La Oficina de Actividades de Minnetonka debe aprobar todos los anuncios que aparezcan en los programas impresos de los eventos de Minnetonka. Por favor, envíe por correo electrónico o por fax una copia de sus anuncios para su aprobación antes de la impresión (fax: 952-401-5905 o correo electrónico: ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us).

La oficina de actividades de Minnetonka se reserva el derecho de suspender los programas que no hayan sido aprobados o que no se ajusten a los valores del distrito.

El entrenador principal es responsable de todos los aspectos de la cena de entrega de premios de fin de temporada. El entrenador principal puede delegar estas responsabilidades en el club de aficionados; sin embargo, el programa y el orden del día deben ser aprobados por él.

La decisión sobre los premios que se entregan en la cena es responsabilidad exclusiva del entrenador principal.

No debería haber barra libre para los adultos, y los padres deberían abstenerse de consumir alcohol en los banquetes.

Para evitar conflictos, no se deben celebrar banquetes los miércoles por la noche ni antes de las 12 del mediodía los domingos.

Todos los gastos de transporte, las cuotas y la compra de material deben ser aprobados por el entrenador principal y el director de actividades.

El departamento de actividades facturará a las asociaciones de apoyo cualquier gasto de transporte en autobús que supere el presupuesto del distrito.

El departamento de actividades facturará a las asociaciones de aficionados cualquier gasto relacionado con torneos o partidos que supere el presupuesto asignado por el distrito.

El distrito podrá facturar al club de aficionados los materiales o el equipamiento que superen el presupuesto del distrito. Todas las donaciones deben entregarse en la Oficina de Actividades antes de realizar el pedido.

Los clubes de apoyo DEBERÍAN:

Ofrece tu tiempo como voluntario y recauda fondos.

Aportar fondos para mejorar el rendimiento del equipo o la organización.

Imprimir material promocional, como calendarios de los equipos, programas y anuarios (previa autorización del entrenador principal o del director deportivo).

Apoyar económicamente el programa aportando fondos adicionales para los entrenadores, el personal y los colaboradores de los eventos.

Organiza actividades para el equipo, como comidas de equipo.

Escucha y colabora estrechamente con el entrenador principal.

Tratar como asunto oficial cualquier tema que se ajuste a la definición o función de una asociación de apoyo, tal y como se describe en la página anterior.

Los clubes de aficionados NO DEBEN:

• Hablar abiertamente o realizar una evaluación del rendimiento del entrenador principal o del cuerpo técnico.
• Hablar abiertamente sobre las cuestiones relacionadas con el tiempo de juego.
• La financiación del programa a cambio de un rescate con el fin de controlar la contratación o el despido del entrenador principal o de algún miembro del cuerpo técnico.
• Presentar una petición de los miembros del club de aficionados para contratar o destituir a un entrenador.
• Planificar, organizar o intentar poner en práctica un programa de entrenamiento fuera de temporada sin la orientación o el consentimiento del entrenador principal.
• Tratar como asunto oficial cualquier tema que no se ajuste a la definición y la función de una asociación de apoyo tal y como se describe en la página anterior.
• Revisar el desempeño de un entrenador financiado por el club de aficionados. Las evaluaciones del personal son responsabilidad exclusiva del distrito.

¿Tengo un conflicto? ¿Qué debo hacer?

Protocolo de resolución de conflictos

Los conflictos son casi inevitables cuando se trabaja con personas apasionadas, muy centradas y comprometidas. Aunque una buena comunicación y unas directrices claras ayudan a reducir los conflictos, es necesario contar con protocolos claros para gestionarlos cuando surjan.

Cuando se plantee una inquietud, se deben seguir los siguientes pasos. Nuestro objetivo debe ser resolver el conflicto con el menor nivel de intervención posible, pero no dude en seguir todo el proceso si es necesario. Siempre es recomendable mantener informado al director de actividades de cualquier conflicto que se esté gestionando en su programa, independientemente del nivel de intervención en el que se encuentre actualmente.

Pasos para la resolución de conflictos

Se recomienda encarecidamente a los padres y a los entrenadores que mantengan una comunicación fluida. Se ha elaborado un procedimiento con el fin de establecer y mantener la comunicación entre el colegio, los padres o tutores y los alumnos, para resolver cualquier inquietud relacionada con el programa de actividades.

Los pasos que se indican a continuación constituyen un protocolo que debe seguirse hasta que se resuelva el problema. Si un problema llega al paso 3 o a uno superior, debe volver al paso 1. La mayoría de los problemas se resuelven en el primer paso si se les da la oportunidad de hacerlo.

Paso 1: Entrenador/Alumno: El alumno y el entrenador/asesor se reunirán para tratar el asunto. El objetivo de esta reunión es resolver el problema. La reunión deberá celebrarse en un plazo de cinco días desde que se produjo el incidente.

Paso 2: Entrenador/Alumno/Padres: Los padres y el alumno deben concertar una reunión con el entrenador o el tutor en un plazo de cinco días lectivos a partir del incidente o en un plazo de cinco días a partir de la reunión inicial entre el entrenador y el alumno.

La hora de la reunión debe ser conveniente para ambas partes. El orden del día de la reunión se limita al tema inicial. Los entrenadores o asesores pueden solicitar la presencia de personal administrativo en la reunión, pero serán ellos quienes dirijan la sesión y faciliten un resumen detallado al director de actividades.

Paso 3: Entrenador/Alumno/Padres/Director de Actividades: Si no se llega a una resolución en la reunión, el entrenador o asesor deberá redactar un resumen por escrito de la misma en un plazo de cinco días lectivos para que lo revise el Director de Actividades. Si los padres solicitan una reunión con el Director de Actividades, la persona implicada en el conflicto deberá cumplimentar un formulario del paso 3 y entregarlo al Director de Actividades. El director de actividades concertará una reunión con el entrenador, el padre y el alumno (a discreción del director de actividades). Tras la reunión, el director de actividades tomará una decisión sobre el asunto y comunicará las conclusiones y la estrategia de solución a la familia, al entrenador/asesor y al director del centro.

Paso 4: Padres/director: Si la decisión o estrategia acordada sigue resultando inaceptable para la familia, esta podrá reunirse con el director del centro para debatir alternativas. El director de actividades, el entrenador o tutor y/o el alumno se reunirán con los padres y el director, a criterio de este último.

Otros puntos clave:

• No es adecuado abordar a un entrenador para plantearle una inquietud durante un partido o un entrenamiento.
• El tiempo de juego y la selección del equipo son decisión exclusiva del cuerpo técnico. Estas conversaciones deben tener lugar entre el entrenador o el asesor y el alumno. Los padres solo podrán participar en estas conversaciones si el alumno está presente (sin ir más allá de la segunda fase).
• Las llamadas deben dirigirse exclusivamente a los números de contacto del colegio.
• Se deben respetar las normas de protección de datos; no se debe hablar de otros alumnos.
• El incumplimiento del procedimiento podría influir en la resolución final del asunto.
• Si los padres se niegan a que el alumno participe en el proceso, este se ve comprometido.
• Se espera que la comunicación entre ambas partes sea respetuosa. Si en algún momento la reunión se tornara conflictiva, se fijará una nueva fecha.

Finanzas

1. El informe del tesorero debe incluir todas las transacciones realizadas antes de la reunión.
2. Las cuentas de cada club de aficionados deben estar a la vista del 100 % de los socios.
3. En ningún caso un entrenador remunerado debe tener facultades para firmar cheques.
4. Es obligatorio que dos personas participen en la autorización y la firma de cualquier cheque.
5. Todas las compras deben realizarse a través del distrito escolar (véase la sección sobre compras más abajo).
6. Al menos dos miembros deben llevar la cuenta de todos los fondos recaudados.
7. El Distrito 276 tiene derecho a solicitar declaraciones fiscales, recibos, gastos y saldos.

Compras

Los clubes de aficionados que deseen adquirir material deportivo para sus equipos deben solicitar la autorización del entrenador principal y del departamento de deportes. Los clubes de aficionados no deben adquirir material por su cuenta. Cuando se adquiere material con fondos donados, este pasa a ser propiedad del distrito escolar.

Una vez que el entrenador principal y el director de actividades hayan aprobado una solicitud de material, el club de aficionados deberá donar los fondos al departamento de actividades, indicando el fin al que se destinan. A continuación, la oficina de deportes tramitará una orden de compra para iniciar el pedido. Todo el material y los suministros deben enviarse a una dirección del distrito escolar.

Las asociaciones de apoyo no deben encargar materiales directamente ni solicitar que se envíen a domicilios particulares.

Si una asociación de apoyo financia un puesto de entrenador, los fondos deben volver a donarse al distrito antes del inicio de la temporada, y todos los entrenadores deben completar los trámites de nueva contratación. Llame a la oficina de actividades al 952-401-5903 para concertar una cita. Al final de la temporada, el departamento de actividades utilizará los fondos de la asociación de apoyo para pagar al entrenador.

El departamento de actividades no puede facilitar el número de exención fiscal del distrito escolar. Los patrocinadores que realicen donaciones deben seguir el procedimiento anterior para la adquisición de material.

La recaudación de fondos es hoy en día una parte indispensable de las actividades y los deportes de los institutos. Estamos muy agradecidos por el esfuerzo de los padres y de las asociaciones de apoyo.

Ten en cuenta que la pertenencia a un equipo y/o el tiempo de juego no se ven afectados en modo alguno por la cantidad de dinero recaudada por un participante.

Las cuotas del club de aficionados y otras tasas deben reembolsarse a los alumnos que sean descartados del equipo.

1. Cada club de aficionados debe contar con una junta directiva elegida o designada (presidente, tesorero y secretario).
2. Antes del primer entrenamiento de cada temporada, el presidente de cada club de aficionados debe comunicar al director y al responsable de actividades los nombres y los datos de contacto (dirección, teléfono y correo electrónico) de cada miembro de la junta directiva del club.
3. Las reuniones del club de apoyo deben seguir un orden del día fijo en cada sesión (Bienvenida/Acta de la reunión anterior/Informe del tesorero/Asuntos pendientes/Asuntos nuevos).
4. Todos los campos indicados en esta página son obligatorios, salvo que se indique lo contrario de forma explícita.

Cumplimiento normativo para las asociaciones de aficionados

Cada club deberá cumplir con la legislación estatal y federal para que el distrito lo reconozca como «club de apoyo»; de este modo, se le concederá una cobertura de seguro de responsabilidad civil a cargo del distrito.

Para mantener su condición de socio, cada club debe cumplir con lo siguiente:

• Solicite un número de identificación fiscal federal, un número de identificación de empleador estatal y, si procede, un número de permiso de vendedor estatal (impuesto sobre las ventas).
• Por lo general, los clubes se consideran organizaciones sin ánimo de lucro y recaudan fondos dentro del estado de Minnesota. Para cumplir con la legislación aplicable en materia de organizaciones benéficas, el club deberá:
  • Constituirse como sociedad sin ánimo de lucro en el estado de Minnesota (redactar los estatutos y la escritura de constitución y cumplir los requisitos para operar como tal).
  • Inscríbase en la Fiscalía General del Estado como organización benéfica.
  • Solicite al IRS la reconocimiento como organización exenta presentando el formulario 1023.
  • Presentar anualmente el formulario 990 o la «tarjeta postal», según corresponda, ante el IRS, y presentar anualmente el Informe Anual de Organizaciones Benéficas ante la Fiscalía General de Minnesota.
  • Es posible que también sea necesario presentar el formulario M4NP de Minnesota —dependiendo de los ingresos y las fuentes de ingresos—; consulte a un asesor fiscal.
• Los clubes que no estén constituidos como entidades sin ánimo de lucro deberán demostrar al distrito que cumplen con la legislación aplicable en materia de declaración de ingresos y gastos, ya sea como sociedad mercantil, sociedad colectiva o persona física.
• Entregue al distrito (director/subdirector) una copia de las declaraciones fiscales y de información anuales pertinentes presentadas ante los organismos federales y estatales correspondientes.