Para inspeccionar datos públicos o solicitar copias de datos públicos que el Distrito Escolar de Minnetonka mantiene, presente su solicitud en línea o presente una solicitud por escrito al Designado para datos públicos en data.requests@minnetonkaschools.org. Es preferible utilizar el formulario de solicitud de datos, pero no es obligatorio. También puede enviar su solicitud por escrito por correo. Si decide no utilizar el formulario de solicitud de datos, su solicitud por escrito debe incluir:

• Que usted está haciendo una solicitud en virtud de la Ley de Prácticas de Datos, (Estatutos de Minnesota, Capítulo 13);
• Si desea inspeccionar los datos, disponer de copias de los mismos o ambas cosas;
• Una descripción clara de los datos que desea consultar o copiar, incluido un intervalo de fechas.

Antes de atender una solicitud, el Distrito puede ponerse en contacto con usted por los siguientes motivos:

• Para pedir aclaraciones o información adicional que ayuden a satisfacer la solicitud;
• Debatir opciones para mejorar la gestionabilidad de la solicitud;
• Avisarle si la solicitud puede implicar un cargo o requerir un pago por adelantado.

Si solicita acceso con fines de inspección, el Distrito no le cobrará ni le exigirá el pago de una tasa.

Para satisfacer una solicitud, el Distrito hará una de las siguientes cosas:

1. Si el Distrito no dispone de los datos, el Responsable de Prácticas de Datos se lo notificará tan pronto como sea razonablemente posible.
2. Si el Distrito dispone de los datos pero éstos no son públicos, el Responsable de Prácticas de Datos se lo notificará tan pronto como sea razonablemente posible y especificará por escrito la autoridad legal de la decisión de retener la divulgación de los datos.
3. Si el Distrito dispone de los datos y éstos son públicos, responderá a la solicitud de forma adecuada y sin demora, en un plazo razonable, mediante una de las siguientes acciones:
   • Acuerde una fecha, hora y lugar para inspeccionar los datos sin coste alguno.
   • Proporcionar copias de los datos tan pronto como sea razonablemente posible al coste especificado.

Puede optar por recoger los ejemplares o pedir que se los envíen a la tarifa indicada.

La Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota no exige la creación o recopilación de nuevos datos en respuesta a una solicitud de datos, ni se exige al Distrito que proporcione datos en una forma o disposición específica si no se conservan en esa forma o disposición. Los datos preparados para su inspección suelen imprimirse siempre en papel.

La Ley de Prácticas de Datos del Gobierno de Minnesota no obliga al Distrito a responder a preguntas que no sean solicitudes de datos. No obstante, usted puede tratar de conocer el significado de los datos que se han recuperado. 

Si solicita copias electrónicas o impresas de los datos, el Responsable de Prácticas de Datos puede exigirle que pague los costes reales de búsqueda y recuperación de los datos gubernamentales, incluido el coste del tiempo de los empleados, y de realización, certificación y envío de las copias de los datos.

Sin embargo, si se solicitan 100 o menos páginas de copias en papel, no se utilizarán los costes reales y, en su lugar, el Distrito no podrá cobrar más de 0,25 dólares por cada página copiada.

En el caso de solicitudes de más de 100 páginas, el Distrito puede cobrar los "costes reales" de producción de los datos, más un coste por página por cada copia en papel producida.

• Los "costes reales" de la producción de datos públicos de más de 100 páginas se calculan aplicando la retribución por hora más baja del funcionario autorizado a tratar dichos datos:
  • Búsqueda y recuperación de datos (si el solicitante no es el interesado).
  • Confeccionar, certificar, clasificar y enviar por correo los datos.

Para las personas que SON el sujeto de los datos solicitados:

Datos sobre usted
La Ley de Prácticas de Datos Gubernamentales de Minnesota establece que los interesados tienen determinados derechos en relación con la recogida, creación y conservación de datos gubernamentales sobre ellos por parte de una entidad gubernamental.  Usted es el sujeto de los datos cuando puede ser identificado a partir de ellos.  Por datos de la administración se entiende toda la información registrada que posee una entidad pública, ya sea en papel, correo electrónico, CD-ROM, fotografías, etc.

Clasificación de sus datos
La Ley de Prácticas de Datos presume que todos los datos de la administración son públicos a menos que una ley estatal o federal diga que los datos no son públicos.  La ley estatal clasifica los datos sobre usted como públicos, privados o confidenciales.  A continuación encontrará algunos ejemplos.

Datos públicos
Debemos dar datos públicos a quien nos los pida; no importa quién los pida ni por qué.

Datos privados
No podemos dar datos privados al público en general, pero usted tiene acceso cuando los datos son sobre usted.  Podemos compartir sus datos privados con usted, con alguien que tenga su permiso, con personal del Distrito que necesite los datos para realizar su trabajo y según lo permita la ley o una orden judicial.

Datos confidenciales
Los datos confidenciales son los más protegidos.  Ni el público ni usted pueden acceder aunque los datos confidenciales sean sobre usted.  Podemos compartir datos confidenciales sobre usted con el personal del Distrito que los necesite para realizar su trabajo y con otras personas según lo permita la ley o una orden judicial.  No podemos darle acceso a datos confidenciales.

Sus derechos en virtud de la Ley de Protección de Datos

Acceso a sus datos
Tiene derecho a consultar (inspeccionar) gratuitamente los datos públicos y privados que conservamos sobre usted.  También tiene derecho a obtener copias de sus datos públicos y privados.  La Ley de Prácticas de Datos nos permite cobrar por las copias.  Tiene derecho a consultar los datos, sin coste alguno, antes de decidirse a solicitar copias.

Además, si lo solicita, le diremos si conservamos datos sobre usted y si son públicos, privados o confidenciales.

Si es usted padre o madre, tiene derecho a consultar y obtener copias de los datos públicos y privados de sus hijos menores (de menos de 18 años). Si es usted tutor legal, tiene derecho a consultar y obtener copias de los datos públicos y privados de la persona de la que es tutor.

Cuándo recopilamos sus datos
Cuando pedimos a los alumnos o empleados que faciliten datos sobre sí mismos en una reunión disciplinaria que no es pública, debemos notificarlo.  En este caso, tl aviso se denomina aviso "Tennessen". El aviso controla lo que hacemos con los datos que recogemos de usted. Por lo general, sólo podemos utilizar y divulgar los datos de las formas descritas en el aviso. Otros datos no públicos que recopilamos sobre los empleados incluyen evaluaciones de rendimiento, solicitudes de empleo, etc. En el caso de los estudiantes, las calificaciones, los informes de educación especial, las solicitudes de asignación son ejemplos de datos no públicos.

Le pediremos su permiso por escrito si necesitamos utilizar o divulgar datos privados sobre usted de otra manera, o si nos pide que divulguemos datos a otra persona.  Este permiso se denomina consentimiento informado.  Si desea que comuniquemos los datos a otra persona, puede utilizar el botón formulario de consentimiento.

Protección de datos
La Ley de Protección de Datos nos obliga a proteger sus datos. Hemos establecido las salvaguardias adecuadas para garantizar que sus datos estén seguros. En el desafortunado caso de que determinemos que se ha producido una violación de la seguridad y que una persona no autorizada ha accedido a sus datos, se lo notificaremos como exige la ley.

Si sus datos son inexactos o incompletos
Tiene derecho a impugnar la exactitud y/o exhaustividad de los datos públicos y privados sobre usted. También tiene derecho a recurrir nuestra decisión. Si es menor de edad, sus padres o tutores tienen derecho a impugnar sus datos.

Cómo solicitar sus datos

Para inspeccionar los datos o solicitar copias de los datos que el Distrito guarda sobre usted, sus hijos menores de edad o una persona de la que usted haya sido nombrado tutor legal, presente una solicitud por escrito al Responsable de Cumplimiento de Prácticas de Datos del Distrito. Puede enviar su solicitud por correo postal o electrónico.

Su solicitud por escrito debe incluir:

• Que usted está haciendo una solicitud en virtud de la Ley de Prácticas de Datos, (Minnesota Statutes, Chapter 13), como sujeto de datos, para los datos sobre usted;
• Si desea inspeccionar los datos, disponer de copias de los mismos o ambas cosas;
• Una descripción clara de los datos que desea inspeccionar o hacer copiar;
• Datos de identidad que demuestren que usted es el interesado o su padre, madre o tutor; y
• Su dirección postal (si no va a recoger los datos en persona).

El Distrito Escolar requiere prueba de su identidad (identificación estatal válida como licencia de conducir, cartilla militar o pasaporte) antes de que podamos responder a su solicitud de datos. Si está solicitando datos sobre su hijo menor de edad, debe mostrar prueba de que usted es el padre del menor. Si es usted tutor, deberá presentar documentación legal que acredite su tutela.

Si no puede presentar un documento de identidad en persona, deberá presentar copias compulsadas o certificadas. Dichas identificaciones se presentan junto con su solicitud.

El Distrito no transmitirá datos privados por vía electrónica bajo ninguna circunstancia.

Cómo respondemos a una solicitud de datos

Una vez que presente su solicitud por escrito, trabajaremos para tramitarla. Si no está claro qué datos solicita, le pediremos que nos lo aclare.

• Si no disponemos de los datos, se lo notificaremos por escrito en un plazo de 10 días laborables.
• Si tenemos los datos, pero se trata de datos confidenciales o privados que no son sobre usted, se lo notificaremos por escrito en un plazo de 10 días laborables e indicaremos qué ley específica dice que usted no puede acceder a los datos.
• Si disponemos de los datos, y se trata de datos públicos o privados sobre usted, responderemos a su solicitud en un plazo de 10 días laborables, realizando una de las siguientes acciones:
  • Acordar una fecha, hora y lugar para inspeccionar los datos, de forma gratuita, si su solicitud es para ver los datos.
  • Proporcionarle copias de los datos en un plazo de 10 días laborables. Puede optar por recoger las copias o se las enviaremos por correo. También nos encargaremos de que pague por adelantado las copias.
• El Distrito Escolar puede cobrar a los interesados por las copias de datos gubernamentales. Estos cargos están autorizados por la sección 13.04, subd. 3, de los Estatutos de Minnesota.
  • 100 o menos páginas de copias en blanco y negro, en papel tamaño carta u oficio pueden costar 25 céntimos por una copia a una cara, o 50 céntimos por una copia a dos caras. Para la mayoría de los demás tipos de copias se aplica el coste real de hacer y certificar las copias. A la hora de determinar el coste real de hacer copias, tenemos en cuenta el tiempo de los empleados, el coste del material en el que copiamos los datos (papel, CD, DVD, etc.) y los gastos de envío (si los hay). Si solicita copias de datos que no podemos reproducir nosotros mismos, como fotografías, le cobraremos el coste real que debamos pagar a un proveedor externo por las copias.

El Distrito Escolar renunciará a los cargos si el coste de proporcionar los datos es inferior al coste de procesar el pago.

Una vez que le hayamos proporcionado acceso a sus datos, no tendremos que volver a mostrárselos durante 6 meses, a menos que haya un litigio o que recopilemos o creemos nuevos datos sobre usted.

Si no entiende algunos de los datos (técnicos, abreviaturas o siglas), háganoslo saber. Le daremos una explicación si nos lo pide.

La Ley de Prácticas de Datos no nos obliga a crear o recopilar nuevos datos en respuesta a una solicitud de datos si aún no disponemos de ellos, ni a proporcionar datos en una forma o disposición específica si no conservamos los datos en dicha forma o disposición. (Por ejemplo, si los datos que solicita están sólo en papel, no estamos obligados a crear documentos electrónicos para responder a su solicitud). Si aceptamos crear datos en respuesta a su solicitud, trabajaremos con usted en los detalles de su solicitud, incluidos el coste y el tiempo de respuesta.

Además, la Ley de Prácticas sobre Datos no nos obliga a responder a preguntas que no sean solicitudes de datos.

Consentimiento para la divulgación de datos

Si desea comunicar sus datos personales, ya sea a usted mismo o a un tercero, rellene el formulario de consentimiento que figura a continuación.

Si tiene alguna pregunta sobre cualquier aspecto de este formulario de consentimiento, o si desea más explicaciones antes de firmarlo, póngase en contacto con el Responsable de Cumplimiento de Prácticas de Datos de las Escuelas Públicas de Minnetonka.

Formulario de consentimiento para la divulgación de datos