La oficina de Actividades de Minnetonka debe aprobar todos los anuncios en los programas impresos de los eventos de Minnetonka. Por favor, envíe por correo electrónico o fax una copia de sus anuncios para su aprobación antes de la impresión (fax 952-401-5905 o correo electrónico a ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us)

La oficina de Actividades de Minnetonka se reserva el derecho de retirar programas que no hayan sido aprobados o que no sean coherentes con los valores del distrito.

El entrenador principal es responsable de todas las facetas del banquete de entrega de premios de final de temporada. El entrenador principal puede delegar estas responsabilidades en el club de patrocinio; sin embargo, el programa y el orden del día deben ser aprobados por el entrenador principal.

Los premios entregados en el banquete son responsabilidad exclusiva del seleccionador.

No debe haber barra libre para adultos y los padres deben abstenerse de consumir alcohol en los banquetes.

Para evitar conflictos, los banquetes no deben celebrarse los miércoles por la noche ni los domingos antes de las 12.00 horas.

Todas las compras de transporte, honorarios y equipo deben ser aprobadas por el entrenador principal y el Director de Actividades.

El departamento de actividades facturará a los clubes de refuerzo cualquier transporte en autobús que exceda el presupuesto del distrito.

El departamento de actividades facturará a los clubes de refuerzo las cuotas de torneos o partidos que superen el presupuesto del distrito.

El Distrito podrá facturar al club de refuerzo los suministros/equipos que excedan el presupuesto del Distrito. Todas las donaciones deben ser entregadas a la Oficina de Actividades antes de ordenar.

Los Booster Clubs DEBERÍAN:

Dedicar tiempo como voluntario y recaudar fondos.

Aportar fondos para mejorar el rendimiento del equipo o de la organización.

Imprimir artículos promocionales como horarios, programas y anuarios del equipo (previa aprobación del entrenador jefe/AD).

Apoyar económicamente el programa proporcionando financiación adicional para entrenadores, personal y trabajadores del evento.

Organizar eventos de equipo, como comidas de equipo.

Escuchar y colaborar estrechamente con el entrenador jefe.

Discutir como asunto oficial cualquier tema que se ajuste a la definición o función de un club de refuerzo, tal y como se indica en la página anterior.

Los Booster Clubs NO DEBERÍAN:

• Discutir abiertamente o realizar una revisión del rendimiento del entrenador principal o del cuerpo técnico.
• Discutir abiertamente las cuestiones relativas al tiempo de juego.
• Rescatar la financiación del programa para controlar la contratación o el despido del entrenador o del miembro del personal.
• Ofrecer una petición por parte de los miembros del booster club para contratar/despedir a un entrenador.
• Planificar, organizar o intentar poner en práctica un programa de entrenamiento fuera de temporada sin la dirección o el consentimiento del entrenador principal.
• Discutir como asunto oficial cualquier tema que no se ajuste a la definición y función de un club de refuerzo, tal y como se indica en la página anterior.
• Revisar el rendimiento de un entrenador financiado por el club de refuerzo. Las evaluaciones del personal son responsabilidad exclusiva del Distrito.

¿Tengo un conflicto? ¿Cómo debo proceder?

Protocolo de resolución de conflictos

Los conflictos son casi inevitables cuando se trabaja con personas apasionadas, muy centradas y entregadas. Aunque una buena comunicación y unas directrices claras ayudarán a limitar los conflictos, deben existir protocolos claros para afrontarlos cuando surjan.

Cuando se expresa una preocupación, deben seguirse los siguientes pasos. Nuestro objetivo debe ser resolver el conflicto en el nivel de intervención más bajo posible, pero no dude en seguir todo el proceso si es necesario. Siempre es prudente mantener al Director de Actividades al tanto de cualquier conflicto que se esté manejando en su programa, sin importar el nivel de intervención en el que se encuentre actualmente.

Pasos en la resolución de conflictos

Se recomienda encarecidamente a los padres y entrenadores que mantengan abiertas las líneas de comunicación. Se ha desarrollado un procedimiento con el propósito de establecer y mantener las líneas de comunicación entre la escuela, los padres/tutores y los estudiantes, para la resolución de preocupaciones relacionadas con el programa de actividades.

Los siguientes pasos se han diseñado como un protocolo a seguir hasta que se alcance una resolución. Si un problema se eleva a la etapa 3 o superior, se debe volver a la etapa 1. La mayoría de los problemas se resuelven en la primera etapa si se permite que ocurran. La mayoría de los problemas se resuelven en el primer paso si se permite que ocurran.

Paso 1 Entrenador/Estudiante: El alumno y el entrenador/asesor se reunirán para tratar el asunto. El objetivo de esta reunión es poner fin al problema. Esta reunión debe celebrarse en los cinco días siguientes al incidente.

Paso 2 Entrenador/Estudiante/Padres: Los padres y el estudiante deben programar una reunión con el entrenador/asesor dentro de los cinco días escolares posteriores al incidente o dentro de los cinco días posteriores a la reunión inicial entre el entrenador y el estudiante.

La hora de la reunión debe ser conveniente para ambas partes. El orden del día de la reunión se limita al asunto inicial. Los entrenadores/asesores pueden solicitar la presencia administrativa en la reunión, pero el entrenador/asesor dirigirá la sesión y proporcionará un resumen detallado al Director de Actividades.

Paso 3 Entrenador/Estudiante/Padre/AD: Si no se llega a un acuerdo en la reunión, el entrenador/asesor debe crear un resumen escrito de la reunión dentro de cinco días escolares para ser revisado por el Director de Actividades. Si el padre solicita una reunión con el Director de Actividades, la persona con el conflicto debe completar un formulario del paso 3 y entregarlo al Director de Actividades. El Director de Actividades concertará una reunión con el entrenador, los padres y el alumno (a discreción del Director de Actividades). Después de la reunión, el Director de Actividades tomará una decisión sobre el asunto y compartirá los resultados y la estrategia de solución con la familia, el entrenador / asesor, y el director del edificio.

Paso 4 Padres/Director: Si la decisión/estrategia establecida sigue siendo inaceptable para la familia, entonces pueden reunirse con el director del edificio para discutir alternativas. El Director de Actividades, el entrenador/asesor, y/o el estudiante se reunirán con los padres y el director a discreción del director.

Otros puntos clave:

• Es inapropiado plantear una preocupación a un entrenador durante un partido o un entrenamiento.
• El tiempo de juego y la selección del equipo son determinados exclusivamente por el cuerpo técnico. Estas discusiones deben ser entre el entrenador/asesor y el estudiante. Un padre sólo puede participar en estas discusiones si el estudiante está presente (no debe exceder el paso dos).
• Las llamadas deben dirigirse únicamente a los números de contacto de la escuela.
• Deben mantenerse las normas de privacidad de datos; no hable de otros estudiantes.
• No seguir el proceso puede repercutir en la resolución final del asunto.
• Si los padres se niegan a implicar al alumno en el proceso, el proceso de resolución del conflicto se ve comprometido.
• Se espera una comunicación respetuosa entre ambas partes. Si en algún momento la reunión se vuelve conflictiva, se reprogramará.

Finanzas

1. El informe del tesorero debe contener todas las transacciones realizadas antes de la reunión.
2. Las finanzas de cada Booster Club deben estar abiertas al 100% de los socios.
3. En ningún momento un entrenador remunerado debe tener autoridad para emitir cheques.
4. Es obligatorio que dos personas participen en la autorización y firma de cualquier cheque.
5. Todas las compras deben pasar por el distrito escolar (véase la sección de compras más abajo).
6. Al menos dos miembros deben tabular todos los fondos recaudados.
7. El distrito 276 tiene derecho a solicitar declaraciones fiscales, ingresos, gastos y saldos.

Compras

Los clubes de aficionados que deseen adquirir material deportivo para sus equipos deberán solicitar la aprobación del entrenador principal y del departamento de deportes. Los clubes de refuerzo no deben comprar equipo de forma independiente. Cuando el equipo se compra, a partir de fondos donados, se convierte en propiedad del distrito escolar.

Después de que el entrenador principal y el director de actividades hayan aprobado una solicitud de equipamiento, el club de patrocinio deberá donar los fondos al departamento de actividades, especificando su finalidad. A continuación, la oficina de deportes cumplimentará una orden de compra para iniciar el pedido. Todos los equipos y suministros deben enviarse a una dirección del distrito escolar.

Los clubes promotores no deben encargar materiales directamente ni pedir que se los envíen a domicilio.

Si un booster club está financiando una posición de entrenador, los fondos deben ser donados de nuevo al Distrito antes del comienzo de la temporada, todos los entrenadores deben completar el papeleo de nueva contratación. Llame a la oficina de actividades al 952-401-5903 para programar una cita. Al final de la temporada, el departamento de actividades utilizará los fondos del club de refuerzo para pagar al entrenador.

El departamento de actividades no puede facilitar el número de exención de impuestos del distrito escolar. Los patrocinadores que hagan donaciones deben seguir el proceso anterior para la compra de material.

La recaudación de fondos es una parte necesaria de las actividades escolares y deportivas de hoy en día. Estamos muy agradecidos por los esfuerzos de los padres y los clubes de apoyo.

Tenga en cuenta que la pertenencia a un equipo y/o el tiempo de juego no se ven afectados en modo alguno por la cantidad de dinero recaudada por un participante.

Las cuotas del club de refuerzo y otras tasas deben reembolsarse a los alumnos que sean apartados del equipo.

1. Cada Booster Club debe tener dirigentes elegidos o designados. (Presidente, Tesorero y Secretario)
2. Antes del primer entrenamiento de cada temporada, el presidente de cada booster club debe informar al director y al director de actividades de los nombres y datos de contacto (dirección, teléfono y correo electrónico) de cada directivo del club.
3. Las reuniones del Booster Club deben seguir un orden del día fijo en cada reunión (Bienvenida/Actas de la reunión anterior/Informe del tesorero/Asuntos antiguos/Asuntos nuevos).
4. Todas las áreas señaladas en esta página son requeridas y obligatorias, a menos que se indique explícitamente lo contrario.

Cumplimiento legal de los Booster Clubs

Cada club se mantendrá al día con las leyes estatales y federales para ser reconocido como "Booster Club" por el distrito; por lo tanto, se le otorgará cobertura de seguro de responsabilidad civil pagada por el distrito.

Para mantenerse al corriente de sus obligaciones, cada club debe hacer lo siguiente:

• Obtenga un número de identificación fiscal federal, un número de identificación patronal estatal y, si procede, un número de permiso de vendedor estatal (impuesto sobre las ventas).
• Por lo general, los clubes se consideran organizaciones sin ánimo de lucro y recaudarán fondos dentro del Estado de Minnesota. Para cumplir las leyes de beneficencia aplicables, el club deberá:
  • Incorporarse en el Estado de Minnesota (desarrollar estatutos y artículos de incorporación y seguir los requisitos para operar como tal) como una corporación sin ánimo de lucro.
  • Inscribirse en la Fiscalía General del Estado como organización benéfica.
  • Solicitar el reconocimiento del IRS como organización exenta presentando el formulario 1023.
  • Presentar anualmente el formulario 990 o la "tarjeta postal", según corresponda, ante el IRS y presentar anualmente el Informe Anual de la Organización Benéfica ante la oficina del Fiscal General de Minnesota.
  • También puede estar obligado a presentar un Minnesota M4NP - dependiendo de los ingresos y fuentes de ingresos - consulte a un profesional de impuestos.
• Los clubes que no estén constituidos como organizaciones sin fines de lucro deberán demostrar al distrito que cumplen con las leyes aplicables en materia de declaración de ingresos y gastos como una sociedad con fines de lucro, una asociación o una persona física.
• Proporcionar al Distrito (Director /AD) una copia de las declaraciones anuales de impuestos/ declaraciones presentadas ante los organismos federales y estatales correspondientes.