Para consultar datos públicos o solicitar copias de los datos públicos que mantiene el Distrito Escolar de Minnetonka,envíe su solicitud en líneao remita una solicitud por escrito al responsable de datos públicos ala dirección data.requests@minnetonkaschools.org. Se recomienda utilizar el formulario de solicitud de datos, aunque no es obligatorio. También puede enviar su solicitud por escrito por correo postal. Si decide no utilizar el formulario de solicitud de datos, su solicitud por escrito deberá incluir:

• Que está presentando una solicitud en virtud de la Ley de Prácticas de Datos (Estatutos de Minnesota, capítulo 13);
• Tanto si desea consultar los datos, obtener copias de los mismos o ambas cosas;
• Una descripción clara de los datos que desea consultar o que desea que se le faciliten, incluyendo el intervalo de fechas correspondiente.

Antes de atender una solicitud, el Distrito podría ponerse en contacto con usted por los siguientes motivos:

• Para solicitar aclaraciones o información adicional que ayude a atender la solicitud;
• Para analizar las opciones que permitan mejorar la gestión de la solicitud;
• Para informarle de si la solicitud conlleva algún coste o requiere un pago por adelantado.

Si solicita acceso con fines de inspección, el Distrito no le cobrará ningún importe ni le exigirá el pago de ninguna tasa.

Para atender una solicitud, el Distrito tomará una de las siguientes medidas:

1. Si el Distrito no dispone de los datos, el responsable de protección de datos se lo notificará tan pronto como sea razonablemente posible.
2. Si el Distrito dispone de los datos, pero estos no son de carácter público, el responsable de protección de datos se lo notificará tan pronto como sea razonablemente posible y le indicará por escrito el fundamento jurídico de la decisión de no facilitar dichos datos.
3. Si el Distrito dispone de los datos y estos son de carácter público, el Distrito responderá a la solicitud de forma adecuada y sin demora, en un plazo razonable, mediante una de las siguientes medidas:
   • Concierte una fecha, una hora y un lugar para revisar los datos sin coste alguno.
   • Facilite copias de los datos tan pronto como sea razonablemente posible, al precio indicado.

Puede optar por recoger los ejemplares o que se los enviemos por correo, según la tarifa indicada.

La Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota no exige la creación ni la recopilación de nuevos datos en respuesta a una solicitud de datos, ni tampoco obliga al Distrito a facilitar los datos en un formato o disposición específicos si no se conservan en dicho formato o disposición. Los datos preparados para su inspección suelen imprimirse siempre en papel.

La Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota no obliga al Distrito a responder a preguntas que no constituyan solicitudes de datos. No obstante, usted puede solicitar que se le explique el significado de los datos que se hayan obtenido. 

Si solicita copias electrónicas o impresas de los datos, el responsable de protección de datos podrá exigirle que abone los costes reales derivados de la búsqueda y la obtención de los datos públicos, incluido el coste del tiempo de los empleados, así como de la elaboración, certificación y envío de las copias de los datos.

No obstante, si se solicitan 100 páginas o menos en formato impreso, no se aplicarán los costes reales, y en su lugar, el Distrito podrá cobrar un máximo de 0,25 dólares por cada página copiada.

En el caso de solicitudes que superen las 100 páginas, el Distrito podrá cobrar los «costes reales» derivados de la elaboración de la información, más un coste por página por cada copia impresa que se expida.

• Los «costes reales» de la elaboración de datos públicos de más de 100 páginas se calculan aplicando la tarifa salarial por hora más baja del miembro del personal autorizado para gestionar dichos datos en relación con:
  • Búsqueda y obtención de datos (si el solicitante no es el interesado).
  • Elaboración, certificación, clasificación y envío de los datos.

Para las personas que SON los interesados de los datos solicitados:

Datos sobre ti
La Ley de Prácticas en materia de Datos del Gobierno de Minnesota establece que los interesados tienen determinados derechos en relación con la recopilación, la creación y la conservación de datos públicos que les conciernen por parte de una entidad gubernamental.  Se considera que usted es el interesado cuando se le puede identificar a partir de los datos.  El término «datos gubernamentales» hace referencia a toda la información registrada de la que dispone una entidad gubernamental, incluyendo documentos en papel, correos electrónicos, CD-ROM, fotografías, etc.

Clasificación de los datos que te conciernen
La Ley de Prácticas de Datos establece que todos los datos públicos son de carácter público, salvo que una ley estatal o federal disponga lo contrario.  Según la legislación estatal, los datos que le conciernen se clasifican como públicos, privados o confidenciales.  A continuación se incluyen algunos ejemplos.

Datos públicos
Debemos facilitar los datos públicos a cualquiera que los solicite; no importa quién los pida ni por qué.

Datos personales
No podemos facilitar datos personales al público en general, pero tú tienes acceso a ellos cuando se refieren a ti.  Podemos compartir sus datos personales con usted, con cualquier persona que cuente con su autorización, con el personal del distrito que necesite dichos datos para desempeñar sus funciones, y en los casos en que lo permita la ley o una orden judicial.

Datos confidenciales
Los datos confidenciales son los que gozan de mayor protección.  Ni el público ni usted pueden acceder a ellos, incluso cuando los datos confidenciales se refieran a usted.  Podemos compartir datos confidenciales sobre usted con el personal del distrito que los necesite para desempeñar su labor, así como con otras personas, siempre que lo permita la ley o una orden judicial.  No podemos concederle acceso a datos confidenciales.

Tus derechos en virtud de la Ley de Protección de Datos

Tu acceso a tus datos
Tienes derecho a consultar (inspeccionar), de forma gratuita, los datos públicos y privados que conservamos sobre ti.  También tienes derecho a obtener copias de los datos públicos y privados que te conciernen.  La Ley de Prácticas de Datos nos permite cobrar por las copias.  Tiene derecho a consultar los datos de forma gratuita antes de decidir solicitar copias.

Además, si nos lo solicitas, te informaremos de si conservamos datos sobre ti y de si dichos datos son públicos, privados o confidenciales.

Si eres padre o madre, tienes derecho a consultar y obtener copias de los datos públicos y privados relativos a tus hijos menores de edad (menores de 18 años).Si eres tutor designado legalmente, tienes derecho a consultar y obtener copias de los datos públicos y privados relativos a la persona de la que eres tutor.

Cuándo recopilamos tus datos
Cuando pedimos a los alumnos o a los empleados que faciliten datos personales en una reunión disciplinaria que no es pública, debemos informarles de ello.  En este caso, tEste aviso se denomina «advertencia Tennessen». El aviso regula el uso que hacemos de los datos que recopilamos sobre usted. Por lo general, solo podemos utilizar y divulgar los datos de la forma descrita en el aviso. Otros datos no públicos que recopilamos sobre los empleados incluyen evaluaciones de rendimiento, solicitudes de empleo, etc. En el caso de los alumnos, las calificaciones, los informes de educación especial y las solicitudes de tareas son ejemplos de datos no públicos.

Le pediremos su autorización por escrito si necesitamos utilizar o divulgar datos personales sobre usted de una forma diferente, o si nos solicita que divulguemos dichos datos a otra persona.  Este permiso se denomina «consentimiento informado».  Si desea que facilitemos datos a otra persona, puede utilizar el formulario de consentimiento.

Protección de tus datos
La Ley de Protección de Datos nos obliga a proteger sus datos. Hemos establecido las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la seguridad de sus datos. En el desafortunado caso de que detectemos una violación de la seguridad y una persona no autorizada haya accedido a sus datos, se lo notificaremos tal y como exige la ley.

Cuando tus datos son inexactos o están incompletos
Tienes derecho a impugnar la exactitud o la integridad de los datos públicos y privados que te conciernen. También tienes derecho a recurrir nuestra decisión. Si eres menor de edad, tus padres o tu tutor tienen derecho a impugnar los datos que te conciernen.

Cómo solicitar tus datos

Para consultar los datos o solicitar copias de los datos que el Distrito tiene sobre usted, sus hijos menores de edad o una persona de la que sea tutor legal, envíe una solicitud por escrito al responsable de cumplimiento de la normativa sobre protección de datos del Distrito. Puede enviar su solicitud por correo postal o por correo electrónico.

Tu solicitud por escrito debe incluir:

• Que usted, en su calidad de interesado, presenta una solicitud en virtud de la Ley de Prácticas de Datos (Estatutos de Minnesota, capítulo 13) para obtener información sobre sus datos personales;
• Tanto si desea consultar los datos, obtener copias de los mismos o ambas cosas;
• Una descripción clara de los datos que desea consultar o que desea que se le envíen;
• Información de identificación que demuestre que usted es el interesado, o el padre, la madre o el tutor del interesado; y
• Tu dirección postal (si no vas a recoger los datos en persona).

El distrito escolar exige una prueba de identidad (un documento de identidad estatal válido, como el permiso de conducir, la tarjeta de identificación militar o el pasaporte) antes de poder atender su solicitud de información. Si solicita información sobre su hijo menor de edad, deberá acreditar que es su progenitor. Si es su tutor, deberá presentar la documentación legal que acredite su tutela.

Si no puede presentar un documento de identidad en persona, deberá facilitar copias compulsadas o certificadas. Dichos documentos de identidad deben enviarse junto con su solicitud.

El Distrito no transmitirá datos personales por vía electrónica bajo ninguna circunstancia.

Cómo respondemos a una solicitud de datos

Una vez que haya presentado su solicitud por escrito, nos pondremos manos a la obra para tramitarla. Si no queda claro qué datos solicita, le pediremos que nos lo aclare.

• Si no disponemos de los datos, se lo notificaremos por escrito en un plazo de 10 días hábiles.
• Si disponemos de los datos, pero se trata de información confidencial o privada que no te concierne, te lo notificaremos por escrito en un plazo de 10 días hábiles y te indicaremos qué ley concreta impide que puedas acceder a ellos.
• Si disponemos de los datos, y se trata de datos públicos o privados sobre usted, responderemos a su solicitud en un plazo de 10 días hábiles, procediendo de una de las siguientes maneras:
  • Concierta una fecha, una hora y un lugar para revisar los datos, de forma gratuita, si lo que solicitas es consultar los datos
  • Le facilitaremos copias de los datos en un plazo de 10 días hábiles. Puede optar por recogerlas personalmente o se las enviaremos por correo. También le daremos las instrucciones necesarias para que abone por adelantado el importe de las copias.
• El distrito escolar podrá cobrar a los interesados por las copias de los datos públicos. Estos cargos están autorizados en virtud del artículo 13.04, apartado 3, de los Estatutos de Minnesota.
  • Las copias en blanco y negro de hasta 100 páginas, en formato carta o legal, pueden costar 25 céntimos por copia a una cara o 50 céntimos por copia a doble cara. El coste de la mayoría de los demás tipos de copias es el coste real de su realización y certificación.   A la hora de determinar los costes reales de la realización de copias, tenemos en cuenta el tiempo de los empleados, el coste del material en el que se copian los datos (papel, CD, DVD, etc.) y los gastos de envío (si los hubiera). Si su solicitud se refiere a copias de datos que no podemos reproducir nosotros mismos, como fotografías, le cobraremos el coste real que debamos pagar a un proveedor externo por las copias.

El distrito escolar no cobrará nada si el coste de facilitar los datos es inferior al coste de tramitar el pago.

Una vez que le hayamos facilitado el acceso a sus datos, no estaremos obligados a volver a mostrárselos hasta dentro de seis meses, salvo que surja una controversia o recopilemos o generemos nuevos datos sobre usted.

Si hay algún dato que no entiendas (términos técnicos, abreviaturas o acrónimos), no dudes en decírnoslo. Si nos lo pides, te daremos una explicación.

La Ley de Prácticas de Datos no nos obliga a crear ni a recopilar nuevos datos en respuesta a una solicitud de datos si aún no disponemos de ellos, ni a facilitar los datos en un formato o estructura específicos si no los conservamos en dicho formato o estructura. (Por ejemplo, si los datos que solicita solo están disponibles en papel, no estamos obligados a crear documentos electrónicos para responder a su solicitud).  Si aceptamos crear datos en respuesta a su solicitud, acordaremos con usted los detalles de la misma, incluidos el coste y el plazo de respuesta.

Además, la Ley de Protección de Datos no nos obliga a responder a preguntas que no constituyan solicitudes de datos.

Autorización para la divulgación de datos

Si desea que se le faciliten sus datos personales, ya sea a usted mismo o a un tercero, rellene el formulario de consentimiento que figura a continuación.

Si tiene alguna duda sobre cualquier aspecto de este formulario de consentimiento o desea recibir más información antes de firmarlo, póngase en contacto con el responsable de cumplimiento de la normativa sobre tratamiento de datos de las Escuelas Públicas de Minnetonka.

Formulario de consentimiento para la divulgación de datos