar del transporte aéreo comercial, se reembolsarán a los empleados los gastos reales incurridos, sin que puedan superar el precio de un billete de avión en «clase turista».
       
   7. Anticipo de gastos de viaje: El Distrito está autorizado a abonar por adelantado a los empleados los gastos de reuniones o viajes. Dicho anticipo se limita a los gastos previstos de inscripción, transporte y alojamiento. Cada solicitud debe ser aprobada por el superintendente, o la persona que este designe, y debe ir acompañada de los recibos correspondientes tras la finalización del viaje autorizado.
       
   8. Los artículos de bajo coste, de 100 dólares o menos, no es práctico adquirirlos mediante una orden de compra del Distrito.
       
   9. Compras de emergencia para las que el proceso de compra habitual no resulta lo suficientemente rápido.