La oficina de Actividades de Minnetonka debe aprobar todos los anuncios en los programas impresos de los eventos de Minnetonka. Por favor, envíe por correo electrónico o por fax una copia de sus anuncios para su aprobación antes de la impresión (fax 952-401-5905 o correo electrónico a ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us)

La oficina de actividades de Minnetonka se reserva el derecho de retirar programas que no hayan sido aprobados o que no sean consistentes con los valores del distrito.

El entrenador principal es responsable de todas las facetas del banquete de premios de final de temporada. El entrenador principal puede delegar estas responsabilidades en el club de aficionados; sin embargo, el programa y la agenda deben ser aprobados por el entrenador principal.

Los premios entregados en el banquete son responsabilidad exclusiva del entrenador principal.

No debe haber barra libre para los adultos y los padres deben abstenerse de consumir alcohol en los banquetes.

Para evitar conflictos, los banquetes no deben celebrarse los miércoles por la noche ni los domingos antes de las 12 horas.

Todos los transportes, tarifas y compras de material deben ser aprobados por el entrenador principal y el Director de Actividades.

El departamento de actividades facturará a los clubes de refuerzo cualquier transporte en autobús que supere el presupuesto del distrito.

El departamento de actividades facturará a los clubes de refuerzo las cuotas de los torneos o partidos que superen el presupuesto del distrito.

El Distrito puede facturar al club de refuerzo los suministros/equipos que excedan el presupuesto del Distrito. Todas las donaciones deben ser entregadas a la Oficina de Actividades antes de hacer el pedido.

Los clubes de aficionados DEBEN:

Ofrecer tiempo como voluntario y recaudar dinero.

Aportar fondos para mejorar el rendimiento del equipo o de la organización.

Imprime artículos promocionales como horarios, programas y anuarios del equipo (previa aprobación del entrenador principal/AD).

Apoyar económicamente el programa proporcionando fondos adicionales para los entrenadores, el personal y los trabajadores del evento.

Organizar eventos de equipo, como las comidas de equipo.

Escuchar y colaborar estrechamente con el entrenador jefe.

Discutir como asunto oficial cualquier tema que cumpla con la definición o función de un club de aficionados como se indica en la página anterior.

Los clubes de aficionados NO DEBEN:

• Discutir abiertamente o realizar una revisión del rendimiento del entrenador principal o del cuerpo técnico.
• Discutir abiertamente los problemas de tiempo de juego.
• Financiación del programa con el fin de controlar la contratación o el despido del entrenador o del personal.
• Ofrecer una petición por parte de los miembros del club de aficionados para contratar/despedir a un entrenador.
• Planificar, organizar o intentar implementar un programa de entrenamiento fuera de temporada sin la dirección o el consentimiento del entrenador principal.
• Discutir como asunto oficial cualquier tema que no cumpla con la definición y función de un club de aficionados como se indica en la página anterior.
• Revisar el rendimiento de un entrenador financiado por el club de aficionados. Las evaluaciones del personal son responsabilidad exclusiva del Distrito.

¿Tengo un conflicto? ¿Cómo debo proceder?

Protocolo de resolución de conflictos

Los conflictos son casi inevitables cuando se trabaja con personas apasionadas, muy centradas y dedicadas. Aunque una buena comunicación y unas directrices claras ayudarán a limitar los conflictos, debe haber protocolos claros para tratarlos cuando surjan.

Cuando se expresa una preocupación, deben seguirse los siguientes pasos. Nuestro objetivo debe ser resolver el conflicto en el nivel de intervención más bajo posible, pero no dude en seguir todo el proceso si es necesario. Siempre es conveniente mantener al Director de Actividades al tanto de cualquier conflicto que se esté manejando en su programa, sin importar el nivel de intervención en el que se encuentre actualmente.

Pasos en la resolución del conflicto

Se recomienda encarecidamente a los padres y entrenadores que mantengan líneas de comunicación abiertas. Se ha desarrollado un procedimiento con el propósito de establecer y mantener las líneas de comunicación entre la escuela, los padres/tutores y los estudiantes, para la resolución de preocupaciones relacionadas con el programa de actividades.

Los siguientes pasos están diseñados como un protocolo a seguir hasta que se alcance una resolución. Si un problema se eleva a los pasos 3 o superiores, se debe guiar de nuevo al paso 1. La mayoría de los problemas se resuelven en el primer paso si se permite que ocurran.

Paso 1 Entrenador/Estudiante: El estudiante y el entrenador/asesor se reunirán para discutir el problema. El objetivo de esta reunión es poner fin al problema. Esta reunión debe celebrarse en los cinco días siguientes al incidente.

Paso 2 Entrenador/Estudiante/Padre: El padre y el estudiante deben programar una reunión con el entrenador/asesor dentro de los cinco días escolares del incidente o dentro de los cinco días de la reunión inicial entre el entrenador y el estudiante.

La hora de la reunión debe ser conveniente para ambas partes. El orden del día de la reunión se limita al tema inicial. Los entrenadores/asesores pueden solicitar la presencia administrativa en la reunión, pero el entrenador/asesor dirigirá la sesión y proporcionará un resumen detallado para el Director de Actividades.

Paso 3 Entrenador/Estudiante/Padre/AD: Si no se llega a un acuerdo en la reunión, el entrenador/asesor debe crear un resumen escrito de la reunión dentro de los cinco días escolares para ser revisado por el Director de Actividades. Si el padre solicita una reunión con el Director de Actividades, la persona con el conflicto debe completar un formulario del paso 3 y entregarlo al Director de Actividades. El Director de Actividades organizará una reunión con el entrenador, los padres y el estudiante (a discreción del Director de Actividades). Después de la reunión, el Director de Actividades tomará una decisión sobre el asunto y compartirá los resultados y la estrategia de solución con la familia, el entrenador/asesor y el director del edificio.

Paso 4 Padres/Director: Si la decisión/estrategia establecida sigue siendo inaceptable para la familia, entonces pueden reunirse con el director del edificio para discutir alternativas. El Director de Actividades, el entrenador/asesor, y/o el estudiante se reunirán con los padres y el director a discreción del director.

Otros puntos clave:

• Es inapropiado dirigirse a un entrenador con una preocupación en un partido o práctica.
• El tiempo de juego y la selección del equipo son determinados exclusivamente por el cuerpo técnico. Estas discusiones deben ser entre el entrenador/asesor y el estudiante. Los padres sólo pueden participar en estas discusiones si el estudiante está presente (no debe superar el segundo paso).
• Las llamadas deben dirigirse únicamente a los números de contacto de la escuela.
• Hay que mantener las normas de privacidad de los datos; no hay que hablar de otros estudiantes.
• No seguir el proceso puede repercutir en la resolución final del asunto.
• Si los padres se niegan a involucrar al alumno en el proceso, el proceso de resolución de conflictos se ve comprometido.
• Se espera una comunicación respetuosa entre ambas partes. Si en algún momento la reunión se vuelve conflictiva, se reprogramará.

Finanzas

1. El informe del tesorero debe contener todas las transacciones realizadas antes de la reunión.
2. Las finanzas de cada club de refuerzo deben estar abiertas al 100% de los miembros.
3. En ningún momento un entrenador pagado debe tener autoridad para escribir cheques.
4. Es obligatorio que dos personas participen en la autorización y firma de cualquier cheque.
5. Todas las compras deben pasar por el distrito escolar (véase la sección de compras más abajo).
6. Al menos dos miembros deben tabular todos los fondos recaudados.
7. El distrito 276 tiene derecho a solicitar las declaraciones de impuestos, los ingresos, los gastos y los saldos.

Compras

Los clubes de aficionados que deseen comprar material deportivo para sus equipos deben pasar por el entrenador principal y el departamento de deportes para su aprobación. Los clubes de aficionados no deben comprar el equipo de forma independiente. Cuando el equipo se compra, con fondos donados, se convierte en propiedad del distrito escolar.

Después de que el entrenador principal y el director de actividades hayan aprobado una solicitud de equipamiento, el club de patrocinio deberá donar los fondos al departamento de actividades, especificando su finalidad. La oficina de deportes completará entonces una orden de compra para iniciar el pedido. Todo el equipo y los suministros deben enviarse a una dirección del distrito escolar.

Los clubes de aficionados no deben pedir materiales directamente ni pedir que se los envíen a domicilio.

Si un club de apoyo está financiando una posición de entrenador, los fondos deben ser donados de nuevo al Distrito antes del comienzo de la temporada, todos los entrenadores deben completar el papeleo de nueva contratación. Llame a la oficina de actividades al 952-401-5903 para programar una cita. Al final de la temporada, el departamento de actividades utilizará los fondos del club booster para pagar al entrenador.

El departamento de actividades no puede dar el número de exención de impuestos del distrito escolar. Los patrocinadores que hagan donaciones deben seguir el proceso anterior para la compra de equipos.

La recaudación de fondos es una parte necesaria de las actividades de la escuela secundaria y el atletismo hoy en día. Estamos muy agradecidos por los esfuerzos de los padres y clubes de apoyo

Tenga en cuenta que la pertenencia a un equipo y/o el tiempo de juego no se ven afectados en modo alguno por la cantidad de dinero recaudada por un participante.

Las cuotas del club de refuerzo y otros honorarios deben ser reembolsados a los estudiantes que sean eliminados del equipo.

1. Cada club Booster debe tener funcionarios elegidos o designados. (Presidente, un tesorero y un secretario)
2. Antes del primer entrenamiento de cada temporada, el presidente de cada club de refuerzo debe informar al director de la escuela y al director de actividades de los nombres y datos de contacto (dirección, teléfono y correo electrónico) de cada directivo del club.
3. Las reuniones del Booster Club deben seguir un orden del día fijo en cada reunión (Bienvenida/Actas de la reunión anterior/Informe del Tesorero/Asuntos Antiguos/Asuntos Nuevos)
4. Todas las áreas señaladas en esta página son requeridas y obligatorias, a menos que se indique explícitamente lo contrario.

Cumplimiento legal de los clubes de aficionados

Cada club se mantendrá al día con las leyes estatales y federales para ser reconocido como un "Booster Club" por el distrito; por lo tanto, se le otorga una cobertura de seguro de responsabilidad civil pagada por el distrito.

Para mantenerse al día, cada club debe hacer lo siguiente:

• Obtenga un número de identificación fiscal federal, un número de identificación patronal estatal y, si procede, un número de permiso de vendedor estatal (impuesto sobre las ventas).
• Por lo general, los clubes se consideran organizaciones sin ánimo de lucro y recaudarán fondos dentro del Estado de Minnesota. Para cumplir con las leyes de beneficencia aplicables, el club deberá:
  • Incorporarse en el Estado de Minnesota (desarrollar los estatutos y los artículos de incorporación y seguir los requisitos para operar como tal) como una corporación sin fines de lucro.
  • Registrarse en la Fiscalía General del Estado como organización benéfica.
  • Solicitar el reconocimiento del IRS como organización exenta mediante la presentación del formulario 1023.
  • Presentar anualmente el formulario 990 o la "tarjeta postal", según corresponda, ante el IRS y presentar anualmente el informe anual de la organización benéfica ante la oficina del fiscal general de Minnesota.
  • También puede ser necesario presentar un M4NP de Minnesota - dependiendo de los ingresos y las fuentes de ingresos - consulte a un profesional de impuestos.
• Los clubes que no estén constituidos como organizaciones sin ánimo de lucro deberán demostrar al distrito que cumplen con las leyes aplicables relativas a la declaración de ingresos y gastos como una corporación con fines de lucro, una sociedad o un individuo.
• Proporcionar al Distrito (Director /AD) una copia de las declaraciones anuales de impuestos/ informes presentados ante las agencias federales y estatales correspondientes.