I. OBJETIVO

El objetivo de esta política es proporcionar directrices al superintendente para facilitar la eliminación oportuna del equipo y el material obsoleto.

II. DECLARACIÓN GENERAL DE POLÍTICA

El uso eficaz del espacio de los edificios escolares y la preocupación por la seguridad del personal y los alumnos exigirán, en ocasiones, la eliminación de equipos y materiales obsoletos.

III. DEFINICIONES

1. Por «contrato» se entiende un acuerdo celebrado por el Distrito para la venta de suministros, materiales o equipos.
    
2. Por «periódico oficial» se entiende una publicación periódica de un periódico jurídico acreditado.

IV. MODALIDAD DE DISPOSICIÓN

1. Autorización
   
   El superintendente estará autorizado a deshacerse del material y el equipo obsoleto mediante su venta a un precio justo, de conformidad con los procedimientos descritos en la presente política. Cualquier venta que supere el importe mínimo a partir del cual se requieren licitaciones deberá ser autorizada previamente de forma específica por la Junta. El superintendente estará autorizado a deshacerse adecuadamente de los libros, materiales y equipos usados que se consideren de escaso o nulo valor.
    
2. Contratos por un importe superior a 100 000 dólares
    
   1. Si se estima que el valor del equipo o los materiales supera los 100 000 dólares, se solicitarán ofertas en sobre cerrado mediante un anuncio publicado con dos semanas de antelación en el periódico oficial. Dicho anuncio indicará la hora y el lugar de recepción de las ofertas y contendrá una breve descripción del objeto del contrato. Se podrán realizar publicaciones adicionales en el periódico oficial o en otros medios, según lo considere necesario el consejo escolar.
       
   2. La adjudicación se otorgará al mejor postor que cumpla con los requisitos, se formalizará debidamente por escrito y se regirá por las demás condiciones que establezca la ley.
       
   3. Se llevará un registro de todas las ofertas, en el que figuren los nombres de los licitadores y los importes de las ofertas, así como la indicación de la oferta ganadora. Se rechazará toda oferta que contenga una modificación o tachadura de cualquier «precio» incluido en la misma y que se utilice para determinar la oferta responsable más alta, a menos que dicha modificación o tachadura se corrija tachándola y escribiendo la corrección a máquina o con tinta junto a ella, y que la persona que firme la oferta la rubrique con tinta.
       
   4. En caso de que dos o más licitadores presenten ofertas iguales que sean las más altas, la Junta podrá, a su discreción, recurrir a métodos de contratación negociados con los licitadores empatados, siempre y cuando el precio pagado no sea inferior al de la oferta más alta con la que se haya producido el empate. En caso de que solo se reciba una única oferta, la Junta podrá, a su discreción, negociar un contrato de mutuo acuerdo con el licitador, siempre y cuando el precio pagado no sea inferior al de la oferta original. Si no se recibe ninguna oferta satisfactoria, la Junta podrá volver a publicar el anuncio.
       
   5. Todas las ofertas recibidas se conservarán en los archivos durante un período mínimo de un año a partir de su recepción. Todo contrato celebrado sin cumplir las disposiciones anteriores será nulo.
       
   6. Los datos presentados por una empresa al Distrito en respuesta a una licitación son confidenciales hasta su apertura. Una vez abiertos, el nombre del licitador y el importe en dólares especificado pasan a ser públicos; el resto de datos siguen siendo confidenciales hasta que finalice el proceso de selección, es decir, hasta que la escuela haya completado su evaluación y haya clasificado las respuestas. Una vez finalizado el proceso de selección, todos los datos presentados por los licitadores son públicos, salvo aquellos que constituyan secretos comerciales. Si todas las respuestas son rechazadas antes de que finalice el proceso de selección, todos los datos siguen siendo privados, excepto el nombre del licitador y el importe en dólares especificado, que se hicieron públicos en la apertura de las ofertas, durante un año a partir de la fecha de apertura propuesta o hasta que una nueva licitación dé lugar a la finalización del proceso de selección o hasta que se tome la decisión de abandonar la compra, lo que ocurra antes, momento en el que los datos restantes pasan a ser públicos. Los datos creados o mantenidos por el Distrito como parte del proceso de selección o evaluación se protegen como datos no públicos hasta la finalización del proceso de selección o evaluación. En ese momento, los datos son públicos, con la excepción de los datos que constituyan secretos comerciales.
       
3. Contratos de entre 25 000 y 100 000 dólares
   
   Si se estima que el importe de la venta superará los 25 000 $, pero no los 100 000 $, el contrato podrá formalizarse mediante licitación cerrada, según se indica anteriormente, o mediante negociación directa, obteniendo dos o más presupuestos para la compra o venta cuando sea posible, y sin publicar un anuncio de licitación ni cumplir de otro modo con los requisitos del anuncio de licitación pública. Todas las cotizaciones obtenidas se conservarán en los archivos durante un período de al menos un año tras su recepción.
    
4. Contratos de 25 000 dólares o menos
   
   Si se estima que el importe de la venta es de 25 000 dólares o menos, el contrato podrá formalizarse mediante licitación o en el mercado libre, a discreción de la Junta. La venta en el mercado libre podrá realizarse mediante subasta. Si el contrato se celebra mediante licitación, se basará, en la medida de lo posible, en al menos dos ofertas, que se conservarán en los archivos durante un período mínimo de un año tras su recepción.
    
5. Venta electrónica de suministros, materiales y equipos excedentes
   
   Sin perjuicio de los demás requisitos de procedimiento establecidos en la presente política, el Distrito podrá contratar la venta de suministros, materiales y equipos excedentes, obsoletos o sin usar mediante un proceso de venta electrónica en el que los compradores compitan por adquirir dichos suministros, materiales o equipos al precio de compra más alto, en un entorno abierto e interactivo.
    
6. Convocatoria de licitación
   
   La convocatoria de los procedimientos para la presentación de ofertas se hará pública mediante publicación u otros medios que resulten adecuados para informar al público con la debida antelación.
    
7. Ventas a empleados
   
   Ningún miembro de la junta directiva ni empleado del Distrito podrá vender, poner a la venta, poseer o controlar con fines de venta a ningún otro miembro de la junta directiva o empleado del Distrito ningún bien o material propiedad del Distrito, salvo que dichos bienes y materiales no sean necesarios para fines públicos y se vendan a un empleado del Distrito tras un aviso público razonable, en una subasta pública o mediante licitación por escrito, siempre que el empleado no participe directamente en el proceso de subasta o venta. Se considerará aviso razonable aquel publicado o expuesto con al menos una semana de antelación. Un empleado del Distrito no podrá adquirir más de un vehículo de motor del Distrito en un periodo de 12 meses. Esta sección no se aplicará a la venta de bienes o materiales adquiridos o producidos por el distrito escolar para su venta al público en general en el curso normal de sus actividades. Nada de lo dispuesto en esta sección prohibirá a un empleado del distrito escolar vender o poseer con fines de venta bienes públicos si dicha venta o posesión con fines de venta se realiza en el curso normal de las actividades o en el desempeño habitual de las funciones del empleado.
    
8. Excepciones para los ordenadores escolares sobrantes
   
   El distrito podrá prescindir de los requisitos de licitación pública y no estará sujeto a ninguna otra ley relativa a los contratos de los distritos escolares si se deshace de los ordenadores escolares excedentes y del equipo relacionado mediante la cesión de la propiedad y la titularidad a:
    
   1. otro distrito escolar;
       
   2. el Departamento Estatal de Instituciones Penitenciarias;
       
   3. el Consejo de Administración de los Colegios y Universidades del Estado de Minnesota; o
       
   4. la familia de un alumno residente en el distrito cuyos ingresos familiares totales se ajusten a la definición federal de pobreza.